Zoek

Vergadertechnieken

Eigenaar: Ploeg Groepsleiding

Korte omschrijving:
Belangrijke aspecten van goed vergaderen

Doelpubliek:
  • leiding
  • groepsleiding
  • dcs

Tijdsduur: <= 2 uur

Kennismaking:


Verwachtingen:


Verloop:

Materiaal

-         schrijfpapier en stylo’s

-         flappen en stiften

Interessante boeken of websites

-         brochure vergadertechnieken (Scouts en Gidsen Vlaanderen)

-         De koorddanser

 

FASE O: Onthaal en Kennismaking (10 min)

 

Elke deelnemer stelt zichzelf kort voor:

DEEL 1: Stel je voor dat dit een hyperbelangrijke vergadering is waar beslist wordt over véél geld, maar waar er weinig tijd is (time is money!). Stel jezelf dus kort en krachtig voor door even de groep toe te spreken van op  de ‘voorzittersstoel’.

Deel 2: wat vind je moeilijk aan vergaderen? Even kort als deel 1.

FASE 1: inhoud van de werkwinkel (5 min uitleggen)

 

-         Er wordt heel wat vergaderd binnen scouting; zeker als GRL  krijg je daar volop mee te maken (groepsraad, districtsraad, jeugdraad, werkgroepjes...)

-         Goed vergaderen is een techniek, net zoals goed sjorren : we moeten het ook zo durven bekijken, benaderen. Niet denken dat meer techniek de spontaneïteit zal belemmeren. Aangezien we zoveel vergaderen, kunnen we 't maar beter goed doen

-         De voorzitter van de vergadering heeft hier een heel belangrijke taak. We gaan hier dan ook uit van het standpunt van de voorzitter. (hoewel natuurlijk iedere persoon die een vergadering bijwoont zijn of haar rol hierin speelt).

-         Het is niet zo dat er binnen ons scouts- en gidsenwereldje zo slecht vergaderd wordt. Toch is het goed en zinvol om bij één en ander nog eens stil te staan.

 

FASE 2: elementen van een vergadering

 

. OPDRACHT per 2 of 3 (VIJF A TIEN MINUTEN).

- Waaruit bestaat een goede vergadering ?

- Welke voorwaarden moeten vervuld zijn om  goede vergadering te hebben ?

 

- (blaadjes en stylo's uitdelen)

 

.  IN GROEP  (VIJF A TIEN MINUTEN)

- Verslag uit de groepjes op flap zetten + aanvullen indien nodig

( flappen en stiften en plakband !)

 

Waarschijnlijk komen er dingen uit als:

Vergadering moet goed voorbereid zijn, met aandacht voor

-          de agenda

-          de uitnodiging

-          Oriënteer je ‘vooraf’ al op wie de deelnemers van de vergadering zijn.

 

Vergaderruimte

-          voldoende ruim,

-          voldoende licht en lucht

-          zonder voortdurend te worden gestoord

-          iedereen moet iedereen kunnen zien

-          iedereen moet voldoende plaats hebben voor zijn/haar papieren

-          Maak het gezellig, met evt. een hapje of drankje (zonder dat dit storend is)

-          Las een pauze in om bv. drank bij te halen, i.p.v. telkens over en weer te lopen

-          Zorg dat je didactisch materiaal op voorhand klaar is (flap-over, stiften, powerpoint, laptop, projectiescherme, genoeg papier)

 

Jijzelf als voorzitter 

-          wees geconcentreerd op de vergadering.

-          Wees wat vroeger dan de rest aanwezig.

 

Een goed verslag is belangrijk

-          maak hierover afspraken

-          voorzitter zijn én verslag nemen is moeilijk. Je kunt wel af en toe samenvatten, of de verslaggever helpen bij wat wel en niet te noteren.

 

Belangrijk dat je als voorzitter waakt over de structuur

-          vergadering openen (op tijd !)

-          ook op tijd afronden, eventueel door nog eens de belangrijkste afspraken te herhalen.

-          regelmatig samenvatten wat gezegd werd; afdwalingen onderbreken

-          probeer je te verplaatsen in de rol van de aanwezigen (begrijp ik goed dat je,…bedoel je dat…)

-          let er op het woord te geven aan wie het zich bv. al te vlug laat afpakken

FASE 3: voorbereiden van een vergadering

 

. Stukje theoretische uitleg aan de hand van de checklist               10 min.

 

AGENDA (brengt structuur in de vergadering: plan en programmeer  dus goed)

. Welke agendapunten moeten aan bod komen ?

. Wat is de doelstelling van elk van die agendapunten ?

 

Soorten vergaderingen / agendapunten (lopen vaak dooreen op één vergadering)


Informatieve vergadering

dient voor het uitwisselen van informatie

vb. uitleg geven over iets nieuws m.b.t. verzekeringen.

