Zoek

Vzw

Eigenaar: Beheerscommissie

Korte omschrijving:
Een werkwinkel over VZW (Vereniging zonder Winstoogmerk) in scoutsverband: een goed idee, administratieve verplichtingen, relatie vzw en groepsraad.

Doelpubliek:
  • groepsleiding
  • dcs

Tijdsduur: <= 2 uur

Kennismaking:


Verwachtingen:


Verloop:

Materiaal: voorbeeld van een ledenregister? Filmpjes? Verlengkabel?

Kennismaking

  • Met mij
  • Met elkaar: probeer je vzw te vergelijken met een voorwerp
  • Met het onderwerp: snoepjes + filmpjes Aalst

 

VZW is aparte rechtspersoonlijkheid (geen feitelijke vereniging)

  • Vermogen
  • Verhouding met vzw Scouts en Gidsen Vlaanderen of de lokale groep (twee paraplu's).

Checklist vzw

Juridisch in orde?

Statuten:

  • In orde gebracht na nieuwe VZW-wet uit 2002 (tip: kijk of er nog sprake is van de term 'beheerder' i.p.v. bestuurder)? Zie document van Scouts en Gidsen Vlaanderen.
  • De statuten bevatten de verplichte elementen? Laat je statuten nalezen: beheer@scoutsengidsenvlaanderen.be
  • Doel van de vzw is niet te klein? Geen verwarring tussen 'doel' en 'activiteiten'?
  • Statuten moeten minstens voldoen aan regels VZW-wet, maar mogen strenger.
  • Niet te gedetailleerd regelen: werk met huishoudelijk reglement of delegatie naar raad van bestuur.

Algemene vergadering:

  • Minstens 1x per kalenderjaar?
  • Reglementair samengeroepen: uitnodiging mét agenda minstens 8 dagen op voorhand?
  • Verplichte inhoudelijke kost: Vorig verslag goedgekeurd? Rekeningen goedgekeurd? Ten laatste 6 maanden na eind boekhoudjaar? Begroting goedgekeurd? Ten laatste 6 maanden na eind boekhoudjaar? Bestuurders kwijting gegeven? Samenstelling raad van bestuur? Eventueel statutenwijziging? (= bijzondere algemene vergadering dus met 2/3de aanwezig of vertegenwoordigd)
  • Stemmingen: mensen kunnen volmacht geven. Tip: maak hiervoor een standaardformulier.
  • Was er genoeg volk (quorum bereikt) als het ging om buitengewone algemene vergadering? Tip: zet 'ontslag van leden' als eerste agendapunt. De volgende punten gaan dan volgens de nieuwe samenstelling.
  • Beslissingenregister bijgehouden dat door de leden kan worden geraadpleegd?

Ledenregister: chronologische lijst met de naam, voornamen, woonplaats, rechtsvorm

  • Ter beschikking op de maatschappelijke zetel?
  • Update na algemene vergadering of doorheen het jaar, steeds binnen de 8 dagen?

Jaarrekening:

  • binnen de 6 maanden na algemene vergadering neergelegd bij griffie van de rechtbank van koophandel? Het gerechtelijk arrondissement staat in je statuten.
  • In genormaliseerd schema?
  • Wat als... : indien deze jaarrekening drie jaar achter elkaar niet neergelegd wordt bij de griffie, kan dit leiden tot een gerechtelijke ontbinding van de VZW in kwestie.

Begroting: Opgesteld door de raad van bestuur en goedgekeurd door de algemene vergadering?

Raad van bestuur:

  • Minstens 1 x per jaar samengekomen?
  • Minstens 3 personen?
  • In extreem geval net voor de AV. Anders: maak er iets nuttigs van (bv. orakel, meerjarenbegroting, meerjarenrekening, ...)

Vermeldingen op documenten en publicaties van de term 'vzw', ondernemingsnummer en maatschappelijke zetel.

  • Tip: neem deze gegevens op in 1 logo en gebruik overal dat logo.
  • Wat als ...: indien de term "VZW" niet vermeld wordt in bv. een contract, impliceert dit dat de ondertekenaar van het contract persoonlijk aansprakelijk kan gesteld worden, en men dus niet kan terugvallen op de rechtspersoonlijkheid van de VZW.

