Zoek

Evenementenmodule en ander digitale scouteske handigheden

Eigenaar: Beheerscommissie

Korte omschrijving:
Iets organiseren? There's an app for that! Je organiseert een ploegweekend, een avondje vorming, een SOLL-kamp, een gouwfilm of -bal ... Fijn! Maar de inschrijvingen opvolgen vind je een gedoe? There's an app for that! Een uur deze sessie volgen = 10 uur tijdsbesparing bij elk van je volgende evenementen. We wijzen je een beetje de weg en dan zal je vooral veel zelf doen! Laptops are provided.

Doelpubliek:
  • dcs

Tijdsduur: <= 2 uur

Verloop:

Doel van de werkwinkel:

 Aan het eind van de werkwinkel …

 

  • kunnen de deelnemers de evenementenmodule gebruiken en zijn ze overtuigd van het nut voor de evenementen die zij organiseren.
  • Kunnen de deelnemers alle mogelijkheden van de groepsadministratie gebruiken, zonder zelf VGA te zijn.
  • Hebben de deelnemers een overzicht van de mogelijkheden binnen Scouts en Gidsen Vlaanderen op basis van de groepsadministratie en hebben ze enkele weetjes opgedaan.

 

 

Doelgroep:

  • Structuurmensen: districten, gouwen, ploegen, commissariaten
  • Vormingsbegeleiding

Duur: 2 uur 45 minuten

Specifieke locatie:

  • een zaaltje groot (en warm) genoeg voor het aantal deelnemers, met internetbreedbandverbinding of -connectie en enkele stopcontacten, tafels en stoelen, whiteboard + stiften
  • indien mogelijk een zaaltje met projectiescherm + beamer 
(eventueel kunnen we beamer + scherm zelf meebrengen als het niet standaard aanwezig is op Destelheide). Wij zorgen zelf voor laptops (2pers/laptop), stroomkabels, verdeelstekkers en iets op papier.

 

Aantal deelnemers: minimum 8 en maximum 20

 

Andere info of aandachtspunten:

 

  • 20 stylo’s
  • Badges van groepsadministratie om te geven aan fans van de pagina
  • Een hand-out van elke deelnemer (is niet de powerpointpresentatie)

 

Korte inhoud en duur per fase:

Rondje kennismaking - 20 minuten

Peilen naar de verwachtingen – 5 minuten Inhoudelijk gedeelte

●     Groepsadministratie – 30 minuten

Uitleg + 5 opdrachten

●     Vacaturedatabank – 20 minuten

Uitleg + 2 opdrachten

●     Verzekeringen – 10 minuten

Uitleg + 1 opdracht

●     .ORG - 15 minuten

Uitleg + 1 opdracht

●     Wiki – 10 minuten

Uitleg + 2 opdrachten

●     Evenementenmodule – 30 minuten

Uitleg + 6 opdrachten

●     Werkwinkeldatabank – 5 minuten

Evaluatie van de werkwinkel – 10 minuten Facebookmomentje – (rest van de tijd)

 

Opbouw van de werkwinkel:

Week vooraf: lijst opvragen van wie ingeschreven is om te zien welk profiel de aanwezigen hebben.

 

Kennismaking

●     Jezelf score geven van 1 tot 10. Nadien moest iederen ff kaderen. We kunnen zo zowel geek-thema's als scouts thema's aanreiken om zichzelf te bescoren. En zo kan iedereen ook over zichzelf iets vertellen. Mogelijke thema's / hoe hard ben jij bezig met:

○   TV en Films

○   Fantasy: Startrek, Hobbits, Elfen,...

○   Lezen

○   Sport

○   Sociale media

○   Scouts

○   Scoutswebsites

○   ....

●     Wat is ieders ScoutsGeekVerhouding (S&GV) a.h.v. formule ‘(2EM+GA)*LOG=S&GV’

○   EM = aantal evenementen dat je al zelf hebt aangemaakt  via de evenementenmodule

○   GA = een punt voor elke actieve functie die je momenteel hebt staan in de groepsadminstratie

○   LOG = het aantal toepassingen die je kent waarbij je login van S&GV nodig is

○   Wie heeft het meeste punten?

○   Eventueel de ‘formule’ nog wat uitbreiden met zaken die we graag aan het begin willen weten van de deelnemers (bv. je eigen gegevens al eens aangepast in groepsadmin, al eens VGA geweest, al werkwinkel gevolgd over groepsadministratie, …).

