Zoek

Verhuur van je scoutslokaal

Eigenaar: Ploeg Lokalen

Korte omschrijving:
Voor wie plant om zijn lokaal te gaan verhuren of wie dit nu al doet maar dit beter wil doen.

Doelpubliek:
  • groepsleiding
  • dcs

Tijdsduur: <= 2 uur

Verloop:

INTRO

RONDJE: naam + groep + verhuur je of niet of zijn er plannen om dit in de toekomst te doen

OPWARMING

1) PRO & CONTRA: Verhuren of niet? Methodiek: verdeel de groep in 2 en laat hen 5 minuten brainstormen om argumenten te verzamelen voor of tegen het verhuren van het lokaal.

WEL

  • financiële stimulansen voor je jeugdvereniging
  • sociale controle
  • druk op de ruimte

NIET

  • de eigenheid van je werking*
  • extra kosten
  • extra taken
  • extra last op buurt
  • te veel moeite
  • ongeschikte buurt

* hier kan je even verder ingaan op eigen werking versus verhuur (zie brochure jeugdlokalen en verhuur):

  • afspraken
    • ruimte
    • frequentie
    • opruimen
  • jaarplanning opmaken aan de start van het werkjaar
    • eigen activiteiten
    • voorbereiding/afhandeling
  • privacy
    • leidingslokaal
    • materiaalkot
    • aparte sleutels!

lokaal ruilen voor een kampplaats of solidariteit

 

2) STELLING: We doen in ons lokaal wat we willen, dus ook verhuur Akkoord-Niet akkoord-Weet het niet

KAN IK VERHUREN?

- Ja, mits toestemming van de eigenaar

- Ja mits toestemming van de gemeente

  • meldingsplicht
  • is het lokaal voldoende brandveilig?
  • stedenbouwkundige voorschriften en ruimtelijke ordening

KWARTET

(spelkaartjes worden geschud en verdeeld over de deelnemers, doel: door te vragen aan andere spelers proberen om de 4 items van 1 thema te verzamelen. Speler A vraagt aan B of die een bepaalde kaart heeft: JA? Dan geeft B die kaart aan A en mag A een tweede keer vragen aan een willekeurige speler. NEE? Dan is het de beurt van B om te vragen. Eens een kwartet volledig is wordt dit afgelegd en wordt het thema besproken aan de hand van de 4 items.

Hieronder 14 thema's met korte beschrijving bij de items.

Is de tijd beperkt dan kan je eventueel thema's weglaten.

Heb je meer tijd, dan kan je nog verder ingaan op onderwerpen als: Ondersteuning – Verzekering – Externe Controles – Aankoop materiaal –Tevredenheidsmeting – Vrijwilligers – personeel – feestjes – zelfkookformule/volpensionformule/traiteur

1) AANKOMST:

  • Uur: is er een duidelijke afspraak? Wat op contract staat wordt soms een hele tijd ervoor vastgelegd en wijzigt dan omwille van vervoer ... dus checken
  • Contactpersoon: heb je gegevens van iemand? Is degene die het vastgelegd heeft nadien ook degene die op weekend/kamp komt? GSM-nr is handig voor het geval op het afgesproken uur niemand opdaagt ...
  • Rondgang: voorzie de tijd om een korte toer te doen samen met de verantwoordelijke, zo kan je een aantal afspraken nog eens toelichten, kan je de stand van het lokaal samen overlopen.
  • Meters: Zijn er voor alle mogelijke verbruiken (water, gas, elektriciteit, mazout) meters, en zijn die bereikbaar om de stand te kunnen noteren? Of werk je met een forfait voor alle verbruik ... Werkelijke verbruik aanrekenen is wat meer werk omwille van meteropname en rekenwerk, maar is wel exact, en de verbruiker betaalt.

2) VERTREK

  • Uur: is er een duidelijke afspraak? Wat op contract staat wordt soms een hele tijd ervoor vastgelegd en wijzigt dan omwille van vervoer ... dus checken. Soms is niet iedereen op hetzelfde ogenblik weg en blijft het opkuisen voor een paar achterblijvers ...
  • Afspraken vooraf: Wat moet er gebeuren bij afsluiten: iemand bellen, poetsen, afval, zalen in een bepaalde orde terugzetten, ...
  • Rondgang: vertrouw niet op de woorden, maar check of wat afgesproken was ook is uitgevoerd en doe dit samen met een verantwoordelijke. Ook komt verborgen schade ook gemakkelijker direct aan het licht.
  • Controle: heb je een checklist van wat waar en hoe aanwezig is/moet zijn? Dit maakt controle gemakkelijker en je vergeet niets

3) MATERIAAL

  • Inventaris: opgehangen in de ruimtes als het gaat over meubilair, op een checklist voor klein materiaal: poetsgerief, keukenmateriaal, ...
  • Staat van materiaal: Hou het materiaal in goede staat, zo gaat het langer mee. Bvb Losse vijzen aan tafels of stoelen vastzetten voorkomt breuk.
  • Herkenbaarheid: is je materiaal gemerkt? Zo voorkom je dat het verdwijnt/verwisseld wordt. Met een hobby-frees kan je potten en pannen merken, met verf of nagellak ook. Stickers of viltstift werkt op hout.
  • Schade: hou bij waar al schade is, zo voorkom je discussies. Zorg dat je ook het akkoord hebt van de verantwoordelijke over de vastgestelde schade. Je kan een inventarisblad laten handtekenen.

