Zoek
De groepsraad; de vergadering van alle leiding van een groep.

De groepsraad beslist over de werking van de groep. Het verschilt per groep wanneer én hoeveel groepsraden er per jaar worden. georganiseerd. De groepsleiding zijn de voorzitters van de groepsraad. Zij worden verkozen door groepsraad.

Voorbereiding

Uitnodiging

Een goede uitnodiging bevat alle praktische zaken die leiding moet weten. Datum, uur en plaats van de groepsraad moeten er zeker instaan. Om je leiding de kans te geven zich voor te bereiden, bezorg je hen vooraf ook de agendapunten.

Een originele uitnodiging kan je leiding extra motiveren om naar de groepsraad te komen. Bijv.: een gecodeerde brief, een videoboodschap,...

Voorbereiding als groepsleiding

Bouw je agenda logisch op. Hou hierbij rekening met de timing van elk punt. Zo vermijd je een overvolle agenda en een groepsraad die vermoeid is. Denk op voorhand na over hoeveel tijd je wil besteden aan elk vergaderpunt?

Zorg ervoor dat je alle informatie hebt die je bij elke agendapunt moet meegeven. Zo kan iedereen meepraten en kan je kwalitatiever beslissen.

Denk na over de doelstelling van elk van de agendapunten? Wat wil je bereiken met welk punt. Wanneer ben je tevreden als groepsleiding. Andere doelen betekent vaak ook een andere vergadermethode bedenken. Bijv.: een groepsgesprek, een evaluatie- of stellingenspel,...

Als je een grote groep hebt, of je verwacht veel commotie, werk dan kleinere groepjes. In kleine groepjes is immers meer veiligheid. Stille personen zullen ook makkelijker feedback geven.

Zorg voor afwisseling in de manier waarop je punten bespreekt. Dat houdt iedereen fris. Inspiratie nodig? Kijk eens op de werkvormendatabank  van De Ambrassade.

Tijdens de groepsraad

Waar moet je zeker op letten?

  • Open de vergadering (op tijd).
  • Keur het verslag van vorige vergadering goed. Zo vermijdt je onduidelijke communicatie of verwarring bij beslissingen
  • Overloop de opvolging van de doe-agenda van vorig verslag
  • Werk je agendapunten af
  • Waak over de timing.
  • Rond op tijd af. Herhaal aan het einde de belangrijkste afspraken nog eens.
  • Geef aan waar of wanneer je niet-afgewerkte punten verder opvolgt


Waar let je op als moderator

  • Vat regelmatig samen en onderbreek afdwalingen
  • Verplaats je in de rol van de aanwezigen (“bedoel je dat…”, “begrijp ik goed dat je…”)
  • Zorg ervoor dat iedereen hun mening kan zeggen. Laat de stillere types ook aan het woord.
  • Eventueel kan je iemand anders dan de groepsleiding als moderator aanstellen. Zo kunnen zij zich focussen op de discussie.

Na de groepsraad

Zorg ervoor dat er een verslag genomen word.

  • Combineer niet voorzitter zijn én verslag nemen.
  • Maak op het einde een duidelijke doe-agenda
  • Stuur het verslag op tijd door, zodat de beslissingen ook kunnen uitgevoerd worden
  • Hou de verslagen doorheen het jaar bij.

Evalueer de groepsraad ook voldoende.
Hoor eens kort rond wat de leiding van de groepsraad vond. Zo kan je de volgende keer hier weer rekening mee houden.