Zoek
Groepsraad: hoe en wat?

De groepsraad is het inspraakmoment van leiding binnen hun groep. Het is een uitwisselingsmoment tussen leiding van alle takken. Daarnaast is het een moment om te evalueren, te plannen en elkaar beter te leren kennen.
De groepsraad is een vergadering, maar deze hoeft niet saai te zijn. Pimp je groepsraad aan de hand van ‘de 7 van de activiteit’.
Doe eens zot! Leiding kan ook nog eens genieten van spelen.

Voorbereiding

Uitnodiging

Een goede uitnodiging bevat alle praktische zaken die leiding moet weten. Datum, uur en plaats van de groepsraad moeten er zeker instaan. Om je leiding de kans te geven zich voor te bereiden, bezorg je hen vooraf ook de agendapunten.

Een originele uitnodiging kan je leiding extra motiveren om naar de groepsraad te komen. Bijv.: een gecodeerde brief, een videoboodschap,...

Tijd

Wanneer hou je een groepsraad?
Kies een moment waarop zoveel mogelijk leiding kan. Alleen zo zorg je ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn mening te geven. Plan je groepsraden aan het begin van het werkjaar. Heb je eigenlijk geen inhoud te bespreken, schaf hem af of verras je leiding met een ontspannende activiteit.

Persoon
Wie is aanwezig op een groepsraad? Hoe bespreken jullie de
punten? Er zijn verschillende mogelijkheden.

  • Vergaderen met alle leiding
  • Vergadering met takleiding
  • Special guests: vzw-bestuur, district, jeugddienst, oudercomité, buurtcomité, materiaalmeesters, stamleiding… Special guests vraag je omwille van hun expertise of betrokkenheid bij een bepaald thema. Bijvoorbeeld, het oudercomité, dat helpt bij de startdag, kan uitgenodigd worden op de groepsraad die deze startdag evalueert.
  • Besprekingen in één groep
  • Besprekingen in kleinere groepjes

Locatie

De enige vereiste voor een locatie is een vergaderruimte waar iedereen kan zitten.

  • Het scoutslokaal
  • Een zaal in het gemeentehuis
  • Buiten in het park
  • Het kampterrein van volgende zomer
  • ...

Voorbereiding als groepsleiding

Bouw je agenda logisch op. Hou hierbij rekening met de timing van elk punt. Zo vermijd je een overvolle agenda en een groepsraad die vermoeid is. Denk op voorhand na over hoeveel tijd je wil besteden aan elk vergaderpunt?

Zorg ervoor dat je alle informatie hebt die je bij elke agendapunt moet meegeven. Zo kan iedereen meepraten en kan je kwalitatiever beslissen.

Geef leiding zelf de kans om op voorhand agendapunten aan te brengen.

Spelconcept

Denk na over de doelstelling van elk van de agendapunten? Wat wil je bereiken met welk punt?  Wanneer ben je tevreden als groepsleiding. An

dere doelen betekent vaak ook een andere vergadermethode bedenken: brainstorm, evaluatie, planning, beslissing, info geven,...

Als je een grote groep hebt, of je verwacht veel commotie, werk dan in kleinere groepjes. In kleine groepjes is immers meer veiligheid. Stille personen zullen ook makkelijker feedback geven.

Zorg voor afwisseling in de manier waarop je punten bespreekt. Dat houdt iedereen fris. Inspiratie nodig? Kijk eens op de werkvormendatabank van De Ambrassade.

Er bestaan verschillende methodieken om je vergadering interactiever te maken. Je kan uiteraard hiermee creatief aan de slag gaan. Voorbeelden zijn een groepsraad in de vorm van een quiz of een ganzenbord.

Materiaal
Handig vergadermateriaal zijn papier en pennen, een beamer, post-its, stembriefjes, een timer… maar ook hapjes en drankjes.
Je kan ook je creativiteit loslaten en een groepsraad houden met verf, kaarsjes, plakband, krijt, boekjes (bv. roddelbladen), postkaarten (bv. de gratis Boomerang-kaarten die je vindt in cafés of bioscopen)…

Spelregels
Goede afspraken maken goede vrienden en zorgen voor efficiëntie.

  • Maak een logische agenda op: zwaardere punten komen voor kleinere puntjes.
  • Stel een verslagnemer aan.
  • Licht het doel van de vergadering en het puntje steeds toe.
  • Maak afspraken over wie het woord mag nemen, ook tussen groepsleiding.
  • Las één of meerdere pauzes in.
  • Je kan ook afspraken maken rond laatkomers, gsmgebruik, het melden van aan- of afwezigheid, eventuele stemprocedures…

Thema: pimp je groepsraad

Daag jezelf en de groep uit om een groepsraad in thema te doen. Het kan een leuke avond worden en het werkt groepsbindend.

 

Tijdens de groepsraad

Waar let je op als groepsleiding

Als groepsleiding zit je de vergadering voor. Jij begeleidt de discussies en zorgt ervoor dat iedereen zijn mening kan en durft geven. Als groepsleiding zorg je ervoor dat iedereen betrokken wordt bij het nemen van een beslissing. Jij mag uiteraard zelf een mening hebben, maar stel je open voor de mening van je medeleiding.

Bewaak de sfeer op een groepsraad en zorg ervoor dat iedereen zich emotioneel veilig voelt. Enkel zo zal je ieders eigen mening horen. Toom de luide blaffers in en laat ze luisteren naar wat stille mussen denken. Gedragenheid creëer je enkel wanneer iedereen betrokken is.

Enkel tips bij het begeleiden van discussies:

  • Vat regelmatig samen en onderbreek afdwalingen
  • Verplaats je in de rol van de aanwezigen (“bedoel je dat…”, “begrijp ik goed dat je…”)
  • Zorg ervoor dat iedereen hun mening kan zeggen. Laat de stillere types ook aan het woord.
  • Eventueel kan je iemand anders dan de groepsleiding als moderator aanstellen. Zo kunnen zij zich focussen op de discussie.

Handige tips

  • Open de vergadering (op tijd).
  • Keur het verslag van vorige vergadering goed. Zo vermijd je onduidelijke communicatie of verwarring bij beslissingen
  • Overloop de opvolging van de doe-agenda van vorig verslag
  • Werk je agendapunten af
  • Waak over de timing.
  • Rond op tijd af. Herhaal aan het einde de belangrijkste afspraken nog eens.
  • Geef aan waar of wanneer je niet-afgewerkte punten verder opvolgt


Na de groepsraad

Zorg ervoor dat er een verslag genomen wordt.

  • Combineer niet voorzitter zijn én verslag nemen.
  • Maak op het einde een duidelijke doe-agenda
  • Stuur het verslag op tijd door, zodat de beslissingen ook kunnen uitgevoerd worden
  • Hou de verslagen doorheen het jaar bij.

Evalueer de groepsraad ook voldoende. 
Hoor eens kort rond wat de leiding van de groepsraad vond. Zo kan je de volgende keer hier weer rekening mee houden.