Zoek

Een goede groepsraad, 3 avonden

Eigenaar: Ploeg Groepsleiding

Korte omschrijving:
Wat zijn elementen van een goede groepsraad en hoe werk je ze uit?

Doelpubliek:
  • groepsleiding
  • dcs

Tijdsduur: <= 1 dag

Verloop:

 

Kort aanbod

ALLES OVER DE GROEPSRAAD

(3 avonden)

 

Dit aanbod biedt je een structuur en inhoud, maar kan ten allen tijde aangepast worden op maat van de groep, de begeleiding enz.

 

 

Indeling

 

AVOND 1:   structuur en opbouw van de groepsraad

 

AVOND 2:   groepsgesprekken

                   beslissingen nemen

                   brainstormen

 

AVOND 3:   in de praktijk…

                   omgaan met storingen, weerstand en frustratie op de groepsraad

evaluatietechnieken

 

 

Materiaal (geleverd in een box)

 

-          Schrijfgerief en papier voor de deelnemers

-          Plakband

-          Flappen

-          Kleine groene en rode stickertjes

-          Etiketjes

-          Puzzelstukken voor het puzzelspel

 

 

En ook:

 

De Koorddanser (takhandboek voor GRL)

De brochure vergadertechnieken

De werkwinkel ‘Kleur je groepsraad’

Een voorbeeld van een rollenspel

 

 

 

AVOND 1

 

1.   kennismaking en verloop van volledige aanbod verduidelijken (15’)

 

De deelnemers hebben op voorhand een extra uitnodiging ontvangen via e-mail. (let op: als niet alle emailadressen ter beschikking zijn, kan dit niet doorgaan). Daarop staat o.a. vermeld dat ze hun agenda of uitnodiging van de laatste groepsraad moesten meebrengen. Iedereen krijgt een etiketje met zijn of haar naam opgekleefd. Iedereen krijgt ook een kaartje waarop enkele gegevens staan van iemand anders. Daar moet hij of zij naar opzoek. Zo worden er groepjes gevormd van 5 à 6 mensen voor het puzzelspel.

 

De begeleiding overloopt wat welke avond aan bod komt en wat er kan verwacht worden. Natuurlijk kunnen de deelnemers zelf ook zaken aanbrengen waarover ze het willen hebben.

 

2.   puzzelspel (45’) – zie bijlage ‘Kleur je groepsraad’

 

Met het maken van de puzzel komen bijna alle onderdelen van een groepsraad naar boven. Er kan heel wat uitwisseling gebeuren alvorens een groepje een puzzelstuk uitkiest. Een groepje mag ook een blanco-puzzelstuk nemen en er zelf iets op schrijven.

 

EXTRA: Vooraleer we met het volgende deel beginnen, proberen we te raden wie welke agenda of uitnodiging heeft meegebracht. Ze worden opgehangen in het lokaal zodat iedereen ze kan lezen.

 

 

PAUZE van vijftien minuutjes

 

3.   Uitgebreidere, technische bespreking van de verschillende onderdelen van een groepsraad (60’)


Dit gebeurt steeds door één stelling te poneren die het gesprek op gang
kan brengen. De stelling staat vetgedrukt, de andere richtvragen niet. We voegen er hier ook enkele tips bij.

 

Elke stelling kan op een andere manier beantwoord worden. Wie het ermee eens is, gaat rechtstaan, de anderen blijven zitten. Of: op de stoelen, onder de stoelen.  Of: voor de stoel of achter de stoel gaan staan. Of: glimlachen of boos kijken. Ook: de duimen omhoog, de duim naar beneden. Of: klappen in de handen of joelen…

 

Bron: de brochure vergadertechnieken en het hoofdstukje over groepsraad in de Koorddanser, neem deze goed door!


Uitnodiging

‘een uitnodiging is overbodig, iedereen weet toch dat er groepsraden zijn !’

 

Maak je een uitnodiging ?

Vind je een uitnodiging belangrijk ?

Hoe maak je een goede uitnodiging ?

Tips: vermeld plaats, begin- en einduur, wees persoonlijk, vermeld de agenda.

 

Agenda

‘Hoe je je agenda ook opstelt, je hebt toch altijd tijd tekort.’

 
Hoe stel je die samen?

Hoelang op voorhand bezorg je de agenda?

Tips: geef timing per agendapunt en bepaal per agendapunt de
doelstelling van dat punt (wat wil je ermee bereiken? zie rooster in brochure vergadertechnieken)

 

Opwarmer

‘Een opwarmer is tijdverlies, er is teveel te bespreken’

 

Wanneer gebruik je die ?

Gebruik je ze ?

