Zoek

14 sep - Tenten ontlenen bij het ULDK, een tijdlijn.

Ook al meegemaakt? Tenten willen ontlenen bij ULDK maar niks of minder gekregen dat je gevraagd had? Hoe werkt het ULDK eigenlijk? Een tijdlijn:

1 september: Als je al eerder tenten aanvroeg bij het ULDK is je groep al geregistreerd. Maar als iemand anders dit jaar de aanvraag doet, moet hij zich registreren en aanduiden uit welke groep hij komt. Check de uitgebreide handleiding. Controleer ook of er geen openstaande facturen meer zijn, want in dat geval wordt je aanvraag meteen geweigerd.

6 november (!): Hét moment om je tentenaanvraag in te dienen. Het ULDK behandelt de zaken chronologisch vanaf het tijdstip waarop ze worden ingediend. Vanaf 9 uur gaan ze van start! Vroeger dan 6 november kan je geen aanvraag indienen, tenzij het een aanvraag is voor buiten de kampenzomer. 

14 november: Je krijgt melding dat je aanvraag ontvankelijk verklaard is. Opgelet: dat betekent niet dat de tenten zijn toegezegd, het is alleen een bewijs dat je aanvraag goed is aangekomen. Als je nog facturen hebt openstaan bij het ULDK wordt de aanvraag onmiddellijk afgekeurd.

15 november: Scouts en Gidsen Vlaanderen stuurt de ledenaantallen per groep door aan het ULDK, hieraan worden jullie aanvragen gespiegeld. Vul jullie gegevens dus zo juist mogelijk in via de Groepsadministratie, zo voorkom je 'te veel' of 'te weinig' tenten.

30 november: Het ULDK start met de grote tentencontrole zodat ze weten hoeveel tenten (gemiddeld 2 000 seniortenten en 3 250 patrouilletenten) er in stock overblijven. Daarna beginnen ze te puzzelen. Het ULDK wijst altijd slaapplaatsen toe, nooit foeragetenten. Seniors worden dus ook aanzien als slaaptenten.

15 maart: Vanaf dit moment stuurt het ULDK toezeggingen op en kom je te weten hoeveel tenten je toegewezen kreeg. Kregen jullie geen enkel tent toegewezen? Contacteer dan de groepen uit je buurt via de materialenbank , misschien verhuren zij hun tenten.  Defensie bezorgt in deze periode het aantal tenten dat verdeeld kan worden. Die worden later toegewezen volgens dezelfde chronologische volgorde. Zelf tenten aanvragen bij defensie heeft niet veel zin zonder afwijzingsformulier van ULDK, en tenten van zowel het ULDK en Defensie combineren is niet mogelijk.

15 juli: Hoera kamp! Controleer je tenten altijd op het moment dat je ze krijgt. Stel je ergens schade vast? Signaleer dat dan meteen. Het ULDK doet ook elk jaar inspecties op een aantal kampterreinen. Zorg dus dat het adres van de kampplaats op je aanvraagformulier klopt. Het ULDK kan namelijk boetes uitschrijven als ze vaststellen dat tenten niet gebruikt worden of het kampadres niet correct is.

31 juli: Verdorie, er zit nog een tentpaal in onze container? Geen probleem, je kan nog tot 10 dagen na het kamp verloren onderdelen kosteloos binnenbrengen.

Enkele ‘urban legends’ over de ULDK:

Je moet meer tenten aanvragen dan je eigenlijk echt nodig hebt, want alleen zo krijg je voldoende tenten toegewezen. FOUT, voor de drukke zomerperiode houdt het ULDK bij het toekennen van tenten rekening met het officiële ledenaantal van jouw groep. Meer tenten aanvragen dan nodig heeft dus geen enkele zin.

De ULDK werkt met een zwarte lijst. Eenmaal je daarop terechtkomt, zal je aanvraag altijd geweigerd worden. FOUT, als je je aanvraag correct hebt ingediend en er zijn geen onbetaalde vervallen facturen, dan maakt jouw groep evenveel kans op tenten, ongeacht de (al dan niet problematische) ontleengeschiedenis. Ze willen jouw groep immers niet straffen voor zaken die in het verleden zijn fout gelopen door toedoen van jullie voorgangers.

Als je vorig jaar een weigering kreeg wegens uitputting van de stock, maak je dit jaar meer kans op tenten en omgekeerd. FOUT. Het ULDK werkt elk jaar opnieuw volgens het first in/first out principe, los van de verdeling van voorgaande jaren.

Als het tentzeil gescheurd of beschadigd is dan plooien we het best gewoon op en leveren we het samen met de andere tenten in, zonder iets te melden. Anders moeten we enorme schadebedragen betalen. FOUT, als de beschadiging te wijten is aan slijtage dan rekenen we de herstel- of vervangkosten nooit door. Als je stormschade hebt geleden, vraag dan een bewijs opgesteld door een lokale autoriteit (brandweer, politie of gemeentebestuur). Ook in dat geval wordt de schade nooit doorgerekend. Laat de uitleendienst dus in ieder geval weten welke tenten er beschadigd zijn door ze te markeren bij het inleveren. Op die manier zorg je ervoor dat een andere groep niet in de problemen komt als zij tenten ontlenen.

We mogen de tentzeilen enkel droog inleveren. Natte tenten worden geweigerd. FOUT. Uiteraard is het voor de levensduur van de tenten beter mochten ze allemaal mooi droog ingeleverd worden. Maar we begrijpen uiteraard dat dat bij regenweer een onmogelijke opdracht is. Ook natte tentzeilen kan je dus gewoon op het afgesproken tijdstip inleveren.

Als jullie nog vragen hebben , mail gerust naar kamp@scoutsengidsenvlaanderen.be of neem een kijkje op https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/kampen-weekends/kampeermateriaal-en-tenten