Zoek
Groepsraad: hoe en wat?

De groepsraad is het inspraakmoment van leiding binnen hun groep. Het is een uitwisselingsmoment tussen leiding van alle takken. Daarnaast is het een moment om te evalueren, te plannen en elkaar beter te leren kennen.
De groepsraad is een vergadering, maar deze hoeft niet saai te zijn. Pimp je groepsraad aan de hand van ‘de 7 van de activiteit’.
Doe eens zot! Leiding kan ook nog eens genieten van spelen.

Tijd
Wanneer hou je een groepsraad?
Kies een moment waarop zoveel mogelijk leiding kan. Alleen zo zorg je ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn mening te geven. Plan je groepsraden aan het begin van het werkjaar. Heb je eigenlijk geen inhoud te bespreken, schaf hem af of verras je leiding met een ontspannende activiteit.

Persoon
Wie is aanwezig op een groepsraad? Hoe bespreken jullie de
punten? Er zijn verschillende mogelijkheden.

  • Vergaderen met alle leiding
  • Vergadering met takleiding
  • Special guests: vzw-bestuur, district, jeugddienst, oudercomité, buurtcomité, materiaalmeesters, stamleiding… Special guests vraag je omwille van hun expertise of betrokkenheid bij een bepaald thema. Bijvoorbeeld, het oudercomité, dat helpt bij de startdag, kan uitgenodigd worden op de groepsraad die deze startdag evalueert.
  • Besprekingen in één groep
  • Besprekingen in kleinere groepjes

Thema
Daag jezelf en de groep uit om een groepsraad in thema te doen.
Het kan een leuke avond worden en het werkt groepsbindend.

Locatie
De enige vereiste voor een locatie is een vergaderruimte waar iedereen kan zitten.

  • Het scoutslokaal
  • Een zaal in het gemeentehuis
  • Buiten in het park
  • Het kampterrein van volgende zomer
  • ...

Spelconcept
Welke vorm heeft je groepsraad? Is het een evaluatievergadering, een brainstormvergadering, een planvergadering, een beslissingsvergadering, een informatieve vergadering of een combinatie hiervan? Denk bij de voorbereiding ook goed na over het doel van je vergadering.
Er bestaan verschillende methodieken om bepaalde onderwerpen aan te kaarten. Je kan uiteraard hiermee creatief aan de slag gaan. Voorbeelden zijn een groepsraad in de vorm van een quiz of een ganzenbord.

Materiaal
Handig vergadermateriaal zijn papier en pennen, een beamer, post-its, stembriefjes, een timer… maar ook hapjes en drankjes.
Je kan ook je creativiteit loslaten en een groepsraad houden met verf, kaarsjes, plakband, krijt, boekjes (bv. roddelbladen), postkaarten (bv. de gratis Boomerang-kaarten die je vindt in cafés of bioscopen)…


Spelregels
Goede afspraken maken goede vrienden en zorgen voor efficiëntie.

  • Maak een logische agenda op: zwaardere punten komen voor kleinere puntjes.
  • Stel een verslagnemer aan.
  • Licht het doel van de vergadering en het puntje steeds toe.
  • Maak afspraken over wie het woord mag nemen, ook tussen groepsleiding.
  • Las één of meerdere pauzes in.
  • Je kan ook afspraken maken rond laatkomers, gsmgebruik, het melden van aan- of afwezigheid, eventuele stemprocedures…

Wat is jouw rol als groepsleiding?
Jij bereidt de vergadering voor, stelt een agenda op, verstuurt de uitnodiging en zit de vergadering voor. Jij begeleidt de discussies en zorgt ervoor dat iedereen zijn mening kan en durft geven. Als groepsleiding zorg je ervoor dat iedereen betrokken wordt bij het nemen van een beslissing. Jij mag uiteraard zelf een mening hebben, maar stel je open voor de mening van je medeleiding.
Bewaak de sfeer op een groepsraad en zorg ervoor dat iedereen zich emotioneel veilig voelt. Enkel zo zal je ieders eigen mening horen. Toom de luide blaffers in en laat ze luisteren naar wat stille mussen denken. Gedragenheid creëer je enkel wanneer iedereen betrokken is.