Tips: opwarmers geven prikkels


Verslag

‘Het enige dat leiding onthoudt, is datgene dat vermeld staat in het verslag.’

Maak je een verslag ?

Wie schrijft het verslag ?

Tips: deadlines vermelden, mededelingen hoeven niet op de GR maar kunnen louter in het verslag staan, herhalen wat niet in orde is, doe-agenda apart opmaken

 

Ruimte

‘Een goeie stoel en tafel zijn ideale vergaderpartners’

 

Waar kan het echt niet?


Inkleding
‘Verklede groepsleiding kan de leidingsploeg enorm enthousiasmeren’

 

Wanneer kan het wel/niet ?

 

Algemene afspraken : etiquette op GR

‘Laatkomers verstoren de vergadering, dus wie 3x te laat is, betaalt een rondje.’

 

Mag je roken ?

Mag je eten of drinken ?

Gebruik GSM

Aanwezigheden
Wie nodig je allemaal uit?

Wat met laatkomers - vroeger weggaan?

 

 

 

AVOND 2

 

Lectuur bij de hand : brochure vergadertechnieken en de Koorddanser

 

1. Drie methodieken (45’)

 

We starten met het aanbrengen van drie methodieken. Deze drie werkvormen zijn een voorbeeld om mee te werken en dienen als aanleiding om de verschillende items (brainstormen, een groepsgesprek leiden en besluitvorming) te bespreken. Het bespreken kan best gebeuren nadat alle werkvormen gepasseerd zijn.

 

Vraag de deelnemers om zich in te beelden dat ze leiding zijn die op de groepsraad zitten. Houd de tijd in het oog, de methodiek goed doen is belangrijker dan de discussie!

 

1. brainstorm (10’):

 

Iedereen heeft een blad papier waarop verschillende kolommen worden gemaakt: meisjesnamen, jongensnamen, totems en  geldactiviteiten.

 

De spelleider kiest één letter uit het alfabet. Als de letter luidop wordt gezegd, mogen alle deelnemers zo snel mogelijk woorden zoeken die met die letter beginnen. Bv. letter 'M': mieke, marius, mungo en muziekbandje maken en spelen op de markt. Je speelt dit vijf keer.

 

Als we na elke spelletje de woorden overlopen, kan de spelleider de uitgesproken geldactiviteiten op een flap uitschrijven, na afloop hebben we een lijstje vol ideeën.

 

2. methodiek om gesprek te leiden (15’):

 

We hebben 3 stellingen:

 

-          de kapoenen- en kaboutertak doen niet mee aan de geldactiviteit

-          20% van de opbrengst gaat naar Artsen Zonder Grenzen

-          met deze geldactie willen we de buitenwereld niet lastig vallen

 

Maak een kring en zet er 2 lege stoelen in. Bij het voorlezen van een stelling, kan de groep kiezen tussen pro en contra. De ene stoel duidt op pro, de andere op contra. De deelnemers kiezen positie. Wie zich op de stoel neerzet, kan het woord nemen en zijn of haar pro’ s of contra’ s meedelen. Wie zich vlak naast de stoel zet, maakt op die wijze duidelijk dat die ook het woord wil nemen. Als iemand de stoel verlaat, kan de lege plaats worden ingenomen. Zo verloopt de discussie ordelijk.

 

Tijdens de discussie over de drie stellingen, schrijft de begeleider de belangrijkste argumenten op ( max. 6, 2 per stelling). Ze worden na de discussie neergeschreven op een flap en opgehangen.

 

3. een beslissing nemen (20’):

 

Om een beslissing te nemen, krijgen alle deelnemers vijf gewichten. Het staat hen vrij om hun gewichten te verdelen over alle neergeschreven argumenten.

Bv. Bij de stelling “we geven 20% aan AZG”, kan het argument ‘we zijn toe aan nieuwe tenten, dus laten we alle centen aan de groep schenken’ uitgesproken zijn. Als iemand dit zeer belangrijk vindt, kan die persoon kiezen om al zijn gewicht daar aan toe te kennen. Hij of zij kan dan geen gewicht meer geven aan bv. “De kapoenen doen niet mee” (een argument ten gevolge van stelling 1).

 

M.a.w. er wordt niet over elke stelling beslist, maar er worden besluiten genomen over de belangrijkste argumenten die uitgesproken werden. Op deze manier moet de groepsraad beslissen over de geldactiviteit. Het argument met het meeste gewicht is wat er wordt besloten te doen.

 

Zie ook de brochure vergadertechnieken i.v.m. wijze van beslissen, vergadertechnieken, enz. Het kan achtergrond bieden tijdens de bespreking.

