Zoek
FAQ

Vragen over (online) inschrijven



Inschrijfcriterium: Leeftijd

  • Herfstontmoeting is een weekend voor actieve leiding en hen die, meteen na HO, in leiding stappen 
  • Iedereen (alle leeftijden), aangesloten bij Scouts en Gidsen Vlaanderen, bezit een lidnummer
  • Met dat lidnummer kan je een account op de website maken
  • Vervolgens moet je, ingelogd, inschrijven voor Herfstontmoeting (weekend en/of voorbereidende week)
    => Bij deze inschrijvingstypes staan er controlefilters ingesteld, zoals functie, leeftijd, enz....
    => Door in te loggen met je account kijkt het inschrijvingssysteem naar jouw gegevens in de groepsadministratie

De leeftijd waarop het mogelijk wordt om in leiding te stappen, na HO, is weldoordacht ingesteld. Ben je jonger dan deze leeftijdsgrens, dan zal je je niet kunnen inschrijven en moet je nog een jaartje wachten. Een kapoen zal zich dus niet kunnen inschrijven voor HO.

>>Terug naar index


Inschrijven als "Deelnemer" of "Medewerker... of beide?

  • Een DEELNEMER neemt deel aan het HO-programma, tijdens het HO-weekend.
  • Een MEDEWERKER werkt tijdens de voorbereidende week en/of het HO-weekend binnen zijn gouw, ploeg...
  • BEIDE?
    => Bv Een gouwmedewerker die ook nog groepsleiding is, kan in de voorbereidende week een gouwmedewerker zijn en tijdens het weekend een deelnemer. Deze persoon schrijft zich dan ook twee maal in. Als Medewerker in de voorbereidende week en als Deelnemer aan HO zelf.

   Ben je medewerker in de voorbereiden week en medewerker tijdens het weekend, ook dan schrijf je je twee keer in.

>>Terug naar index


Online inschrijven, Ja of neen?

  • Bij online inschrijven, betaal je meteen de respectievelijke bedragen
  • Kies je er niet voor om je vooraf online in te schrijven dan ben je nog steeds welkom op HO maar...
    => betaal je bovenop de respectievelijke bedragen, 10 % extra, aan de inkom van Herfstontmoeting
    => heb je geen recht op een  bewijs van deelname

>>Terug naar index


Inschrijvingssystemen en -tarieven...

  • ... voor DEELNEMERS 
  • ... voor MEDEWERKERS => HO zelf
  • ... voor MEDEWERKERS => Voorbereidende week

>>Terug naar index


Inschrijving annuleren en terugbetalingsprincipes

  • Je kan tot de maandag (23u59) voor Herfstontmoeting online annuleren, zonder administratiekosten.
    => Je krijgt het volledige inschrijvingsgeld in de loop van september terug gestort op je rekening.
  • Annuleer je je inschrijving tussen de dinsdag en donderdag (23u59) voor HO, dan betaal je 6,25 € annulatiekosten.
    => Je krijgt het betaalde inschrijvingsgeld, verminderd met € 6,25, in de loop van september terug gestort op je rekening.
  • Als je annuleert na de donderdag voor HO of je daagt niet op op HO (m.a.w. je barcode wordt niet gescand) dan betalen we je inschrijvingsgeld niet terug.

Je annuleert online als volgt:

>>Terug naar index


Na annulatie toch terug inschrijven?

  • Je vorige inschrijving moet geannuleerd zijn.
  • Je stuurt een mail naar vorming@scoutsengidsenvlaanderen.be met de vraag om opnieuw online in te schrijven.
  • Om nog in aanmerking te komen voor het Bewijs van deelname, schrijf je je terug in vóór de maandag (23u59) voor Herfstontmoeting
  • Je betaalt opnieuw het inschrijvingsgeld. In de loop van september storten we je dan het teveel aan inschrijvingsgeld terug.

>>Terug naar index


Inschrijving en inschrijvingstype wijzigen

  • Je inschrijving wijzigen kan enkel binnen het inschrijftype "Medewerker" of "Deelnemer" zelf.
  • Je logt in op www.scoutsengidsenvlaanderen.be en gaat naar www.scoutsengidsenvlaanderen.be/evenementen.
  • Je zoekt het evenement Herfstontmoeting en gaat naar je eigen inschrijving.
  • Daar klik je op 'wijzig inschrijving' en je past je gegevens aan.
  • Je klikt op 'opslaan'.
  • Je inschrijving wijzigen kan uiterlijk tot de maandag (23u59) voor Herfstontmoeting = Afsluiten van de inschrijvingen
    ... en voor zover er nog plaats is op het gewenste aanbod
  • Moet je je inschrijftype "Medewerker" naar "Deelnemer" (of omgekeerd) wijzigen?
    => BV: Reeds ingeschreven als deelnemer maar je gouw vraagt je mee te werken aan het weekend? Dan annuleer je tijdig(!) je inschrijving als deelnemer en schrijf je je vervolgens in als medewerker. Je betaalt opnieuw inschrijvingsgeld. In de loop van september storten we je dan het teveel aan inschrijvingsgeld (van deelnemer) terug. Zelfde principe voor het wijzigen van inschrijvingstypes "Vol pension medewerker" naar "zelfkookmedewerker", in de voorbereidende week.

>>Terug naar index


Kinderen van medewerkers inschrijven en kinderopvang?