4) LOKALEN/RUIMTES

  • Opstelling: is er een vaste opstelling? Zo ja, hang een plannetje uit of foto hoe het er na poets moet uitzien
  • Verboden te ... : zorg dat duidelijk is wat waar wel of niet toegelaten is. Pictogrammen zijn duidelijker dan tekst
  • Stoelen en tafels: plaats besparend als stoelen stapelbaar zijn, of plooibaar. Als je tafels laat op elkaar zetten, controleer eerst of ze wel proper zijn.
  • Speelruimtes/slaapruimtes: Spreek goed af wat waar kan, vooral als daar veiligheidsredenen mee gemoeid zijn, bvb voldoende vluchtwegen in geval van nood.

5) VEILIGHEID

  • Branddetectie: autonome toestelletjes zijn het eenvoudigst: werken met batterij en zijn simpel te plaatsen in slaapplaatsen. Regelmatige controle van de werking is dan wel nodig(checklist: wie,wat, wanneer)
  • Noodverlichting: vaak in samenspraak met brandweer verplicht, regel is dat je ze aan elke (nood)uitgang plaatst en als de weg lang is ook onderweg. Gemakkelijk te checken door eens in het donker door je lokaal te lopen en de moeilijke plaatsen zo te detecteren. Ook hier geldt: regelmatig controleren, kan je zelf, maar ook bijhouden.
  • Blusaparaten: aantal hangt af van grootte van het gebouw en aantal lokalen. Vooral in de buurt van brandrisico: keuken, chauffagekot, stoof, ... Deze dienen jaarlijks gecontroleerd door externe firma.
  • Pictogrammen: Nooduitgang(en) en de weg er naartoe, plaats van blustoestellen

6) DEFECTEN

  • Noodnummer: geef de groep een GSM-nr of hang het ergens uit zodat ze iemand kunnen bereiken in geval van nood ipv zelf te beginnen proberen om oplossingen te zoeken die dan misschien niet de goeie zijn
  • Melding: Voorzie ergens een moment/mogelijkheid om te melden dat iets stuk is (al van bij aankomst, of tijdens het verblijf) zodat je het zelf niet hoeft te ontdekken achteraf of dat iets verder kapotgaat bvb een klemmende deur, een wankele stoel, ...
  • Opvolging: is er een handige harry bij het lokaalbeheer betrokken? Want er gaat wel altijd iets stuk en het scheelt als je dit snel kan oplossen, zowel voor de eigen werking als voor de verhuur. Maak een lijstje en hou bij wat uitgevoerd is. Kan ook handig zijn voor een jaarlijkse werkdag met de papa's
  • Tijdelijke Oplossingen: je kan niet alles direct oplossen ... daarom zijn tussenoplossingen belangrijk: bvb . een geplastificeerd bordje "buiten gebruik" is handig om een verstopt toilet niet verder te laten verstoppen

7) PAPERASSEN

  • Infokaft: je kan veel info geven aan de verantwoordelijke bij aankomst, maar daar gaat de helft van verloren, dus is het goed om dit ook nog eens in een kaft ter beschikking te stellen: werking van toestellen, schikking van lokalen, verantwoordelijke in geval van nood, adressen en telefoonnummers van winkels en diensten zoals dokter, politie, ...
  • Contract: moet alle essentiële zaken bevatten: wat verhuur je, aan wie, voor welke prijs. Is er betaling (waarborg of voorschot of beide)vooraf? Zijn extra zaken te betalen, is er een prijs per persoon of een forfait ongeacht het aantal?
  • Huishoudelijk Reglement: daarin staat al wat je in het algemeen aan afspraken maakt met de groep die je lokaal huurt. Het is belangrijk dat de gebruiker dit bevestigt door een handtekening, vooraf bij het contract (zet dat dan ook duidelijk in je contract bvb "door ondertekening van het contract verklaart men zich akkoord met het huishoudelijk reglement") of anders bij aankomst.
  • Aanwezigheidslijst/gegevens verantw. ter plaatse: misschien wil de gemeente of politie wel weten wie op hun grondgebied verblijft, dan is een lijst van belang. Ook de gegevens van een verantwoordelijke ter plaatse zijn belangrijk, want dat kan iemand anders zijn dan diegene die het contract tekende.

