Zoek
Groepsfinanciën

Goed beheer van groepsfinanciën steunt op 4 pijlers:

  • Duidelijk afspraken en communicatie tussen groepsraad en financieel verantwoordelijke
  • Een georganiseerd kasboek
  • Een goede relatie met de bank
  • Een doordacht financieel beleid

Financieel Verantwoordelijke?!

Tot voor kort bestond in de Groepsadministratie de functie groepsbeheerder, nu spreken we van financieel verantwoordelijke (FV). Naar die persoon sturen we de facturen voor lidgelden en verzekeringen op. We verwachten dat die persoon ook het beheer van de groepskas doet. Iedere groep moet exact één FV hebben.

Centen tellen is niet noodzakelijk de taak van de groepsleid(st)er. Ook iemand uit de leidingsploeg, een oud-leid(st)er of zelfs een ouder kan de groepskas bijhouden. Zolang het maar iemand is die het belang van een goed kasbeheer begrijpt, de verantwoordelijkheid kan en wil dragen,  een goed contact heeft met de groepsleiding en het voor enkele jaren wil doen. Kies bewust voor iemand die niet te ver weg woont. Zo kan je elkaar op elk moment aanspreken over de stand van zaken.

1. Duidelijke afspraken en communicatie tussen de groepsraad en de financieel verantwoordelijke

Maandelijks een overzicht op de groepsraad: dat is voor de financieel verantwoordelijke een regelmatige deadline om in orde te zijn met de financiën. Daarnaast verhoogt het ook de transparantie van jullie kas. Iedereen krijgt op dat moment inzage en kan vragen stellen over de kas. In het kasverslag moeten volgende punten staan:

  • Hoeveel hebben we in kas? Verdeel dit​ overzicht volgens cashgeld, zichtrekening en spaarrekening.
  • Wat hebben we de voorbije maand uitgegeven en welke bedragen werden er als inkomsten genoteerd?
  • Wat is het financiële resultaat van een initiatief dat georganiseerd werd?
  • Overlopen van de financiële afspraken en welke grote uitgaven er de komende maand moeten worden gedaan.

Maak goede afspraken over wie welke uitgaven mag doen en zet ze op papier. Zet duidelijk op papier of elk leiding alle uitgaven mag doen.

  • Beslist de groepsraad over uitgaven groter dan 50 euro of mag de financieel verantwoordelijke dit zelf doen?
  • Welke onkosten worden terugbetaald en welke niet?
  • Wie krijgt kilometervergoeding, voor welke verplaatsing krijg je kilometervergoeding en hoeveel bedraagt deze?
  • Wie betaalt wanneer en hoeveel voor de drank die hij drinkt?
  • Hoeveel betaalt leiding die meegaat op kamp?

Maak duidelijk dat enkel uitgaven die leiding bewijst (meestal is een rekeningetje voldoende) terugbetaald worden. Dit zorgt dat de kassier elke uitgave kan bewijzen en er geen discussie kan ontstaan rond de uitgaven.​

Maak afspraken rond afrekenen consumpties. Hiervoor zijn verschillende middeltjes te bedenken, zie hiervoor het artikel in Over & Weer december 2014.

2. ​Een georganiseerd kasboek 

Om het kasbeheer van de financieel verantwoordelijke aanzienlijk te vereenvoudigen heeft Scouts en Gidsen Vlaanderen een model voor een digitaal kasboek. Dit kasboek zorgt dat je altijd een goed overzicht hebt over de financiën van je scoutsgroep. Ter verduidelijking bestaat er ook een ingevuld voorbeeld.

Hieronder vind je een aantal praktische tips en afspraken:

  • Noteer steeds de inkomsten en uitgaven apart in het kasboek
  • Noteer in het kasboek de verrichtingen apart voor de zicht-, spaarrekening en de kassa met het cashgeld.
  • Houd ook de bewijsstukken apart en bewaar deze!
  • Noteer ook altijd de transactie tussen verschillende rekeningen onder de code overdracht.
  • Controleer regelmatig je cash-kas met je kasboek.

