Zoek

Beheer en onderhoud van het lokaal (aan de hand van het lokalenvisum)

Eigenaar: Ploeg Lokalen

Korte omschrijving:
Hoe je scoutslokaal beheren en dus het lokalenvisum gebruiken? Deze sessie laat een groep de methode van het lokalenvisum ondervinden waardoor ze de juiste prioriteiten voor hun lokaal leren kennen.

Doelpubliek:
  • leiding
  • groepsleiding
  • dcs

Tijdsduur: <= 2 uur

Verloop:

Doel van deze werkwinkel:

  •  Deelnemers weten aan het eind van de sessie op welke manier het lokalenvisum werkt, hoe ze het moeten invullen én hoe het hen kan helpen bij het beheer van hun lokaal.
  • Deelnemers weten na de sessie al iets meer over het beter beheren van hun eigen lokaal. Zo zullen ze beter zicht hebben op wat hun prioriteiten horen te zijn.

Enkel relevant voor groepen met een lokaal en voor groepen die het lokalenvisum nog niet invulden. Dit is na te gaan via https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/lokalenvisum/acties.

Doelgroep: leiding, groepsleiding, lokaalverantwoordelijken

Duur: 2u

Aangewezen tijdstip: /

Specifieke locatie: /

Aantal deelnemers: 20

Nodig aantal begeleiding: 2

Nodig materiaal: Voor elke deelnemende groep: A3 voor tekening van het lokaal + lokalenvisum; potloden/ stiften/ bikken; artikel Dossier onderhoud: Over het beheer van onroerend en roerend goed, Huiswerk, jg 7, nr 27, 2012; lokalenmappen; brochures Jeugdlokalen.

Materiaal

  • stylo's om de lokalen te kunnen tekenen
  • lege bladen waarop deelnemers hun lokaal kunnen tekenen (bv. A3-formaat)
  • bladen met daarop de minimumnorm van Scouts en Gidsen Vlaanderen voor scoutslokalen (af te drukken van de website)
  • kopies van de doorschrijfbladen van het lokalenvisum (af te drukken vanop het virtueel boekenrek)
  • eventueel enkele exemplaren van het lokalenvisum (af te halen in Hopper Winkel of af te drukken vanop het virtueel boekenrek)
  • eventueel enkele voorbeelden van actieplannen (pdf's te downloaden vanop de website als je ingelogd bent en de juiste rechten hebt, of op te vragen via lokalen@scoutsengidsenvlaanderen.be)
  • eventueel de publicaties van Jeugdlokalen.be.
  • eventueel als DC een lijst uit de groepsadministratie van welke groepen de functie LOK (lokaalverantwoordelijke) hebben toegekend.

 

Indeling werkwinkel:

  • 1. Kennismaking
  • 2. Meten
  • 3. Weten
  • 4. Actie
  • (5. extra time)
  • 6. Afsluiten (en evaluatie) van de werkwinkel

1. Kennismaking

Doel: je deelnemers aan de sessie leren kennen, de deelnemers elkaar leren kennen en de gedachten van de deelnemers al laten verplaatsen naar het lokaal van hun thuisgroep.

Geef de deelnemers de opdracht om zich binnen een bepaalde tijd op te stellen:

  • van slecht naar goed lokaal volgens hun eigen mening;
  • van veel voeling/kennis met het thema lokalen of net helemaal geen voeling;
  • met zin of geen zin in deze werkwinkel.

Of een kort rondje waarbij iedereen vertelt op welk element van hun lokaal ze het meest trots zijn (bv. een muurschildering, een gezellige hoek ...), hoe je kan zien dat hun lokaal een scoutslokaal is en bijvoorbeeld geen lokaal van een andere jeugdbeweging (= het scoutingDNA van het lokaal), wat ze graag anders zou willen zien in hun lokaal ...