 

 

2. Na de 3 methodieken vormen we 5 groepjes van 4. Elk groepje krijgt een opdracht (20’):

 

Vooraf geef je hen nog dit mee:

 

Wat je in het oog houdt bij het kiezen van een werkvorm/methodiek:

 

*          Ten eerste moet er een doel zijn. Je moet weten waar­om je een bepaalde werkvorm verkiest boven een ge­woon gesprek.

*          Je moet weten waar de groep aan toe is, waar er be­hoefte aan is. Bijvoorbeeld: werken in kleine groepjes helpt de zwijgzameren ook aan bod te komen omdat ze zich wellicht wat vlugger op hun gemak voelen. Kies je voor een rollenspel om het te hebben over belonen en straffen bij welpen-kabouters, besef dan dat dit een werkvorm is waarvoor een minimum aan vertrouwen in de groep nodig is.

*                      Zorg voor een goede voorbereiding. De methodiek moet misschien aangepast worden aan jullie specifieke situatie. Je moet de materialen (bord + krijt, flappen, CD-speler...) op voorhand bijeenzoeken. Maak een tijdsschema. Hoeveel tijd vragen de verschillende stap­pen van de metbodiek, hoeveel tijd is nodig voor de nabespreking?

 

De opdrachten:

 

1. bedenk een brainstormmethodiek om kampthema’ s te vinden

 

2. bedenk een brainstormmethodiek om een ouderactiviteit te vinden

 

3. zoek een gespreksmethodiek om het onderwerp 'groepsmis' aan te kaarten, waarin ook een manier zit om tot een beslissing te komen

 

4. idem maar zorg er zeker voor dat iedereen aan het woord is geweest

 

5. zoek een gespreksmethodiek om het onderwerp 'aanwezigheid op voorwacht of voorkamp' aan te kaarten en zorg dat er ook tot een beslissing gekomen kan worden

 

(ook mogelijk: Waarom was niet iedereen op de werkvergadering? Leiding moet betalen op kamp)

 

PAUZE van vijftien minuten

 

 

3.   De drie P’s (10’) – een stukje theorie

 

Als voorzitter van een vergadering dien je altijd drie dingen in de gaten te houden: het PRODUCT, het PROCES en de PROCEDURE. Het evenwicht kunnen behouden tussen deze drie, maakt het verschil tussen een goede en een minder goede voorzitter.

 

Waarom?

 

Vergaderen, besturen, voorzitten: deze taken hebben alle­maal een driedubbele dimensie. In de voorgaande methodiek keken we naar het taakgerichte, efficiënte van het leiden van vergaderingen en naar de mogelijk methodieken die je daarvoor kan hanteren. Naast het product van je vergadering (bv. een beslissing) en de procedure (de methode die je gebruikt), zijn ook nog nevendoelstellingen van belang. Die hebben bijvoorbeeld te maken met de relaties tussen de leiding onderling en de sfeer waarin alles verloopt. Als die sfeer goed blijft, heeft dat een positief effect op de motivatie van je leiding. Een doel dat, het hele jaar door, van doorslaggevend belang is… Omdat scouting een ‘hobby’ blijft, en geen verplichting, moet elke vergadering een bijeenkomst van mensen zijn en blijven.

 

Afhankelijk van het doel dat je je stelt, laat je het product of het proces primeren. Bij de beslissing over de aankoop van nieuwe tenten bijvoorbeeld, is het proces lang niet zo belangrijk als bij de GRL-verkiezingen.

 

Volgende tips kunnen helpen om het groepsproces in goede banen te leiden:

 

*          Zorg ervoor dat iedereen aan bod komt, dijk veelpra­ters in, betrek afhakers terug in het gesprek, moedig de deelnemers aan om hun inbreng te doen.

*          Heb aandacht voor non-verbale signalen (wenkbrau­wen fronsen, stemverheffing, vragende blik...).

*          Steun minderheden, zorg ervoor dat zij het gevoel bebben dat er ook naar hen geluisterd wordt.

*          Geef tijd en aandacht aan emotionele zaken, ze benoemen is beter dan te doen of ze niet meespelen.

 

4. We doen drie van de vijf bedachte methodieken (45’)

 

We rekenen 5 minuten per methodiek en 10 minuten per nabespreking. Duid per methodiek ook een observator aan. Laat één van de GRL telkens zelf de methodiek leiden. Bij de nabespreking stel je vragen als: Hoe vond je het om de methodiek te leiden? Hoe vond je jezelf als voorzitter? Hoe ervoeren jullie deze methodiek als deelnemers? Hoe ervoeren jullie de methodiek zelf? Zijn jullie tevreden over proces/product/procedure?

 

5. Afronden van de avond (15’)

 

Zijn er nog vragen en /of commentaar?