3. Een goede relatie met de bank

Een scoutsgroep is een feitelijke vereniging zonder rechtspersoonlijkheid. Het is voor de bank dus niet zo logisch dat je op naam van een vereniging een rekeningnummer wil openen. Als je bank dit niet goed begrijpt, kan dit dan ook grote problemen opleveren wanneer bijvoorbeeld je financieel verantwoordelijke stopt. Regel daarom je bankzaken goed.

  • Check bijvoorbeeld jaarlijks bij de bank of jullie gegevens nog up-to-date zijn. Je wilt niet dat een oud-leider nog volmacht heeft op de rekening…
  • Zorg dat er geen scoutsrekeningen op iemands persoonlijke naam staan

4. Een doordacht financieel beleid

Als je goede afspraken hebt gemaakt en je relatie met de bank zit snor, dan kan je werk maken van een doordacht financieel beleid.

De meeste groepen werken met groeps- en takkassen. Er is geen simpel antwoord op de vraag hoe strak de scheiding tussen de twee kassen moet zijn. Toch een paar tips:

  • Maak goede afspraken over de besteding van groeps- en takkas. Zoek samen een antwoord op vragen als: ‘Komt de bijdrage voor een namiddagje schaatsen met jonggivers uit de tak- of de groepskas? Moeten ze met hun takkas knutselgerief kopen of mogen ze daarvoor langskomen bij de financieel verantwoordelijke?‘ Bekijk zeker ook wat het voordeligste is. Wat iedereen kan gebruiken, kan je maar beter voor iedereen tegelijk aanschaffen. Dat drukt de prijs.
  • Maak goede afspraken over de inkomsten van de takkas. Schenkt de groepskas een jaarlijks startkapitaal, een maandelijkse bijdrage of helemaal niets? Takken kunnen op eigen houtje een geldactie organiseren om de takkas te spijzen. Let wel op dat ze niet in het vaarwater komen van bv. de jaarlijkse taartenverkoop van de groep. Maak ook een lijstje van activiteiten waarvoor extra geld gevraagd wordt (zoals zwemmen, uitstap, dagtocht …) en informeer de ouders daarover op tijd.
  • Maak ook goede afspraken over de afrekening van de tak- en groepskas. Voorzie bv. op de groepsraad even tijd om de afrekening van de kassa’s te overlopen. Je kan voorstellen om overschotten weer naar de groepskas over te hevelen en elke tak met hetzelfde startkapitaal te laten beginnen.

Zie geldacties niet los van de pedagogische werking. Doel van een financiële actie is natuurlijk om geld in te zamelen, maar het mag geen platte commercie worden. Een vriendelijk en verantwoordelijk imago in je gemeente is en blijft onbetaalbaar, daar kan geen enkele financiële actie tegenop!

Heb oog voor de kost van scouting voor leden en hun ouders.

 

Stel een begroting op. Dat is een opsomming van alle geschatte inkomsten en uitgaven. Je maakt een begroting om je financiën goed beheren zodat je niet te veel of te weinig uitgeeft in een scoutsjaar. Tips bij het opstellen van een begroting:

  • Een schatting maak je op basis van gezond verstand, denkproces (wat wil je bereiken en hoe wil je dat), de kosten en inkomsten van de voorbije jaren, evaluaties van de activiteiten van de voorbije jaren, opvragen van offertes (min. 3) van moeilijk in te schatten zaken + je bouwt een marge in (kosten 5% hoger inschatten, inkomsten 5% lager inschatten).
  • Vragen te stellen: hoe uitgaven beperken en toch kwaliteit blijven garanderen + waar inkomsten verhogen zonder deelnemers af te schrikken.
  • Houd je begroting in het achterhoofd bij voorbereiding activiteit of bij uitgeven van geld.
  • Door afrekening met begroting te vergelijken en toelichting bij te schrijven, heb je direct een lijst met tips voor het jaar nadien.
  • Je maakt best voor elke activiteit de begroting en afrekening in hetzelfde sjabloon. Dat maakt het vergelijken tussen verschillende jaren gemakkelijker.
  • Een begroting is best een van de eerste zaken die je opmaakt wanneer je begint aan de voorbereiding van een activiteit.