Zoek

Scoutslokalen en overeenkomsten

Eigenaar: Ploeg Lokalen

Korte omschrijving:
Over het vinden van de eigenaar van je lokaal/grond en het afsluiten van een overeenkomst. Groepsleiding/ lokaalverantwoordelijke de eigenaar van het lokaal of de grond leren opzoeken en onderhandelingsgesprekken opstarten voor het afsluiten van een overeenkomst.

Doelpubliek:
  • groepsleiding
  • dcs

Tijdsduur: <= 2 uur

Verloop:

Doel van de werkwinkel: Groepsleiding/ lokaal verantwoordelijke de eigenaar van het lokaal of de grond leren opzoeken en onderhandelingsgesprekken opstarten voor het afsluiten van een overeenkomst.

Doelgroep: Groepsleiding en lokaalverantwoordelijken

Duur: 1,5 uur

Aantal deelnemers: ongeveer 20

Nodig aantal begeleiding: 1

Materiaal:

  • Schrijfbord of flappen en alcoolstiften.
  • Bikken voor de deelnemers (notities maken?), kladpapier voor vragen te noteren.
  • Voorbeelden: kadastrale legger, kadastraal plan, aanvraagformulier om kadastrale uitreksels, modelstatuten vzw en akte van wijziging raad van bestuur, modelcontracten,
  • Deelnemersbundel “Jeugdlokalen & Overeenkomsten”.
  • Brochures: lokalenvisum, Jeugdlokalen & Overeenkomsten, vzw- een goed idee?, een huurcontract laten registreren… een makkelijk te vervullen verplichting.

 

Opbouw van de werkwinkel:

1. Kennismaking (5’)

Elke deelnemer stelt zichzelf voor, licht kort toe wat het probleem is met het contact van het lokaal of de grond. Ook graag vermelden wat ze van deze vorming verwachten.

2. Inleiding (2’)

Deze vorming is opgebouwd rond een logische redenering:

  • Eerst overtuigen van het belang/de noodzaak van een overeenkomst.
  • Om een overeenkomst te kunnen afsluiten moet je de partij aan de andere kant van de tafel kennen.
  • Eens aan tafel weet je best welke opties er besproken kunnen worden (= welke overeenkomsten?).
  • Maar het kan ook zijn dat de eigenaar niet wil spreken over het sluiten van een contract. Wat dan?

 

De theorie of praktische info zijn terug te vinden in de deelnemersbundel. In de vorming wordt hiernaar verwezen maar we zullen dit niet uitgebreid bespreken. We gaan eerder op zoek naar de ervaringen van de deelnemers en bieden oplossingen voor concrete problemen.

Wat gaan we doen?

  • Waarom is een overeenkomst zo belangrijk? (10’)
  • Contact met de eigenaar: (30’)
  • o Hoe eigenaar identificeren?
  • o Verschillende eigenaars
  • Welke overeenkomsten zijn er? (10’)
  • Onwillige eigenaar, wat nu? (20’)
  • Vragenrondje (5’)

 

Wat bespreken we niet?

  • Verhuren van het lokaal
  • Aankoop van een lokaal/grond

 

3. Waarom is een overeenkomst zo belangrijk? (10’)

Vraag voor de deelnemers:

Waarom is het lokaal zo belangrijk voor de groep? Wat maakt dat het lokaal van jullie groep is en niet van de chiro? Wat wordt er geïnvesteerd in het lokaal (tijd en geld)?

Waarom is een overeenkomst zo belangrijk: stel de vraag aan de deelnemers. Laat ze wat zaken opnoemen. Graag voordelen voor zowel groep als eigenaar!

Belang van een contract: duidelijkheid verkrijgen voor beide partijen. Een contract is dus niet alleen goed voor de groep, maar ook voor de eigenaar.

Aan de hand van voorbeelden aantonen hoe het kan mislopen zonder overeenkomst.