Dan de eigenlijke sessie starten door de opbouw van de sessie toe te lichten:

  • Het lokalenvisum is een instrument van Scouts en Gidsen Vlaanderen om groepen te helpen bij het goed beheren van hun scoutslokaal. De verwachting is dat elke groepsleiding in het eerste jaar van hun termijn dit invult en dan tijdens hun groepsleidingtermijn met de resultaten aan de slag gaat.
  • Deze sessie is opgebouwd zoals het lokalenvisum is opgebouwd, namelijk volgens "Meten > Weten > Actie".
    • Meten = nagaan hoe de toestand van het lokaal nu is.
    • Weten = inzicht krijgen waar er eerst moet worden ingegrepen om te komen tot veilige en kwaliteitsvolle scoutslokalen.
    • Actie = plannen en uitvoeren hoe het lokaal tijdens de groepsleidingtermijn zal worden verbeterd.

2. METEN

Leg uit hoe het verloopt met het lokalenvisum: in het lokalenvisum loop je rond in je lokaal en beantwoord je zo de vragen uit het visum. Hier kan dit niet, dus behelpen we ons door het lokaal te tekenen.

De deelnemers zetten zich samen (mogelijks van dezelfde groep) en tekenen de plattegrond van het eigen lokaal en omliggend terrein op een blad papier. Houd hierbij de tijd in het oog want deelnemers verliezen zich al eens in het gedetailleerd tekenen van hun eigen geliefde lokaal. Let er gewoon op dat volgende zaken er zeker op staan door ze één voor één te overlopen en te vragen om aan te duiden:

  • Het aantal toiletten
  • Ramen en deuren
  • Verwarming
  • Teken ook de dichtstbijzijnde buren (dichtbij of veraf?) + benoem de functie (school, woonhuis, parochiezaal, ...)
  • Waar staat de elektriciteitskast + watermeter + gasmeter?
  • Waar staan gasflessen?
  • Schoorstenen
  • Brandblustoestellen

Voorzie ook een kadertje ter identificatie van de groep en het lokaal:

  • Aantal leden van de groep
  • Vzw of feitelijke vereniging
  • Enige gebruiker of gedeeld gebruik
  • Eigenaar van het lokaal (en welk contract is er) en eigenaar van de grond (en welk contract is er)
  • Brandveilig verklaard door de brandweer/gemeente?
  • Verhuur: ja/neen en zoja, hoe vaak? En is hiervoor een erkenning?
  • Juiste zonering: ja/neen/geen idee.
  • Gebouwd met bouwvergunning: ja/neen/geen idee.
  • Keuringen in orde: verwarmingsinstallatie, schouwen, elektrische installatie, brandblussers?

In een rondje vertelt iedereen kort hoe zijn lokaal eruit ziet aan de hand van de getekende plattegrond. Je kan wijzen op zaken die terugkomen op verschillende tekeningen, zoals het niet weten of er een contract is of niet voor het gebruik van het lokaal, verhuren van lokaal zonder erkenning, geen elektriciteitskeuring ...

3. WETEN

Elke deelnemer trekt een cirkel op zijn tekening bij wat volgens hem/haar niet in orde is. Dat kunnen zowel zaken vanop de tekening zijn (bv. een te klein materiaalkot) of zaken vanuit het kadertje (bv. niet weten wie de eigenaar is van het lokaal). Elke deelnemer maakt dan een top 3 van wat er eerst zou moeten worden aangepakt in het lokaal.

Geef uitleg over de minimumnorm van Scouts en Gidsen Vlaanderen voor een scoutslokaal (zie https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/lokalen/lokalenvisum/weten-minimumnorm) en deel deze lijst uit. Het idee is dat een scoutsgroep eerst zijn lokaal moet laten voldoen aan de minimumnorm en dan pas andere zaken hoort aan te pakken (zoals een te klein materiaalkot). Laat elke deelnemer de minimumnorm overlopen en aanduiden op die lijst waaraan zijn lokaal niet voldoen. Laat elke deelnemer nadien zijn top 3 vergelijken met die minimumnorm. Er mag discussie ontstaan of iemand zijn top 3 hoort te veranderen of niet.

Leg uit hoe het verloopt met het lokalenvisum: nadat je rondgegaan bent in je lokaal met de vragenlijst uit het visum, vul je je antwoorden in op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/lokalenvisum. Daaruit zal dan een gepersonaliseerd actieplan uitrollen voor het lokaal van jouw groep. Het plan toont wat voor jouw lokaal de prioritaire acties zijn (op basis van de minimumnorm), wat dat zal kosten en hoe je dit best aanpakt.

