Contigent Management Team (CMT)

voor de World Scout Jamboree in Korea

Vrijwillig
Nationaal

In 2023 trekken duizenden scouts en gidsen richting Zuid-Korea, voor de 25ste World Scouts Jamboree. Van 1 tot 20 augustus 2023 worden de tenten opgezet in Saemangeum, Zuid-Korea.

De wereldjamboree is een internationaal kamp met zowat 40.000 deelnemers waar Guiding and Scouting in Belgium (GSB), de koepel van de 5 Belgische Scouts & Gidsen associaties, één Belgisch contingent organiseert. Dit contingent bestaat uit scouts en gidsen van Les Guides, FOS Open Scouting, Scouts en Gidsen Vlaanderen, Scouts et Guides Pluralistes en Les Scouts.

Het Belgisch contingent wordt geleid door een Head of Contingent (HOC). Een team van vrijwilligers (CMT) zorgen ervoor dat de deelnemers een verbindend voortraject ervaren én de deelname in Zuid-Korea vlot verloopt.

Als vrijwilliger binnen het Contigent Management Team (CMT) beschik je over diplomatie, mensenkennis en doorzettingsvermogen. Als CMT ben je organisator van een associatie-overschrijdend project, waaraan scouts en gidsen van de 5 Belgische associaties zullen deelnemen. Verder werk je binnen een kader van voorafgaandelijk op GSB-niveau vastgelegde voorwaarden.

Je kandidaat stellen voor deze vrijwilligersfunctie kan tot en met 30 maart 2021 door een motivatiebrief te sturen naar je internationale commissaris (IC). Je mandaat loopt van april 2021 t.e.m. de afronding en evaluatie van het project (eind 2023).

Basistaken en verwachtingen

Als CMT ben je verantwoordelijk voor:

  • De organisatie van het voortraject voor alle deelnemers (leden, leiding en IST = International Service Team).
  • Het vlotte verloop van de deelname aan de World Scout Jamboree in Zuid-Korea.
  • En dat steeds op operationeel en tactisch niveau. Samen met het team van vrijwilligers (CMT) en de HoC verdelen jullie taken, zodat ieders sterkte en groeipotentieel aangesproken wordt.

We sommen hier enkele taken op die je binnen het team zou kunnen opnemen:

  • Logistiek (e.g. materiaal verzamelen, boeken weekendlocaties...)
  • Financiën (e.g. opvolgen voorschotten, beheren budget, begroting opstellen...)
  • Sponsoring en fundraising
  • Secretariaat (e.g. beheer deelnemers, algemene mailbox, medische fiches opvragen...)
  • Opvolging leden, leiding en ISTGSB – Guidisme et scoutisme en Belgique 2
  • Organisatie voorbereidende activiteiten
  • Communicatie (e.g. promo, brieven aan deelnemers, uitwerken van logo...)
  • Transport (e.g. transport deelnemers in Zuid-Korea boeken)
  • Organiseren van voorkamp in Zuid-Korea

Waaraan mag je je verwachten doorheen het project?

Aan het begin: Opstart van het CMT (teambuilding), opmaken van de begroting, de doelstellingen van het project finetunen, de tijdslijn opstellen en de bepalen wie welke taken en rollen op zich neemt. Het team beslist wie welke kern- en deelverantwoordelijkheden op zich neemt.

Doorlopend: Opvolgen van de leden, leiders, IST en de uitvoering van de bovengenoemde taken.

Tijdens de Jamboree (ter plaatse): volgens de kerntaken die verdeeld werden in het begin, planning en beheer van het Contingent team, crisismanagement, opvolging van de troepen en IST.

Na de Jamboree: je stelt een evaluatie op van jouw taken en giet dit in het gemeenschappelijk eindverslag. Je viert jullie succesvol project en sluit samen met de HoC, FoC en je mede CMT-leden het traject af.

Profiel

  • Je kan vlot Frans en Nederlands verstaan en/of spreken.
  • Je spreekt vlot Engels.
  • Mondeling communicatief sterk, opvolgen en durven doorgeven, maar ook bijsturen waar nodig
  • Je kan je werk goed organiseren.
  • Je bent in staat om het globale overzicht van het project te bewaren, je kan projectmatig denken en prioriteren.
  • Je bent in staat om een team te leiden en te coachen.
  • Je kan elke fase van het project opvolgen, je merkt vlot problemen en/of hindernissen op.
  • Je bent stressbestendig en hands-on in crisissituaties.
  • Je hebt voldoende zelfkennis om je eigen sterktes en uitdagingen in te schatten en op basis daarvan het nodige team rondom je op te bouwen of expertise en deskundigheid binnen te trekken.
  • Je kan je vlot verplaatsen: vergaderingen kunnen in de verschillende Belgische provincies doorgaan.
  • Je hebt verantwoordelijkheidszin, je bent consistent en bent een rolmodel t.a.v. alle deelnemers.
  • Je gebruikt open en constructieve communicatie. Bezorgdheden uit je tijdig.
  • Pluspunt: Je hebt al enige ervaring met de organisatie van een Jamboree.

Je bent bereid om in nauw contact te staan met je internationale commissaris, loyaal te zijn t.a.v. Guiding and Scouting in Belgium en als vertegenwoordiger op te treden van dit orgaan binnen dit project. Je belooft de voorwaarden uitgetekend door GSB uit te dragen en uit te voeren. Je stelt je open voor de verschillen die de associaties kennen en met respect en begrip met deze verschillen om te gaan. Je gaat een engagement aan voor het volledige traject. Je staat open om over je engagement te reflecteren en te groeien als persoon.

Wat mag je van GSB verwachten?

  • Een aanspreekpunt en coachend team.
  • Een expertengroep waarbij je terecht kan met inhoudelijke projectvragen.
  • Een orgaan dat je bezorgdheden capteert en samen naar oplossingen zoekt.
  • Een orgaan dat de boodschappen en promo van het project via de 5 Belgische Scouts & Gidsen associaties helpt verspreiden.

Beschikbaarheid

  • Je kan en wil voldoende tijd vrijmaken; reken op evenveel tijd als wanneer je takleiding en groepsleiding tegelijkertijd zou zijn.
  • Minstens één coördinatievergadering per maand (veeleer ‘s avonds of eventueel in het weekend) tijdens de opstartperiode + de tijd om deze vergaderingen voor te bereiden.
  • Reken op minstens 6 avondvergadering per maand (en soms meer) gedurende de 6 maanden voor de jamboree. De laatste twee maanden kan dit nog intensiever zijn.
  • Dagelijkse opvolging van mails.
  • Je maakt voldoende tijd vrij om thuis je eigen taken als CMT uit te voeren.

Kostprijs

Als CMT betaal je dezelfde deelnameprijs als de deelnemers. Je vervoersonkosten voor voorbereidende vergaderingen, weekends en andere voorbereidende activiteiten kan je binnenbrengen op het budget van de Jamboree. Dit wordt mee opgenomen in de begroting van dit project.

Interesse?

Heb je nog vragen of ben je op zoek naar extra informatie dan kan je steeds terecht bij je Internationaal Commissaris (IC) via ic@scoutsengidsenvlaanderen.be.

Je kandidaat stellen voor deze vrijwilligersfunctie kan tot en met 12 april 2021 door een motivatiebrief te sturen naar je IC.

Je mandaat loopt van april 2021 t.e.m. de afronding en evaluatie van het project (eind 2023).