Zoek

Crisiscommunicatie

Eigenaar: Ploeg Vorming In Scouting

Korte omschrijving:
Deelnemers doen ervaren wat het is om zich in een crisissituatie te bevinden. Deelnemers de stappen leren kennen om te volgen na een crisis. Approved by het Hoofdanimatorteam

Doelpubliek:
  • leiding
  • groepsleiding
  • dcs

Tijdsduur: <= 2 uur

Verloop:

Doelgroep: Ervaren leiding en groepsleiding uit verschillende groepen. Vaste werkwinkel op een basisweekend hoofdanimator.
Duur: 2 uur
Specifieke locatie: een lokaal van minimum 10 op 10 meter.
Aantal deelnemers: minimum 4 en maximum 15 deelnemers.
Nodig aantal begeleiding: 2


Andere info of aandachtspunten:

  • De brochure Blauw licht gaat over noodsituaties, crisissen die je in een groep kunt meemaken. Het probleem bij deze zaken is dat ze onverwachts voorkomen. Het voordeel (en het vereiste) voor deze werkwinkel is dan wel dat alle deelnemers (best deelnemers uit meer dan een vijftal verschillende groepen) uit ervaring moeten spreken om hier iets uit te halen.
  • Verderop staat op verschillende plaatsen “(**)”, wat wil zeggen dat verwacht wordt dat je dan uit de brochure Blauw licht stof haalt om te vertellen waar het op dat moment over gaat. De brochure is niet groot en is duidelijk gestructureerd. Op ongeveer 20 minuten ben je daardoor.
  • Wat attributen om duidelijk te maken wie welke rol speelt tijdens het rollenspel.
  • Deelnemers kunnen in hun thuisgroep al dan niet recent een crisissituatie meegemaakt hebben waarbij ze persoonlijk betrokken waren. Dit kan het volgen van deze werkwinkel voor hen emotioneel zwaar maken. Negeer dit niet en durf dit actief te bevragen bij een deelnemer.

 

Korte inhoud en duur per fase:

  • Rondje kennismaking (15’)
  • wat kan je verwachten (5’) zodat niemand met verkeerde verwachtingen blijft hangen en wachten op wat niet komen gaat.
  • De werkwinkel zelf (90’)
    • inleiding (5’)
    • het rollenspel, bespreking en opstellen stappenplan (40’)
    • eventueel pauze)
    • de uitwisseling (25’)
    • stellingen (20’)
  • Afronding en evaluatie (10’)

 

Opbouw van de werkwinkel:

1. Rondje kennismaking (15’)

  • Hoe heet je? Uit welke groep kom je?
    • Leuk op hoofdanimatorweekend waarbij de cursisten bij elke werkwinkel opnieuw kennismaking hebben: het interview. Iedereen bedenkt een (absurde) vraag en stelt die aan de rest en onthoudt wat het antwoord is. Nadien wordt iedereen één voor één voorgesteld door alle antwoorden die de anderen van die persoon kregen.
  • Wat verwacht je van deze werkwinkel?
  • Vertel in één zin een crisis die je al eens meemaakte op de scouts (vb.: We zijn geëvacueerd op kamp na een storm.)

2. Wat kan je verwachten (5’)

De verwachtingen voor deze avond zijn hoofdzakelijk:

-niet dat iedereen een handleiding meekrijgt van regels die je moet volgen om nooit in een crisis te belanden.

- wel bewust mee omgaan zodat erger voorkomen kan worden en duidelijk mee omgegaan kan worden als ze zich voordoen. Scouting, da’s durven. Het zit dan ook in ons scoutingDNA dat er crisissen kunnen gebeuren.

-Gewoon gezond verstand kan vaak al heel veel helpen.