4. ACTIE

Leg uit hoe het verloopt met het lokalenvisum: het actieplan dat je digitaal voorgeschoteld werd via de website van Scouts en Gidsen Vlaanderen kan je nu bespreken binnen je groep met wie jullie lokaal beheert (bv. jouw vzw, het oudercomité, de leidingsploeg, de financieverantwoordelijke ...). Je maakt een realistische timing op van de acties die je wilt uitvoeren tijdens je groepsleidingtermijn en schrijft die neer op de doorschrijfbladen in het midden van het visum. Met je districtscommissaris heb je een gesprek over deze aanpak. Je DC zal je enkele vraagjes stellen en dan samen het visum ondertekenen. En dan tijd om die acties te beginnen uitvoeren.

Tijdens deze sessie kunnen we werken met de top 3 die iedereen gemaakt heeft. Iedereen krijgt zo'n kopietje van een doorschrijfblad uit het lokalenvisum en probeert deze top 3 te verwerken op dit doorschrijfblad: timing op plakken, bepalen wie erbij moet worden betrokken om deze actie uit te voeren, kostprijs inschatten ... Zorg ervoor dat alle acties binnen een groepsleidingtermijn af te handelen zijn. Dus 'bouwen van een nieuw lokaal' is geen goede actie, maar wel 'samenstellen van een bouwteam'.

Speel nu per twee of per vier het gesprek na dat je nadien zal voeren met je districtscommissaris over je lokalenvisum. De richtvraagjes voor zo'n gesprek staan in het gekleurd kader van die doorschrijfbladen. Leg bijvoorbeeld de nadruk op het verschil tussen de minimumnorm en de top 3 die de groep voorstelt, of vraag naar de eerstvolgende kleine stap die nodig is om zo'n ingreep in het lokaal aan te pakken ...

(5. EXTRA TIME)

Uitwisseling over:

  • voor DC's: hoe kan je dit op een districtsraad brengen? Hoe groepen ertoe brengen om dit te doen? Bespreken nota 'lokalenvisum voor DC's' (zie onthaalbrochure voor DC's).
  • voor groepsleiding: welke timing lijkt doenbaar? Hoe aan middelen komen, zowel financiële middelen als human resourcers? Belang aanhalen van het netwerk van een groep!
  • voor lokaalverantwoordelijken: wie heeft tips bij het aanpakken van zaken uit de top 3 van iemand anders? Good en bad practices uitwisselen?

Overlopen van nuttige publicaties

Kort overlopen van het nut en de inhoud van volgende publicaties:

  • Checklist brandveiligheid
  • Logboek brandveiligheid
  • Lokalenmap
  • Brochures Jeugdlokalen (o.a. de nieuwe Jeugdlokalen & verhuur)

Staan gratis op www.jeugdlokalen.be. Elk district en gouw heeft ook een ontleenexemplaar van alles.

6. Afsluiten (en evaluatie) van de werkwinkel

Het is goed om te eindigen met extra info over hoe het lokalenvisum werkt:

  • Bepaalde groepen horen slechts een beperkte vragenlijst in te vullen (tot en met deel 7 Brandveiligheid):
    • groepen die binnen de 2 jaar grondig verbouwen of een nieuwbouw zetten;
    • groepen waarbij de gemeente een eigen systeem heeft om de lokalen te beoordelen;
    • groepen die een erkend jeugdverblijf zijn.
  • Betrokkenen: bij het lokalenvisum en het beheer van je lokaal, hoor je als groepsleiding vooral te coördineren. Er is zeker ook een rol voor een lokaalverantwoordelijke en je districtcommissaris. Lees hun rollen bij het lokalenvisum op pagina's 6 en 7 van het visum.
  • Minimumnorm: als je lokaal niet voldoet aan bepaalde zaken uit de minimumnorm, dan hoor je dit eigenlijk binnen het jaar in orde te brengen. Zie de info hierover op pagina's 10 en 11 van het lokalenvisum.

En dan tijd om concrete afspraken te maken over het lokalenvisum: tegen wanneer invullen?

Evaluatie van de sessie: bevragen via een evaluatietechniek of de deelnemers bijvoorbeeld niets, weinig of veel hebben opgestoken over de toestand van hun lokaal. 


Bijlages:
in