Zoek
Is mijn vzw in regel?

Dit is een checklijst om na te gaan of je vzw juridisch, fiscaal en op verzekeringsvlak in orde is.

Juridisch

Statuten:

  • In orde gebracht na nieuwe VZW-wet uit 2002? Tip: kijk of er nog sprake is van de term 'beheerder' i.p.v. bestuurder. Hanteer hiervoor  document van Scouts en Gidsen Vlaanderen.
  • De statuten bevatten de verplichte elementen? Laat je statuten nalezen: beheer@scoutsengidsenvlaanderen.be.
  • Doel van de vzw is niet te klein? Geen verwarring tussen ‘doel’ en ‘activiteiten’?
  • Statuten moeten minstens voldoen aan regels vzw-wet, maar mogen strenger.
  • Niet te gedetailleerd regelen: werk met huishoudelijk reglement of delegatie naar raad van bestuur.

 

Algemene vergadering:

  • Minstens 1x per kalenderjaar samengekomen?
  • Reglementair samengeroepen: uitnodiging mét agenda minstens 8 dagen op voorhand?
  • Verplichte inhoudelijke kost:
    • Vorig verslag goedgekeurd?
    • Rekeningen goedgekeurd? Ten laatste 6 maanden na eind boekhoudjaar?
    • Begroting goedgekeurd? Ten laatste 6 maanden na eind boekhoudjaar?
    • Bestuurders kwijting gegeven?
    • Samenstelling raad van bestuur goedgekeurd?
  • Eventueel statutenwijziging? (= bijzondere algemene vergadering dus met 2/3de aanwezig of vertegenwoordigd)
  • Stemmingen: mensen kunnen volmacht geven. Tip: maak hiervoor een standaardformulier.
  • Was er genoeg volk (quorum bereikt) als het ging om buitengewone algemene vergadering? Tip: zet ‘ontslag van leden’ als eerste agendapunt. De volgende punten gaan dan volgens de nieuwe samenstelling.
  • Beslissingenregister bijgehouden dat door de leden kan worden geraadpleegd?

 

Ledenregister: chronologische lijst met de naam, voornamen, woonplaats, rechtsvorm

  • Ter beschikking op de maatschappelijke zetel?
  • Update na algemene vergadering of doorheen het jaar, steeds binnen de 8 dagen?

 

Jaarrekening:

  • Binnen de 6 maanden na algemene vergadering (of binnen de 7 maand na het einde van het boekjaar) neergelegd bij griffie van een rechtbank van koophandel? Het gerechtelijk arrondissement staat in je statuten.
  • In genormaliseerd schema?
  • Indien deze jaarrekening drie jaar achter elkaar niet wordt neergelegd bij de griffie, kan dit leiden tot een gerechtelijke ontbinding van je vzw.

 

Begroting:

  • Opgesteld door de raad van bestuur en goedgekeurd door de algemene vergadering?

 

Raad van bestuur:

  • Minstens 1x per jaar samengekomen?
  • Minstens 3 personen?

 

Vermeldingen op documenten en publicaties van de term ‘vzw’, ondernemingsnummer en maatschappelijke zetel

  • Tip: neem deze gegevens op in 1 logo en gebruik overal dat logo.
  • Indien de term 'vzw' niet wordt vermeld in bv. een contract, impliceert dit dat de ondertekenaar van het contract persoonlijk aansprakelijk kan gesteld worden, en men dus niet kan terugvallen op de rechtspersoonlijkheid van de vzw.

 

Neerlegging:

  • Wijzigingen in de raad van bestuur (iemand die erbij komt of iemand die stopt)? Na goedkeuring van de algemene vergadering te publiceren in de bijlagen van het Staatsblad via een formulier bij de griffie van Rechtbank van Koophandel. De kosten hiervoor moeten op voorhand worden betaald.
  • Jaarrekening volgens een vast model? Binnen de 6 maanden na het einde van het boekkjaar laten goedkeuren door de algemene vergadering en neer te leggen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel.

 

Verzekeringen

Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen afgesloten voor je leden?

Verzekering bestuurdersaansprakelijkheid afgesloten? Voor persoonlijke fouten, overtreden van wettelijke bepalingen, begaan van een onrechtmatige daad, …

 

Fiscaal

Rechtspersonenbelasting:

  • Aangepast boekjaar doorgegeven als je niet werkt met een boekhouding per kalenderjaar?
  • Je ontvangt hiervoor geen bruine enveloppe meer op het adres van de maatschappelijke zetel van je vzw. Aangifte doe je verplicht elektronisch online via Biztax en dat binnen de 6 maanden na afsluiten boekjaar.
  • Verhuurinkomsten aangegeven want dat zijn ‘inkomsten uit onroerende goederen’ (bv. lokalen) of uit ‘roerende goederen’ (bv. tenten)?
  • Vrijstelling onroerende voorheffing aangevraagd en gekregen?

 

Patrimoniumtaks:

  • Je krijgt hiervoor geen formulier of vraag tot betaling. Tarief: 0,17 % op je vermogen, dus ook op verkoopwaarde van je lokalen, spaarrekening, termijnrekeningen, …
  • Ingediend én betaald voor 31 maart? Of vrijgesteld (minder dan 25.000 euro vermogen)? Of maar om de 3 jaar (minder dan 125 euro taks of 73.000 euro)?

 

Zorg dat je niet BTW-plichtig wordt door buitensporige geldactiviteiten!

  • Jeugdwerk is vrijgesteld maar… buitensporige geldactiviteiten is het deelnemen aan regelmatig terugkerende (structurele), grote activiteiten georganiseerd door derden (andere organisaties), met de bedoeling er een financiële vergoeding voor te ontvangen.

 

Extra info

Via het Staatsblad kun je een aantal praktische gegevens over je vzw opzoeken, zoals ondernemingsnummer, vroegere publicaties, aangifteformulieren, tarieven en formaliteiten: Belgisch Staatsblad - rechtspersonen.

De federale overheidsdienst Justitie heeft een uitgebreide folder met algemene informatie over vzw's.

Meer info kun je ook vinden via de website van het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw's.

 

Vragen? Mail naar beheer@scoutsengidsenvlaanderen.be.