 

Hopelijk heb je nooit nodig wat je de komende twee uur zal leren…

 

3. De werkwinkel zelf (90’)

Inleiding (5’)

Wat is een crisissituatie?(**)

  • Verschillend van conflict want het duikt plots en onverwacht op.
  • Soms hulpdiensten erbij (de meest in het oog springende crisissen), soms niet (zoals de gemeente die de subsidies plots schrapt).
  • Met of zonder persaandacht. Zonder persbelangstelling blijft het aantal betrokken mensen beperkt en daardoor zijn de omstandigen beter te controleren.
  • Oorzaken van een crisis: intern of extern.
  • Gevolgen van een crisis: heel verschillend en ook een impact op het imago van de groep.

 

Crisis is een werkwoord.

 

Het rollenspel (40’)

Doelstelling:

Tijdens een crisissituatie heb je te maken met problemen als verwarrende communicatie, moeilijkheden om een algemeen zicht te houden op het gebeuren en moeilijk om controle te houden over je groep.

Dit rollenspel laat dit aan den lijve ondervinden. Blijkt dat het moeilijk is om de perfecte crisismanager te zijn op het moment dat het echt nodig is.

 

Situatie:

Tijdens werken aan het lokaal worden er grootse zaken gedaan: een dak moet worden vervangen, de keukendeur wordt gerepareerd, … Ook het materiaal- en sjorhoutkot is volledig leeggehaald, grondig gekuist en krijgt een laag verf erbij.

Ouders en leiding werken hoofdzakelijk aan het dak, terwijl jonggivers en givers het materiaalkot bewerken.

Opeens gebeurt het: …

Dit kan je voorlezen om de mensen in te leiden. Zo is iedereen meteen ingelicht over de beginsituatie. De rest wordt niet hier verteld, maar aan mensen doorgegeven via papiertjes. De uitleg van elke rol staat op het eind van dit document.

Hoe te spelen:

Afhankelijk van het aantal deelnemers zijn er de volgende rollen in het spel:

  • 1 of 2 groepsleiding
  • 2 slachtoffers (één ouder en één jonggids)
  • 2 kapoenen
  • enkele welpen 
  • 1 welpenleider
  • 1 tot 3 buurmannen (waarvan één dokter is)
  • 1 of 2 ambulanciers
  • 1 of 2 reporters
  • 1 jonggidsenleidster
  • Eventueel 1 of 2 observators die proberen te noteren wat er goed of fout loopt of wat opmerkelijk is.

 

(Uitgeschreven rollen zijn onderaan deze werkwinkel te vinden)

 

Om ieders rol duidelijk te maken aan anderen, kan je werken met attributen.

Suggesties voor attributen:

  • Groepsleiding: uniformstuk
  • Welpen en welpenleider: speels element (verf, masker, ...)
  • Kapoenen: das op hoofd
  • Jonggids en jonggidsenleidster: scoutsrok
  • Ambulanciers: doktersjas
  • Reporters: schriftje en balpen

 

Start / stop:

  • Je leest de startsituatie voor.
  • Iedereen binnen, behalve reporters en buurmannen.
  • Je leest het vervolg van de situatie voor. Opeens gebeurt het: terwijl een ouder nog op het dak staat, zakt het dak in! Ouder zakt mee en breekt een been! Geroep, getier en lawaai! Iedereen komt afgelopen en kijkt wat er gebeurde.
  • Spelleider geeft startsein: wanneer de stoel valt, betekent het dat het dak instort. Dit kan je doen door met wat chaoselementen in te kleden. Bijvoorbeeld een zwaailicht en een cd-speler waar lawaai uit komt aanzetten als startsignaal voor de situatie.
  • De bedoeling is dat iedereen zo goed mogelijk doet wat op zijn/haar kaartje staat.
  • Buurman(nen) komen eerst binnen.
  • Je kan als begeleider de ambulance spelen, want op kaartje van (groeps)leiding staat dat ze iets met de ambulance moeten doen. De reporters komen dan samen met jou op.
  • Reporters geven stopsein: de reporters hebben de opdracht het gebeuren te verslagen. Ze zijn klaar als ze genoeg informatie hebben om een artikel in de krant erover te schrijven. Je kan er als spelleider ook voor kiezen om het rollenspel te beëindigen als de crisis min of meer voorbij is of het spel stilvalt.