  • Je kinderen kan je allemaal tegelijk inschrijven via volgend webformulier.
  • Indien er kinderopvang, tijdens de voorbereidende week, is voorzien; kan je je kinderen meteen hiervoor inschrijven 
  • Je kinderen zijn enkel verzekerd als ze lid zijn van Scouts en Gidsen Vlaanderen.
    => Wanneer je kinderen geen lid zijn, dien je dit aan te geven via bovenstaand webformulier. Wij maken de verzekering in orde.
  • Het inschrijvingsgeld wordt betaald bij afrekening op de vrijdag van de voorbereidende week, in Paviljoen 1
  • Kinderen betalen volgend inschrijvingsgeld tijdens de voorbereidende week:
    => +12 jaar: € 15
    => 6-12 jaar: € 7,5
    => - 6 jaar: gratis
  • Kinderen betalen volgend inschrijvingsgeld tijdens Herfstontmoeting:
    => Kinderen +12: € 30
    => Kinderen 6-12: € 15
    => Kinderen -6: gratis

>>Terug naar index


Ik ben oud-scout of oud-gids en wil me inschrijven voor Herfstontmoeting, hoe doe ik dit?

  • Elke persoon die lang of kort geleden lid was van Scouts en Gidsen Vlaanderen heeft een lidnummer.
  • Je hebt een lidnummer nodig om je te registreren op de website en om je vervolgens in te schrijven voor Herfstontmoeting
  • Je kan je lidnummer opvragen door een mailtje te sturen naar info@scoutsengidsenvlaanderen.be
  • Zij zullen je lidnummer bezorgen mits je enkele bijvragen beantwoordt m.b.t. de bescherming van de privacy.

Was je nog nooit eerder lid en heb je daardoor geen lidnummer?

 >>Terug naar index


Nooit lid geweest en ik wil mee op Herfstontmoeting als medewerker, hoe schrijf ik me in?

OPGELET: Wegens de nodige voorafstappen doe je dit best tijdig. Het online inschrijven stopt op maandag voor Herfstontmoeting.

Enkel gouwmedewerker tijdens HO:

  • Je laat je inschrijven in de Groepsadministratie door de Verantwoordelijke groepsadministratie (VGA) van de gouw waarmee jij mee wil. Zorg zeker dat de VGA je e-mailadres invult.
  • Na deze inschrijving heb je een lidnummer en kan je je registreren op de website van Scouts en Gidsen Vlaanderen
  • Na deze registratie kan je je inschrijven voor Herfstontmoeting via www.scoutsengidsenvlaanderen.be/evenementen
  • Je bent hierdoor nog niet verzekerd, hiervoor stuur je een mail naar je gouwverantwoordelijke

Enkel medewerker tijdens HO (Bv; ploeg veiligheid, showploeg, ploeg ossengoor, ploeg infopunt, ploeg foodhouse,...) 

  • Je stuurt een mail naar daniel@scoutsengidsenvlaanderen.be met volgende gegevens: naam - voornaam - adres - geboortedatum - Gsm - e-mailadres
  • Je bent niet verzekerd tijdens herfstontmoeting, om je te verzekeren stuur je je gegevens ook door naar je ploegverantwoordelijke.

Ook MEDEWERKER of LID bij Scouts en gidsen Vlaanderen NA Herfstontmoeting?

  • Je laat je inschrijven in de Groepsadministratie door de Verantwoordelijke groepsadministratie (VGA) van de gouw, ploeg, groep waarmee jij mee wil. Zorg zeker dat de VGA je e-mailadres invult.
  • Na deze inschrijving heb je een lidnummer en kan je je registreren op de website van Scouts en Gidsen Vlaanderen
  • Na deze registratie kan je je inschrijven voor Herfstontmoeting via www.scoutsengidsenvlaanderen.be/evenementen
  • Er wordt lidgeld gefactureerd
  • Je bent verzekerd

 

Was je toch al eerder lid of medewerker lees dan verder op deze link

>>Terug naar index


Ik moet externe gasten en genodigden inschrijven voor Herfstontmoeting

  • Externe gasten zijn in hun hoedanigheid op Herfstontmoeting geen:
    • lid van Scouts en Gidsen Vlaanderen
    • structureel MEDEWERKER tijdens Herfstontmoeting (gouwen, ploegen, personeel)
  • Externe gasten zijn bijvoorbeeld: journalisten, artiesten, vorminggevers, internationale gasten, enz...
  • Externe gasten schrijf je in via volgend webformulier
    => Je kan er ook aangeven welke externe gasten nog verzekerd moeten worden

>>Terug naar index


Ik moet medewerkers verzekeren via een eenmalige activiteit. Hoe doe ik dit?

>>Terug naar index


Ik ga niet het hele weekend mee, kan ik een deel van het inschrijvingsgeld terug krijgen?

Het principe is dat herfstontmoeting een heel weekend duurt.

Kies je ervoor om toch maar een deel van het HO-weekend mee te doen, (bv omdat je op zaterdag een trouwfeest hebt of omdat je moet werken) dan ben je uiteraard nog steeds welkom maar de inkomprijs blijft hetzelfde.

Toch een geldig argument voor gedeeltelijke deelname én een verminderde inkomprijs?

  • Schrijf je dan alsnog in én betaal het volledige HO-bedrag..
  • Stuur na HO een mailtje naar evenementen@scoutsengidsenvlaanderen.be met het argument.
  • We bekijken dan of je toch in aanmerking komt en we laten je iets weten.

Ter info:
Verlaat je HO, tijdens het weekend zelf, voor "andere doeleinden", dan kan het zijn dat je, bij een evt. voorval onderweg, niet onder de dekking van de scoutsverzekering valt. Afhankelijk van de reden en aard van je vertrek (en terugkomst naar HO) wordt dit dan behandeld.

>>Terug naar index


Nog vragen over Herfstontmoeting?

>>Terug naar index