Visuele ondersteuning kan helpen (grote lijnen op een flap, op een blad papier,…)

Groepsgesprek

een denkvergadering of discussie

door samen te denken en te praten wil je tot visie komen, mening vormen

vb. waarom je wel of niet kiest voor gemengde werking

Probleemoplossende vergadering

vertrekt vanuit onvrede

vb. waarom wil zo weinig leiding naast takwerking ook nog iets doen voor de groep?

Beslissingsvergadering

je neemt een besluit

je moet ook afspraken maken over de uitvoering van de besluiten.

Planvergadering

dit kan de laatste fase  van een beslissingsvergadering zijn.

 Evaluatievergadering

je kijkt terug naar iets wat voorbij is en gaat na hoe het geweest is.

 

Het is belangrijk dat jij vooraf weet welk resultaat je graag op deze vergadering bereikt met elk agendapunt. Zo geraak je zelf niet in de war en kun je uitwijdingen tijdig afbreken. Hou dus je doel voor ogen ! Deel dit ook mee aan de leden van je vergadering.Voorbeeld: vandaag willen we enkel tien minuten brainstormen, de volgende keer gaan we hier dan mee verder en beslissen we…)

 

METHODIEK: hoe ga je elk van die agendapunten aanpakken ? Welke procedure ga je volgen ? Welke hulpmiddelen heb je nodig ?

 

TIMING:  hoeveel tijd wil je besteden aan elk van die agendapunten : stel vooraf een timing op.

 

VOLGORDE: bepaal een geschikte volgorde van de agendapunten.

 

INLEIDING: bereid de inleiding van elk agendapunt goed voor.

 

Oefening per 2 : Bereid de eerstvolgende vergadering die je moet voorzitten voor, aan de hand van de checklist (kan per twee of zelfs drie)                              15 min.

 

Terug in groep brengen : Hoe is dit gelopen ? Moeilijkheden, interessante vaststellingen ? Dingen die speciaal opvielen?                                                             5 min.


FASE 4: Het leiden van de vergadering

 

. Theoretisch : de 3 P’s                                                                    5 min.

Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor de 3 P’s van een vergadering :

 

PRODUCT  = de taak, wat moet je bereiken ?

PROCES = het groepsproces, de groep, hoe voelen de deelnemers zich erbij?

PROCEDURE = de manier waarop je een agendapunt behandelt (methodiek,…)

 

 Zorg voor een dynamisch evenwicht tussen deze facetten. De verhouding tussen  

deze facetten is afhankelijk van de doelstelling van de vergadering.

 

Het product

l  Het gaat er om goed te weten waar je naar toe wil.

l  Moet je op het eind afspraken hebben gemaakt, moet je een visie hebben bepaald, of heb je genoeg met een lijstje met ideeën?

 

Het proces

l  Verwijst naar het groepsproces.

l  De rol die de deelnemers van een vergadering spelen, is niet te verwaarlozen.

l  De manier waarop de leden van een team tijdens een vergadering met elkaar omgaan heeft invloed op de taakuitoefening van de groep. Ten goede of ten kwade.

l  Afhankelijk van het doel van je agendapunt kan de taak (het produkt) ofwel het groepsproces primeren: bij de beslissing over de aankoop van nieuwe tenten is het groepsproces minder belangrijk dan bij een leidingsverdeling.

Tips:

                   . Zorg ervoor dat iedereen aan bod komt.

                   . Heb aandacht voor niet-verbale signalen

                   . Steun minderheden, zorg dat er ook naar hen geluisterd wordt.

 

De procedure

-         Dat is de manier waarop je iets aanpakt, de methode.

-         Onthoud steeds dat een methodiek een werkvorm is, een hulpmiddel, en nooit een doel op zich.

-         Eerst beslis je waarover je het wil hebben (agendapunt), en dan pas hoe je het zult aanpakken (procedure).

 

. Oefening : rollenspel                                                                    25 min.

 

We spelen de situatie : groepsraad, discussie wel of niet buitenlands kamp voor givers.

 

- Hier is in elk geval cruciaal : de plaats van de (bege)leider van de vergadering, zijn/haar rol.

- Het gaat hier over het spelen van een rol : om er met z’n allen uit te leren.

- Na enige tijd stopzetten en nabespreken.

- Nog eens opnieuw proberen met andere leider.

-         Indien genoeg volk : met observators werken.

 

Belangrijk bij de nabespreking: eerst vragen hoe het was om te doen (om de ‘acteurs’ wat ont-spanning te gunnen)

 

Gespreksleider (grl) Andere deelnemers Observators

Breng ook de drie P’s in de nabespreking: wat is in welke mate aan bod gekomen.Wat was goed, waar moet je op letten.

 

FASE 5: EVALUATIE

 

-         Ver of dicht bij ons staan: heb je iets bijgeleerd? (wie wil, mag iets zeggen)

-         Ver of dicht bij ons staan: genoeg praktijk? (wie wil, mag iets zeggen)

-         Ver of dicht bij ons staan: was het leuk? (wie wil, mag iets zeggen)

-         Slot: uitdelen tips


Mogelijke energizers:


Afronden:


Evaluatie:


Bijlages:
Nuttige links:


in