 

Hoe te evalueren:

Aan het einde van het rollenspel doen we eventjes een rondje van hoe het gegaan is.

  • Te beginnen met wie groepsleiding was, omdat het voor hen in het bijzonder best wel spannend was. Zo maak je hem/haar ook duidelijk dat hij/zij een minder makkelijke taak had.
  • Dan slachtoffers, lfeiding, de leden, de buurmannen, de reporters (die hun artikel voorlezen of toch zeker hun mogelijke titel zodat het kan worden vergeleken met de echte situatie). Eindigen bij de observatoren.
  • Vragen zoals ‘hoe was het om buurman te zijn’, hoe reageerde men op jou en hoe kwam dat over, welke moeilijkheden ondervond je en wat deed je daaraan …
  • Wat aan bod kan komen want typisch voor een crisissituatie:
    • Communicatie loopt heel verwarrend.
    • Het is moeilijk om een algemeen zicht te houden op het gebeuren.
    • Het is moeilijk controle te houden over je groep.

 

 

Stappenplan: (**)

Na een rondje kan er besloten worden dat een crisissituatie niet eenvoudig in de hand te houden is. Verdeel de groep in twee en vraag aan elk groepje om een algemeen stappenplan op te stellen voor een crisis.

Probeer via discussie de plannen van beide groepen tot 1 stappenplan te brengen. 

 

1. Zorg eerst dat je jezelf onder controle hebt. Blijf kalm en reageer rustig. Zo breng je eerst alle leden/leiding naar een veilige plaats.

 

2. Bel je naar een hulpdienst, vermeld dan zeker:

  • Je naam
  • Je telefoonnummer
  • Kort de probleemsituatie (als er gewonden zijn: belangrijk te vermelden of er vermoedelijke hoofd- en of rugletsels zijn)
  • Specifieer ook de locatie (vb.: als je op kamp bent op een weide, zullen de hulpdiensten niet veel zijn met een adres)
  • Haak niet in vooraleer de operator zegt dat je mag inhaken

 

3. Laat iemand van de leiding zich over het slachtoffer ontfermen. Verleen eventueel EHBO. Houd de rest van de groep uit de buurt en stel hen gerust. Dat kan bijvoorbeeld met een gesprek of een wandeling. Dus: zie erop toe dat er geen paniek in de leidingsploeg is en er genoeg leiding bij leden is om paniek te voorkomen bij de leden. Ze gerust stellen indien nodig (al is het maar door spelletjes te spelen) of rustig te praten over wat er is gebeurd.

Verlies getuigen niet uit het oog.

Ga naar waar eventuele gewonden naartoe worden gebracht.

 

4. Directe en duidelijk afspraken maken / opdrachten geven.

Durf je verantwoordelijkheden uit handen geven als je zelf teveel betrokken bent of teveel in paniek bent.

 

5. Spreek één communicatiekanaal af waar externen mee mogen praten.

 

6. Verwittig de ouders of familie. Als er een medisch team aanwezig is, overleg je eerst met hen. Houd je bij de feiten, zonder oordeel of conclusies.

 

7. Met de groep (als de situatie er zich toe leent) praten en overeenkomen hoe het allemaal liep, zodat iedereens visie dezelfde is en misverstanden van tafel kunnen worden geveegd.

 

8. Verwittig Scouts en Gidsen Vlaanderen:

  • Tijdens kantooruren: INFOlijn: 03 231 16 20
  • Buiten kantooruren: NOODnummer: 0474 261 401

 

De verbondsleiding kan je helpen om bijvoorbeeld verzekeringen, familiesteun, slachtofferhulp, persbenadering of dringende sociale interventie te regelen. Laat nu elke deelnemer van deze werkwinkel het noodnummer in zijn GSM steken.