●     Afspraken: per twee een PC en daarom steeds twee vensters laten openstaan (waarvan 1 in InPrivate-navigatie zodat twee gebruikers gelijktijdig kunnen ingelogd zijn). Laat diegene met de laagste S&GV-score steeds beginnen.

●     Uitdelen hand-out

 

 

Verwachtingen

  • Wat mag je verwachten de komende 2 uur? Gebruiken van groepsadministratie en evenementenmodule + tips en weetjes over andere scoutsIT-toepassingen.
  • Waarop heb je al gevloekt als je bezig was met iets IT’s van S&GV en waarvan je nu de verwachting hebt dat dit na deze sessie niet meer zal voorvallen?

 

Opbouw:

A.h.v. powerpointpresentatie die telkens URL weergeeft (en eventueel a.h.v. schema waarin groepsadministratie als kern staat).

  • Pieter (als scout) geeft telkens het probleem binnen scouting waarvoor de toepassing is ontwikkeld. In de stijl van ‘Wat als …’.
  • Maarten (als IT’er) geeft telkens de uitleg over de IT-oplossing voor het probleem.

 

Groepsadministratie:

●     Adres: http://groepsadmin.scoutsengidsenvlaanderen.be

●     Oplossing voor welk probleem: Wat als … iemand tweemaal lidgeld moet betalen omdat hij zowel vormingsbegeleiding is als DC? Wat als … je telkens opnieuw een profiel moet aanmaken?

●     Uitleg:

○   volledig online systeem waarbij 1 iemand per groep alle rechten heeft (de VGA).

○   Het beeld gebruiken van ‘je scoutspaspoort’: identificatie en toelating om dingen te doen.

○   Begrip ‘mijn groep’: bv. een DC is lid van de groep ‘district’ maar niet automatisch van de groep ‘gouw’.

○   VGA in de zaal? Dan is groepenzoekerlocatie en inschrijvingsfiche interessant.

●     Opdrachten:

○   Kijk eens naar jezelf: welke functies heb je nu? Wie heeft het meest actieve functies? Welke functies had je vroeger en wie heeft er het meest?

○   Kijk eens wie jouw functie allemaal in het verleden ook had (gebruik van de filter ‘was ooit lid’).

○   Maak een e-mail op waarin je zo veel mogelijk gepersonaliseerde velden gebruikt (bv. om te vragen of alle contactgegevens nog kloppen).

○   Verkrijg een excel met alle leden van je ‘groep’ met de kolommen ingesteld in volgorde lidnummer – naam – functie – adres – mailadres’ en gesorteerd op functie en dan op naam.

○   Hulplijnen: je wilt de filter instellen maar er verschijnt niet het gewenste resultaat. Zoek de hulplijn via de wiki (op de Help-klikken in de groepsadmin) én via het YouTube-kanaal.

 

Vacaturedatabank:

●     Adres: http://vacature.scoutsengidsenvlaanderen.be

●     Oplossing voor welk probleem: Wat als … je volk zoekt voor je scoutsproject maar op de website van S&GV de vacaturepagina enkel voor betaalde functies is?

●     Uitleg: De vacaturedatabank werkt in twee richtingen: iedereen kan er een vacature opzetten voor een vrijwilligersfunctie binnen S&GV en iedereen kan er op zoek gaan naar een engagement op zijn maat.

●     Opdracht:

○   Maak je profiel aan

○   Zoek welke functies bij jou passen

 

Verzekeringen

  • Adres: https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening/secretariaat/verzekering
  • Oplossing voor welk probleem: Wat als … je niet zeker weet of de werkgroepverantwoordelijke nu al die tijdelijke verzekering voor de foeriers heeft afgesloten?
  • Uitleg: een stand van zaken van alle verzekeringsaanvragen van je groep
  • Opdracht: bekijk welke verzekeringen er allemaal zijn aangevraagd voor jouw ‘groep’ (= district, gouw, ploeg, …)

 

.ORG:

  • Adres: www.scoutsengidsenvlaanderen.org
  • Oplossing voor welk probleem: Wat als … je in je mailbox het verslag moet terugvinden welk doepuntje je nu ook weer meekreeg op de vorige vergadering?
  • Uitleg: nu kan je ook je kilometers terugvragen van de gouw via de .ORG.
  • Opdracht: vraag een verplaatsingsvergoeding voor de laatste gouwraad (of werkwinkel die je gaf voor een gouw).

 

 

Wiki

●     Adres: http://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be

●     Oplossing voor welk probleem: Wat als … je graag wilt weten waar iedereen in de structuren mee bezig is maar niet alle paginalange verslagen wilt lezen?