Met welke situaties uit thuisgroepen willen we aan de slag de volgende keer, a.d.h.v. een situatie- of rollenspel?

 

Neem hiervoor voldoende tijd. Check of je aan de verwachtingen van de deelnemers blijft voldoen.

 

 

 

 

AVOND 3

 

1. Situatie- of rollenspelen (90’)

 

Ter info: Een situatiespel vraagt van de deelnemers dat ze zichzelf zijn en ‘spelen’ in een bepaalde situatie. In een rollenspel krijgen ze een bepaalde rol mee, die ook voorschrijft hoe precies en met welke middelen ze reageren op de situatie.

 

In de nabespreking let je erop dat iedereen aan bod komt: de GRL in kwestie, de leiding, de observatoren. Wie heeft wat gezien/gevoeld? Hoe komt dat? Wat waren goeie of minder goede interventies?

 

Je werkt vooraf een paar situatie- of rollenspelen uit, gelinkt aan de ‘cases’ die de deelnemers de vorige keer al meegaven: hun persoonlijke frustraties als GRL, wat vinden ze moeilijk, hoe gaan ze om met een leider die steeds weer kritiek spuit, enz.

 

Mogelijke onderwerpen (in het geval je weinig materiaal van de deelnemers kreeg): over ouders, de voorbije dagtocht, het lokaal kuisen, de BBQ, keuze van de foerage…

 

Mogelijke rollen

autoritaire GRL, zwijgende eerstejaarsleiding, ervaren en betweterige leider, iemand die steeds zit te SMS’en…

 

Mogelijke situaties

Wat doe ik met mensen die niet zwijgen op de groepsraad?

De discussie laait hoog op en mensen beginnen te schelden en te wenen.

We komen niet tot een beslissing.

Onze vergadering duurt eindeloos lang.

 

Een voorbeeld van een situatiespel

 

SITUATIE

Karlien, de groepsleidster, is dit jaar aan haar eerste jaar GRL begonnen, samen met Rikkert. Ze zitten vol goede moed en ideeën. Jan, de giverleider die al acht jaar in leiding staat, speelt elke groepsraad weer op als Karlien een nieuw voorstel lanceert. Deze keer geeft ze aan dat ze graag wil breken met de traditie dat enkel de eerstejaarsleiding instaan voor de afwas tijdens het pannenkoekenfeest van de groep. Jan gaat alweer dwarsliggen. Zijn collega-giverleidster Sarah staat hem hierin bij.

 

DOEL en INVALSHOEKEN

Zowel procesmatig als productmatig oplossen: Hoe werken Karlien en Rikkert aan Jans attitude en de sfeer in de groep? Hoe pakken ze de besluitvorming omtrent de pannenkoekenafwas aan?

 

 

Vergeet geen pauze te nemen na twee of drie situatiespelen!

 

 

2. Evaluatie van het aanbod (30’)

 

Aan de hand van de evaluatie van dit kort aanbod, worden enkele werkvormen voorgeschoteld die GRL kunnen meenemen.

 

We evalueren:

*alle praktische zaken als tijdstip, locatie, informatie en briefwisseling…(1)

*de verwachtingen (2)

*de inhoud (3)

*de begeleiding (4)

 

Hoe?

 

De evaluaties kunnen op verschillende plaatsen in het lokaal gebeuren, maar dan wel tegelijkertijd.

 

(1)  : d.m.v. groene en rode plakkertjes of zonnetjes en donderwolken, je plakt ze bij het desbetreffende item dat ergens op een flap staat

 

(2)  : d.m.v. een grafiek: de Y-as geeft de verwachting aan, en de X-as de

deelnemers.

 

 

Het kruisje geeft hun verwachting aan, die ze op voorhand hadden, en het bolletje hoe de verwachting werd ingevuld.

 

Als we de bolletjes en kruisjes verbinden, krijgen we 2 lijnen. Zo kunnen we zien of de verwachtingen al dan niet ingevuld zijn geraakt. Je kan dit het best op een grote flap doen.

 

Bv. In de grafiek was de verwachting van persoon 1 heel hoog en is die bijna ingevuld, deze van persoon twee was niet hoog en hij heeft meer gekregen dan verwacht

 

(3)  : elke deelnemer krijgt één groen en één rood kaartje. Ze moeten op

elk kaartje iets schrijven over de inhoud: op het groene wat ze heel goed vonden, op het rode wat ze slecht vonden. Dat kan over een bepaalde methodiek gaan, of over het gehele aanbod. Nadien kan iedereen zijn eigen of iemands anders kaartje voorlezen, hopelijk komen zo alle onderwerpen van het aanbod wat aan bod in de evaluatie.

 

 


Bijlages:
in