 

Noodnummer Scouts en Gidsen Vlaanderen

In geval van nood kan je steeds de nationale leiding contacteren via het noodnummer dat 24 uur op 24 bereikbaar is: 0474 26 14 01

Dit noodnummer wordt gereserveerd voor dringende hulp bij ongeval of bij ernstige crisisomstandigheden met scouts en gidsen, niet voor algemene informatie.

Wie dit gsm-nummer belt, komt meteen op onze voicemail terecht; geef na het signaal je naam, groep en telefoonnummer op en beschrijf kort de probleemsituatie. Iemand van de verbondsleiding belt je dan zo vlug mogelijk terug.

 

TIP: Rouwbegeleiding: voor vragen in verband met verlies en rouw of situaties waar je niet meteen mee om kan, kan je contact opnemen met de ploeg zingeving. zingeving@scoutsengidsenvlaanderen.be.

 

9. Geef administratie geen voorrang op menselijke aspecten. Vergeet wel niet om bijvoorbeeld aan de politie het pv-nummer te vragen.

 

10. Nazorg: administratieve afwikkeling zoals verzekeringen, bedanking van hulpverleners, …

Belangrijke nummers? Een overzicht van de meest courante nummers vind op www.noodnummer.be.

 

11. Een actieplan opstellen om

  • Ten eerste: de acute situatie aan te pakken
  • Ten tweede: hoe dit te voorkomen in de toekomst?

 

Als hier vanuit de groep nood aan is, kan je enkele punten uit het stappenplan op het einde nog verder verduidelijken. Stappen waar vaak veel vragen over komen:

  • Noodnummer Scouts en Gidsen Vlaanderen
  • Algemene noodnummer 112
  • Omgaan met media (**)

Eventueel hier een energizer inlassen: halverwege en tussen twee praatstukken.

 

De uitwisseling (25’)

Doelstelling:

Deze uitwisseling zorgt ervoor dat:

  • Iedereen terug nadenkt over situaties die zich vroeger hebben voorgedaan, om te beseffen dat het best wel regelmatig voorkomt bij elke groep.
  • Mensen van elkaar leren, want er zullen gelijkaardige situaties zijn met verschillende aanpak.
  • Mensen beseffen dat een crisissituatie niet enorm groot hoeft te zijn: als je op het kampterrein twee ruziënde ouders hebt, mag je dat al als zo’n situatie beschouwen.

 

Hoe aan te pakken:

Splits op in kleinere groepjes. Iemand begint te vertellen over iets wat hij/zij of zijn/haar voorgangers hebben meegemaakt.

 

Maar: belangrijk om hier iets uit te halen is dat na elke situatie er een troef wordt uitgehaald, waardoor je de situatie gered hebt of zou hebben moeten redden. Doel is dus om uit elk verhaal een leerpunt te halen. Als de verteller echt op niks komt, kan in groep nagedacht worden wat een troef was of welke troef er uitgespeeld had kunnen worden. Het kan helpen om het net opgestelde stappenplan erbij te betrekken.

 

Groepen zonder crisissituatie kunnen een situatie nemen van een andere groep dat de media haalde:

4. Stellingen (20’)

Als er nog tijd is, of als nog niet alle thema’s zijn aangeraakt. De reacties zijn duidelijker als je er een concrete situatie bij geeft.

 

  • De naam van de slachtoffers vermelden aan de pers of niet.
    • Wat met minderjarigen?
    • Enkel als je zeker weet dat de familie al op de hoogte is.
  • Zelf naar de pers stappen of niet.
    • Bv. brand in het lokaal. Persaandacht kan zorgen dat je groep bij een volgende financiële actie meer ophaalt, dat er solidariteit komt van de buren, …
    • Bv. gemeente schrapt subsidies. Persaandacht kan dingen in gang steken.
  • Na een crisis het kamp laten doorgaan of niet.
    • Bv. na een voedselvergiftiging halverwege het kamp.
    • Bv. na een dodelijk ongeval in het buitenland.
    • Wie laat je meebeslissen: de leden, de ouders, de leiding, Scouts en Gidsen Vlaanderen?
  • De ouders van het slachtoffer bellen of niet.
    • Bv. je bent op kamp in de Ardennen en een kapoen valt uit boom. Je belt 112 en de ambulance neemt de kapoen mee. Bel je op dat moment naar de ouders of wacht je?
    • Bv. het is op je wekelijkse activiteit en een welp valt uit een boom. De ambulance neemt de welp mee. Bel je op dat moment al naar de ouders of wacht je?