CASE 1: 4e SJB Antwerpen

4. Contact met de eigenaar (30’)

Vraag aan de deelnemers:

Hoe verloopt het contact tussen de eigenaar en de aanwezige groepen? Worden er extra inspanningen ondernomen om de eigenaar te bereiken, te betrekken? Hoe zou dat kunnen gebeuren?

De verhouding tussen eigenaar en gebruiker/ huurder is bij een woonhuis anders dan bij een jeugdlokaal.

  • Er is geen één-op-één-relatie, maar een relatie tussen twee of meerdere ‘groepen’ mensen: enerzijds het bestuur van een kerkfabriek, de inrichtende macht van een school, de parochieraad – en anderzijds de groepsleidingsploeg, de leidingsploeg, het bestuur van de lokalen-VZW.
  • Weet iedereen bij wie ze moeten zijn voor vragen? Kennen ze elkaars verantwoordelijkheden?
  • Is er duidelijkheid over wanneer er waarover met elkaar contact wordt opgenomen? Bv. wanneer er nieuwe groepsleiding verkozen wordt, wanneer er grotere werken nodig zijn omdat het dak lekt, …
  •  Zorg voor informeel contact tussen de eigenaar en de vereniging
  • Contact komt ten voordele van gebruiker én eigenaar!

Hiermee willen we niet zeggen dat de relatie tussen je vereniging en de eigenaar intens moet zijn, maar ze moet wel

  • Duidelijk zijn: beide partijen kennen elkaars verwachtingen, kennen de weg om de juiste mensen te contacteren.
  • Veilig zijn: beide partijen voelen zich gerespecteerd.
  • Comfortabel zijn: beide partijen voelen zich goed bij het contact.
  • Toekomstgericht zijn: beide partijen kijken vol vertrouwen de toekomst van de samenwerking tegemoet.

 

4.1 Hoe de eigenaar identificeren? (10’)

Stel de vraag aan de deelnemers: hoe kan je de eigenaar identificeren?

Gratis:

  • Eigen documenten doorsnollen
  • Netwerk aanspreken: oud-groepsleiding, oud-leiding
  • De gemeente: dienst Ruimtelijke Ordening of andere. Aan te spreken via de jeugddienst is waarschijnlijk het gemakkelijkste.

Betalend: via het Kadaster (meer info: zie deelnemersbrochure).

Toon voorbeelden van de kadastrale legger en een kadastraal plan.

 

4.2 Verschillende eigenaars (15’)

Hier kunnen eventueel enkel de eigenaars besproken worden waarvan de deelnemers lokalen/grond gebruiken.

Eigenaars van jeugdlokalen zijn vaak organisaties (anders dan privé personen). Om de juiste persoon binnen een organisatie te kunnen strikken, moet je de organisatiestructuur een beetje begrijpen.

Laat de deelnemers opsommen welke eigenaars er een jeugdlokaal in het bezit (zouden kunnen) hebben. Pluis samen uit hoe de organisatiestructuur er kan uitzien.


De vzw verbonden aan de groep

Vele groepen zeggen al te gemakkelijk “de groep is eigenaar van ons lokaal”. Wettelijk gezien kan dit niet: een feitelijke vereniging kan geen eigenaar zijn! Dat wil zeggen dat een hoofdelijk persoon (vroegere groepsleiding?) eigenaar is, of dat er een vzw is waarvan de huidige ploeg misschien niet meer het bestaan afweet…

=> Controleer ook of de grond eigendom is van de vzw verbonden aan de groep!! In België: de stenen volgen de grond!

 

Een vzw niet verbonden aan een groep

Bijvoorbeeld: AKABE Linkeroever vzw Schep Vreugde met werking voor mensen met beperking.

Contactgegevens: website van de vereniging + het staatsblad:

Toon eventueel een voorbeeld van statuten en de akte van wijziging van de bestuursleden. Meer info is te vinden in de brochure “vzw, een goed idee?


Een kerkelijke instantie

Schematisch (visueel) voorstellen.