●     Uitleg: korte samenvatting van de vergaderingen.

●     Opdracht:

○   Zoek wat er beslist is over HO op de laatste verbondscommissie

○   Abonneer je op de pagina die voor jou relevant is (bv. pedagogische commissie voor vormingsbegeleiding, verbonds- en beheerscommissie voor districts- en gouwvolk).

 

Webshop Hopper Winkel

  • Weetje: binnenkort ook gekoppeld aan groepsadministratie. Je zal korting krijgen als je ingelogd bent.

 

 

(Eventueel pauze, klaarzetten slechte voorbeelden inschrijven voor evenementen)

 

Evenementenmodule:

●     Adres: http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/evenementen

●     Oplossing voor welk probleem: Wat als … de inschrijvingen voor elk scoutsevenement op een andere manier verlopen? Hoe verlopen de inschrijvingen nu bij scoutsevenementen (en wat zijn daarvan de voor- en nadelen). Telkens in een tabblad zo’n voorbeeld ervan klaar hebben.

○   Doodle: nadeel dat iedereen alles kan aanpassen (bv. http://doodle.com/g3wk6z9sp8bnvhvz)

○   Facebookevenement: nadeel dat de helft bij ‘nog niet gereageerd’ blijft staan

○   Formulier via Google Doc: nadeel dat je de aanwezigen niet rechtstreeks kunt mailen en dat leiding hun inschrijving niet meer kan wijzigen

○   Via mail: maar dan moet je als organisator de inschrijvingen nog apart bijhouden om overzicht te bewaren

○   Betalen via overschrijving: een hele rist overschrijvingen over te typen met telkens verschillende mededelingen.

●     Uitleg: deze worden opgelost door de evenementenmodule van S&GV.

●     Opdrachten:

○   Welke evenementen organiseer je vanuit je functie? Schrijf het lijstje op in op de hand-out.

○   Schrijf bij elk evenement op welke inschrijvingstypes er zoal zijn: bv. deelnemers en medewerkers.

○   Maak een evenement aan voor je eerstkomend evenement (ofwel op echte datum ofwel in september 2014 zodat die nadien allemaal kunnen verwijderd worden). Alle uitleg vind je zelf terug op https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/dienstverlening/evenementen).

○   Maak een evenement aan waarbij er een werkwinkelblok is.

○   Bekijk even alle echte evenementen die online staat: verkies de beste en de slechtse qua info.

■   Goed: Ding-Dong gouw Antwerpen (zie https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/evenement/ding-dong-gouw-antwerpen)

■   Slecht: https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/evenement/vorming-la-carte-hasselt

○   Verander je eigen evenement zodat de info beter is (bv. opmaken, afbeelding invoegen, …).

 

Werkwinkeldatabank:

  • Adres: https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/werkwinkels
  • Oplossing voor welk probleem: Wat als … je deze werkwinkel wilt terugvinden maar niet meer weet wie die 2 pipo’s heetten die de sessie gaven?
  • Uitleg: je kan zelf werkwinkels toevoegen en je kan zelf de anderen raadplegen
  • Opdracht: zoek deze werkwinkel op in de werkwinkeldatabank

 

Evaluatie van de werkwinkel

  • Wat is gevoel over de evenementenmodule na deze sessie? Zoek via google afbeeldingen een afbeelding die je gevoel weergeeft.
  • We passeren nadien even bij alle laptops om te zien wat er staat.

 

Einde:

ga nu (eindelijk mag het!) op facebook en toon dat je fan bent van de pagina Groepsadministratie. Je krijgt in ruil de badge. De rest van de tijd tot het eten is het vrij spel…

 

Achtergrond informatie (zoals websites, boeken, documentatie):

  • Maartens schema dat visualiseert dat de groepsadministratie het hart is van de IT-toepassingen voor leden van Scouts en Gidsen Vlaanderen.
  • Documentatie over evenementenmodule, groepsadministratie, … staat op de Wiki: https://wiki.scoutsengidsenvlaanderen.be
  • Hand-out die wordt uitgedeeld aan deelnemers

 

Tips bij het geven van deze werkwinkel

●     Als iedereen over een computer beschikt, is de verleiding vast groot om te beginnen surfen. Je kunt dit oplossen door iedereen een laptop te laten delen.

Bij groepsadministratie kan je ook in de back-up werken, maar aangezien de meeste geen VGA zullen zijn is het handiger om in de echte groepsadmin te werken.

 


Bijlages:
in