5. Afronding en evaluatie (10’)

Wat hebben we vandaag geleerd:

  • We hebben ondervonden dat een crisissituatie altijd chaos is, maar dat als we ons gezond verstand gebruiken er toch een ideale aanpak is.
  • Verwijzen naar brochure Blauw licht (eventueel uitdelen) en pagina hierover in de In}Leiding.

 

Evaluatie: peilen of er nieuwe zaken zijn bijgeleerd, of het tof was, wat er aan de sessie beter kan …

 

Om te besluiten: applausje voor de cursisten.

 

Achtergrond informatie (zoals websites, boeken, documentatie)

 

Tips bij het geven van deze werkwinkel

  • Cursisten geven soms bij de evaluatie aan dat het te veel uitwisseling was en dat ze op hun honger bleven wat ze nu écht moeten doen.
  • Het rollenspel komt soms maar moeilijk op gang. Eventueel werken met verkleedkleren, aanduiden waar het dak is, het materiaalkot waar de givers bezig zijn, …

 

Bijlage: uitgeschreven rollen

Marcel = Buurtbewoner (komt pas binnen na 2 minuten)

Marcel is een buurtbewoner en is een exmilitair. Hij is een echte rambo en weet wat hij moet doen in tijden van crisis, dat denkt hij toch. Hij doet eerst en denkt daarna pas na. Hij weet het beter dan al de rest en laat zich niet zomaar doen. Marcel hoort een knal. Hij gaat onmiddellijk te hulp komen en mensen bevrijden onder het puin

 

Josefien = Buurtbewoner (komt pas binnen na 2 minuten)

Josefien is een buurtbewoonster en is 75 jaar oud. Ze is heel eenzaam en staat altijd op de uitkijk als er iets gebeurt. Wanneer ze een knal hoort, grijpt ze dan ook de kans om naar buiten te gaan en zoveel mogelijk volk te bereiken met haar verhaal. Ze belt dan ook de media en wil graag interviews geven.

 

Jean-Pierre = Buurtbewoner (komt pas binnen na 2 minuten)

Jean-Pierre is buurtbewoner en dokter van opleiding. Als hij een luide knal hoort aan het scoutslokaal, gaat hij snel kijken. Eens hij daar is aangekomen, probeert hij de beide slachtoffers te kalmeren en de eerste hulp toe te dienen.

 

Brenda = Jonggidsenleidster

Brenda is takleidster van de jonggidsen. Ze is als de dood voor spannende dingen. Samen met haar medeleiding organiseert ze een weekend voor de jonggidsen in de scoutslokalen. Ze spelen met de jonggidsen een spel in het groot lokaal als plots het hele dak instort. Ze schiet dan ook volledig in paniek, maar probeert toch heel paniekerig en impulsief de gewonden te helpen.

 

Lore = Jonggids

Lore is een schuchtere jonggids. Ze is voor de eerste keer mee op weekend. Samen met de andere jonggidsen speelt ze een spel in het lokaal als plots het hele dak instort en Lore met haar been vast komt te zitten onder het puin.

 

Tinne = Kabouter/Welpenleidster

Tinne is al een ervaren leidster. Zij was met de welpen op tocht en komt toe aan het lokaal wanneer zij een luide knal hoort in het lokaal. Zij gaat er naartoe en probeert te helpen.

 

Lowie = Welp

Lowieke is een welp. Hij komt samen met de andere welpen luid zingend toe aan de scoutslokalen. De welpen hebben er een lange tocht opzitten. Lowieke heeft dus grote dorst en laat dit duidelijk merken aan de welpenleidster.