8) INFO

  • Plannetjes: Handig bij de voorbereiding van kamp of weekend: hoeveel lokalen, waar is het sanitair, ...
  • Lokalen + Inhoud: zo hoeft de huurder niet zaken mee te sleuren die er toch al zijn, of omgekeerd komt die niet tot de verrassing dat iets er niet is waarvan die dacht dat het er zou zijn.
  • Omgeving: interessant voor activiteiten: speelveld, bos, dorp, openbaar vervoer ...
  • Bijzonderheden : is er een zwembad, een speeltuin, pretpark,museum, ... in de buurt

9) WEBSITE/CONTACT

  • Mail-adres: verhuur@... Is beter dan een persoonlijk mail-adres aangezien personen kunnen veranderen
  • Contactpersoon: kan iemand gebeld worden voor extra info, of enkel via mail?
  • Kalender: gemakkelijk om nodeloze vragen en telefoons voor te zijn.
  • Boeken online: nog beter als je alle gegevens van de groep al elektronisch kan opvragen

10) FINANCIEEL

  • Betaling: Waarborg & afrekening: zorg ervoor dat een waarborg hoog genoeg is om alle kosten te dekken van verbruik, schade, ... Wordt er afgerekend ter plaatse, zorg dan dat dit duidelijk gecommuniceerd wordt vooraf. Vooraf betalen is nog veiliger. De waarborg kan dan teruggestort worden als alles in orde is.
  • Boekhouding: Wil je weten wat het opbrengt en wat het kost om het lokaal te verhuren dan hou je de inkomsten en uitgaven specifiek voor de verhuur bij.
  • Prijs per persoon of forfait: moet je vooraf bepalen. Je kan een berekening maken van wat je er zeker wil uithalen en dan je prijs bepalen. Let op als je per persoon laat betalen dat je dan ook denkt aan de mogelijk kleine groepjes. Dit kan je opvangen door een minimum te betalen aantal vast te leggen. Ook de mogelijkheid om een tent bij te zetten in de zomer voorzie je best vooraf. Mag het? En dient daar extra voor betaald te worden? Extra personen mogen dan wel buiten slapen, ze gebruiken ook de lokalen en/of het sanitair ...
  • Verblijfskosten (energie, water, afval, taksen, ...): reken je die mee in de verblijfprijs, zorg dan dat die hoog genoeg is om de kosten te dekken. Reken je ze apart, dan heb je meer werk met meters opnemen. Je mag op die kosten geen winst maken, dus moet je ze aanrekenen aan de prijs die je zelf betaalt.

11) DUURZAAMHEID

  • Water: kraantjes blijven lopen .... Duwknoppen voorkomen dit. WC-spoeling met regenwater is beter dan met kraantjeswater
  • Verwarming: regeling met thermostaat die in tijd of temperatuur gelimiteerd kan worden; deurpompen zorgen ervoor dat deuren niet blijven open staan.
  • Afvalselectie: voorzie voldoende en praktische verzamelpunten. Afsluitbaar voor ongedierte. Hang ook duidelijk uit wat en hoe gesorteerd moet worden.
  • Verlichting: waar mogelijk met timers (bvb buiten), aanwezigheidsdetectie (in gangen en sanitair). Spaarlampen en TL zijn beste oplossing naar verbruik. TL5 is stukken zuiniger dan TL8. LED kan als je uitkijkt stilaan als betaalbaar alternatief concurreren met de andere zuinige lampen. Pak dan wel eerst de plaatsen aan waar de verlichting het langst moet branden.

12) TOESTELLEN & INSTALLATIES

  • Verwarming: best afgesloten voor de huurder, dat vermijd "gepruts"
  • Gasfornuis/Oven: zorg voor een korte gebruiksaanwijzing. Kijk bij controle of die netjes achterblijft!
  • Sanitair: Kan ergens het water afgesloten worden in geval van nood?
  • Elektriciteit: is de kast bereikbaar voor de huurder, zorg dat het duidelijk is waarvoor de zekeringen dienen

13) SERVICE

  • Leveranciers (bakker, beenhouwer): zie infomap voor adressen en telefoon. Misschien werk je wel met een bakker/beenhouwer waarvan je korting krijgt en die ook komt leveren?
  • Drank ter plaatse: is die enkel voor jullie eigen groep of kan de groep daar gebruik van maken(tegen betaling natuurlijk)? Goed afspreken!
  • Stafkaarten van de omgeving: Kan handig zijn voor tochten
  • Extra Materiaal (BBQ , Brandhout, ...): is het aanwezig en kan het gebruikt worden? Hoe wil je dat het achterblijft? is er een extra kost?

14) OVERHEID & WETGEVING

  • Erkenning: bij Toerisme Vlaanderen, is nodig voor subsidies. Zal in de toekomst verplicht worden, tenzij jeugdbewegingslokaal dat enkel aan erkende jeugdbewegingen verhuurt en niet meer dan 60 dagen/jaar verhuurt.
  • Subsidies
  • Toegankelijkheid: Je kan een label krijgen als je speciale inspanningen doet voor rolstoelgebruikers. Als je infrastructuursubsidies wil moet je er rekening mee houden
  • Verhuurperiodes: zie erkenning. Hou rekening met de activiteiten van de eigen groep en blokkeer die voor de verhuuur.

 

Voor uitgebreidere info kan je terecht op

Nog vragen achteraf? lokalen@scoutsengidsenvlaanderen.be


Bijlages:
in