Contigent Management Team (CMT)

Communicatie - World Scout Jamboree in Korea

Vrijwillig

In 2023 trekken duizenden scouts en gidsen richting Zuid-Korea, voor de 25ste World Scouts Jamboree. Van 1 tot 20 augustus 2023 worden de tenten opgezet in Saemangeum, Zuid-Korea.

De wereldjamboree is een internationaal kamp met zowat 40.000 deelnemers waar Guiding and Scouting in Belgium (GSB), de koepel van de 5 Belgische Scouts & Gidsen associaties, één Belgisch contingent organiseert. Dit contingent bestaat uit scouts en gidsen van Les Guides, FOS Open Scouting, Scouts en Gidsen Vlaanderen, Scouts et Guides Pluralistes en Les Scouts.

Het Belgisch contingent wordt geleid door een Head of Contingent (HOC). Een team van vrijwilligers (CMT) zorgen ervoor dat de deelnemers een verbindend voortraject ervaren én de deelname in Zuid-Korea vlot verloopt.

Als vrijwilliger binnen het Contigent Management Team (CMT) beschik je over diplomatie, mensenkennis en doorzettingsvermogen. Als CMT ben je organisator van een associatie-overschrijdend project, waaraan scouts en gidsen van de 5 Belgische associaties zullen deelnemen. Verder werk je binnen een kader van voorafgaandelijk op GSB-niveau vastgelegde voorwaarden.

Je kandidaat stellen voor deze vrijwilligersfunctie kan tot en met 30 maart 2021 door een motivatiebrief te sturen naar je internationale commissaris (IC). Je mandaat loopt van april 2021 t.e.m. de afronding en evaluatie van het project (eind 2023).

Basistaken en verwachtingen

Als CMT ben je verantwoordelijk voor:

  • De organisatie van het voortraject voor alle deelnemers (leden, leiding en IST = International Service Team).
  • Het vlotte verloop van de deelname aan de World Scout Jamboree in Zuid-Korea.
  • En dat steeds op operationeel en tactisch niveau.

Specifiek  zijn  we  op  zoek  naar  twee  personen  met  een  aanvullend  profiel  om  de  taken  i.v.m.
communicatie op zich te nemen en zo ons CMT-team te versterken.  We  zoeken  dus  iemand  die  grafisch  sterk  is  om  het  visuele  aspect  van  de  communicatie  op  zich  te nemen en iemand met een vlotte pen die de schriftelijke communicatie op zich neemt. Bij voorkeur is de  ene  persoon  Nederlandstalig  en  de  andere  persoon  Franstalig,  zodat  jullie  elkaar  ook  op  dat  vlak kunnen aanvullen. 

Takenpakket
  • inhoud, opmaak en verzenden van de bulletins (nieuwsbrieven)
  • redactie en beheer van de website
  • maken en verzamelen van beeldmateriaal (foto’s, video’s) in functie van publicaties
  • maken en beheren van een beeldbank, verzamelen en verspreiden van foto’s
  • beheren van de social media (Facebook, Instagram...)
  • vertaling van documenten/ artikels
  • begeleiding van de Young Correspondents
  • live-verslaggeving voor het thuisfront
 Profiel
  • Heb je een duidelijke visie op communicatie?
  • Heb je ervaring met het lay-outen van een tijdschrift en/of website?
  • Kan je overweg met programma’s als Photoshop, Illustrator en InDesign?
  • Heb je goede kennis van social media?
  • Ben je een goede fotograaf of cameraman?

 OF

  • Heb je een duidelijke visie op communicatie?
  • Heb je een vlotte pen?  
  • Kan je teksten vertalen van FR>NL of omgekeerd?  

 Dan zoeken wij jou om ons CMT-team te versterken op vlak van communicatie.

 

Waaraan mag je je verwachten doorheen het project?

 

Aan het begin: Opstart van het CMT (teambuilding), opmaken van de begroting, de doelstellingen van het project finetunen, de tijdslijn opstellen en de bepalen wie welke taken en rollen op zich neemt. Het team beslist wie welke kern- en deelverantwoordelijkheden op zich neemt.

Doorlopend: Opvolgen van de leden, leiders, IST en de uitvoering van de bovengenoemde taken.

Tijdens de Jamboree (ter plaatse): volgens de kerntaken die verdeeld werden in het begin, planning en beheer van het Contingent team, crisismanagement, opvolging van de troepen en IST.

Na de Jamboree: je stelt een evaluatie op van jouw taken en giet dit in het gemeenschappelijk eindverslag. Je viert jullie succesvol project en sluit samen met de HoC, FoC en je mede CMT-leden het traject af.

Profiel

  • Je kan vlot Frans en Nederlands verstaan en/of spreken.
  • Je spreekt vlot Engels.
  • Mondeling communicatief sterk, opvolgen en durven doorgeven, maar ook bijsturen waar nodig
  • Je kan je werk goed organiseren.
  • Je bent in staat om het globale overzicht van het project te bewaren, je kan projectmatig denken en prioriteren.
  • Je bent in staat om een team te leiden en te coachen.
  • Je kan elke fase van het project opvolgen, je merkt vlot problemen en/of hindernissen op.
  • Je bent stressbestendig en hands-on in crisissituaties.
  • Je kan je vlot verplaatsen: vergaderingen kunnen in de verschillende Belgische provincies doorgaan.
  • Pluspunt: Je hebt al enige ervaring met de organisatie van een Jamboree.

Beschikbaarheid

  • Je kan en wil voldoende tijd vrijmaken; reken op evenveel tijd als wanneer je takleiding en groepsleiding tegelijkertijd zou zijn.
  • Minstens één coördinatievergadering per maand (veeleer ‘s avonds of eventueel in het weekend) tijdens de opstartperiode + de tijd om deze vergaderingen voor te bereiden.
  • Reken op minstens 6 avondvergadering per maand (en soms meer) gedurende de 6 maanden voor de jamboree. De laatste twee maanden kan dit nog intensiever zijn.
  • Dagelijkse opvolging van mails.
  • Je maakt voldoende tijd vrij om thuis je eigen taken als CMT uit te voeren.

Eigen bijdrage

Als CMT betaal je dezelfde deelnameprijs als de deelnemers. Dit komt neer op €3500. Je vervoersonkosten voor voorbereidende vergaderingen, weekends en andere voorbereidende activiteiten kan je binnenbrengen op het budget van de Jamboree. Dit wordt mee opgenomen in de begroting van dit project.

Interesse?

Heb je nog vragen of ben je op zoek naar extra informatie dan kan je steeds terecht bij je Internationaal Commissaris (IC) via ic@scoutsengidsenvlaanderen.be.

Je kandidaat stellen voor deze vrijwilligersfunctie kan door een motivatiebrief te sturen naar je IC.

Je mandaat start zo snel mogelijk en loopt van april 2021 t.e.m. de afronding en evaluatie van het project (eind 2023).