 

Jamal = Welp

Jamal is een welp. Hij komt samen met de andere welpen luid zingend toe aan de scoutslokalen. De welpen hebben er een lange tocht opzitten. Jamal heeft dus grote dorst en laat dit duidelijk merken aan de welpenleidster. Jamal raakt na een tijdje nogal overstuur en begint te wenen. Hij is ontroostbaar.

 

Kenneth = Welp

Kenneth is een welp. Hij komt samen met de andere welpen luid zingend toe aan de scoutslokalen. De welpen hebben er een lange tocht opzitten. Kenneth heeft dus grote dorst en laat dit duidelijk merken aan de welpenleidster.

 

Yasmine = Welp

Yasmine is een welp. Zij komt samen met de andere welpen luid zingend toe aan de scoutslokalen. De welpen hebben er een lange tocht opzitten. Yasmine heeft dus grote dorst en laat dit duidelijk merken aan de welpenleidster.

 

Anneke = Welp

Anneke is een welp. Zij komt samen met de andere welpen luid zingend toe aan de scoutslokalen. De welpen hebben er een lange tocht opzitten. Anneke heeft dus grote dorst en laat dit duidelijk merken aan de welpenleidster.

 

Cindy = Kapoen

Cindy is een kapoen. Zij komt samen met haar beste vriendinnetje Sofie naar het lokaal gelopen omdat Sofie in haar broek heeft gedaan. Cindy probeert aan iedereen zijn mouw te trekken om hulp te krijgen voor Sofie.

 

Sofie = Kapoen

Sofie is een kapoen. Zij komt samen met haar beste vriendinnetje Cindy naar het lokaal gelopen omdat ze in haar broek heeft gedaan. Samen trekken ze aan iedereen zijn mouw om hulp te krijgen met de natte broek.

 

Patrick = Ambulancier

Patrick is een ambulancier en woont in de buurt. Hij wacht tot hij gebeld wordt en snelt dan naar het ongeval. Daar aangekomen heeft hij alleen aandacht voor de slachtoffers. De rest is allemaal bijzaak. Wanneer Patrick niet gebeld wordt, zal de spelleider hem komen halen.

 

Sven = Ambulancier

Sven is een ambulancier en woont in de buurt. Hij wacht tot hij gebeld wordt en snelt dan naar het ongeval. Daar aangekomen heeft hij alleen aandacht voor de slachtoffers. De rest is allemaal bijzaak. Wanneer Sven niet gebeld wordt, zal de spelleider hem komen halen.

 

Baden = Hoofdleider

Baden is de hoofdleider. Hij is samen met zijn medehoofdleider David in het leidingslokaal de volgende groepsraad aan het voorbereiden als ze plots een luide knal horen in het lokaal ernaast.

 

David = Hoofdleider

David is de hoofdleider. Hij is samen met zijn medehoofdleider Baden de volgende groepsraad aan het voorbereiden in het leidingslokaal als ze plots een luide knal horen in het lokaal ernaast.

 

Wim = Ouder

Wim is een ouder die graag komt helpen als er klusjes moeten opgeknapt worden aan het scoutslokaal. Ook vandaag is hij van de partij. Wim is aan het werken op het dak als plots de balken onder hem het begeven en Wim door het dak naar beneden valt. Wim kan niet meer rechtstaan, maar probeert rustig te blijven en de jonggids die ook gewond is te kalmeren.

 

Yves = Reporter

Yves is reporter voor de krant, zijn specialiteit is lokaal nieuws. Als hij van de buurvrouw verneemt dat er iets gebeurd is aan de scoutslokalen is hij er als de kippen bij om reacties bij de leiding, leden, ouders en buren te verzamelen.

 

Peter = Reporter

Peter is reporter voor de krant, zijn specialiteit is lokaal nieuws. Als hij van de buurvrouw verneemt dat er iets gebeurd is aan de scoutslokalen is hij er als de kippen bij om reacties bij de leiding, leden, ouders en buren te verzamelen.


Bijlages:
in