Bisdom (met vzw)

> Decenaat (met vzw (‘s)) > Parochie (met vzw) > Kerkfabriek (= rechtspersoon)

Contactgegevens: https://www.kerknet.be/zoeken/adresboek/map (zoeken mogelijk op regio/parochie). Er zijn nog andere mogelijke eigenaars, gelinkt aan de Kerk:

  • Kloosters en abdijen
  • Scholen/ scholengemeenschap
  • Congregaties (vb. salesianen – Don Bosco)
  • ...

 

De gemeente, paragemeentelijke vzw, gemeentebedrijf

Gemeentelijke overheden vs. gemeentelijke vzw.

 

Een school, particulier, privépersoon

Contactgegevens: website van de school, witte gids, gouden gids. Altijd vragen naar de verantwoordelijke (directeur).

Andere?

Zitten er deelnemers die vermoeden dat de eigenaar van het lokaal tot een andere instantie/ organisatie behoren dan hier werd opgesomd?

5. Welke verschillende contracten zijn er?

Overzichtsschema “type overeenkomst, duur, kostprijs, met wie, wat”. Laat de deelnemers dit even bekijken. Vraag hen welke overeenkomst het best gebruikt kan worden in hun situatie en waarom? Ook registreren van een contract: uitdelen brochure “Een huurcontract laten registreren? Eenvoudig met MyRent” (FOD Financiën).

6. Onwillige eigenaar, wat nu?

Indien mogelijk werken aan de hand van een case bij de deelnemers. Anders adhv een permanentiecase.

Omdat elke situatie verschillend is, elke context specifiek, kan er geen algemeen stappenplan opgesteld worden. Tips bij het onderhandelen van een contract:

  • Zoek naar een win-win situatie: waarom zou de eigenaar zijn lokaal aan de groep geven? Waarom is een overeenkomst daarin zo belangrijk?
  • Stevig netwerk uitbouwen: eigenaar, jeugdienst, koepelorganisatie, leden van de RvB van de eigenaars vzw, experten in de buurt (notaris, advocaat, …), politieke medestanders zoeken, …
  • Gebruik de structuur van de organisatie (eigenaar)! Wil de pastoor niet meewerken, kijk dan eens wie er nog in de parochiale vzw zit. Misschien moet er contact opgenomen worden met een niveau hoger (deken)?
  • De gemeente doet moeilijk: de jeugdraad inschakelen. Maak een advies op met expertise van vakmensen.
  • De school doet moeilijk: onderzoek wie er nog in de inrichtende macht zit. Via leraren is dit waarschijnlijk te achterhalen.
  • Zorg ervoor dat je 100% zeker met de juiste persoon (eigenaar) onderhandelt
  • Wat mag in een contract staan, wat niet (onwettig) -> zie brochure Jeugdlokalen & Overeenkomsten.
  • Benadruk het belang van een overeenkomst voor beide partijen! (zekerheid in rechten en plichten, kans op subsidies, enz.).
  • Zoek een derde (onafhankelijke) partij die samen met jullie rond de tafel wil gaan zitten ter bemiddeling.
  • Gesprekken jeugdwerkorganisaties en de Kerk in Bisdom Antwerpen.

 

Schrik om slapende honden wakker te maken:

  • Het komt erop aan zich goed te informeren! Als de hond wakker wordt, moet je klaarstaan.
  • Ken de partner waarmee je in gesprek gaat! Pluis de organisatiesturctuur en interne procedures uit zodat je weet waar naartoe bij problemen. • Iemand onder de arm nemen met kennis van zake. Zo wordt niet niet snel buiten spel gezet.

7. Vragenrondje + evaluatie

Achtergrond informatie (zoals websites, boeken, documentatie):

• Brochure: Jeugdlokalen & overeenkomsten

• Brochure: VZW, een goed idee?

• Website: www.jeugdlokalen.be

• Lokalenmap: www.lokalenmap.be

• E-mail naar ploeg Lokalen: lokalen@scoutsengidsenvlaanderen.be

• Website: http://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/lokalen

• Brochure Jeugdlokalen & de Kerk


Bijlages:
in