Verzekeringen

  • Verzekering bestuurdersaansprakelijkheid afgesloten? Voor persoonlijke fouten, overtreden van wettelijke bepalingen, begaan van een onrechtmatige daad, ...
  • Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen afgesloten voor je leden?

Belastingen

Rechtspersonenbelasting:

  • Aangepast boekjaar doorgegeven?
  • De bruine enveloppe ontvangen op het adres van de maatschappelijke zetel?
  • Verhuurinkomsten aangegeven want dat zijn 'inkomsten uit onroerende goederen' (bv. lokalen) of uit 'roerende goederen' (bv. tenten)?
  • Vrijstelling onroerende voorheffing aangevraagd en gekregen?

Patrimoniumtaks:

  • Je krijgt hiervoor geen formulier of vraag tot betaling. Tarief: 0,17 % op je vermogen, dus ook op verkoopwaarde van je lokalen, spaarrekening, termijnrekeningen, ...
  • Ingediend én betaald voor 31 maart?
  • Of vrijgesteld (minder dan 25.000 euro vermogen)? Of maar om de 3 jaar (minder dan 125 euro taks of 73.000 euro)?

Zorg dat je niet BTW-plichtig wordt door buitensporige geldactiviteiten! Jeugdwerk is vrijgesteld maar... met buitensporige geldactiviteiten bedoelen we hoofdzakelijk het deelnemen aan regelmatig terugkerende (structurele), grote activiteiten georganiseerd door derden (andere organisaties), met de bedoeling er een financiële vergoeding voor te ontvangen.

Verhouding groepsraad <-> vzw

Opdracht: teken schematisch de verhouding tussen groepsraad en de vzw. Heb je geen vzw, teken de ideale verhouding. Nadien één voor één zeggen hoe het eruit ziet bij jouw groep. Wat zijn sterktes? Wat zorgt voor strubbelingen?

Houding S&GV: modelstatuten. Twee versies:

  • Ééntje met groepsraad als algemene vergadering
  • Eéntje met groepsraad, oud-leiding en ouders
  • Spelregel GR10: de algemene vergadering is de groepsraad

 

Discussie: wat is het beste?

 

Stellingen (ja/neen en staan op een lijn)

  • Moet groepsleiding in raad van bestuur zitten?
  • Groepsraad beslist over geld van de vzw?
  • Het is moeilijk om volk te lokken naar de algemene vergadering?
  • Het is goed dat oud-leiding betrokken blijft bij het beheer van de groep?
  • Hoort al het geld bij de vzw te zitten?

 

Spelregel GR4 : TAAK EN BEVOEGDHEID VAN DE GROEPSRAAD

De groepsraad heeft tot taak :

- het bepalen van het pedagogisch beleid van de groep

- binnen de door Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw vastgestelde grenzen

- het controleren van de uitvoering van dit beleid

- het begeleiden en vormen van de leiding

- het coördineren van de takwerking

- het behartigen van zingeving

- het beheren van de lokalen, het materiaal en de financies van de groep

- het onderhouden van contacten met district, gouw en verbond, en desgevallend met het groepscomité

- het deelnemen aan parochiaal en gemeentelijk jeugdbeleid

Dit houdt volgende bevoegdheden in :

- het kiezen van de groepsleiding onder leiding van een districtscommissaris

- het benoemen van de leiders/leidsters op voorstel van de groepsleiding

- het samenstellen van de takploegen op voorstel van de groepsleiding

- het benoemen van de takverantwoordelijke van elke tak op voorstel van de groepsleiding na overleg met de takploeg

- het benoemen van de groepsaalmoezenier op voorstel van de groepsleiding

- het aanduiden van een tweede vertegenwoordiger van de groep in de districtsraad

- het schorsen en het uitsluiten van takleden uit de groep

- het schorsen en het uitsluiten van leiding uit de groep

- in voorkomend geval het benoemen van de adjunct-groepsleiding, groepssecretaris, de materiaalmeester telkens op voorstel van de

groepsleiding

- in voorkomend geval het oprichten en afschaffen, het bepalen van de opdrachten en de samenstelling van het groepscomité.

 

Spelregel GR7 : GROEPSLEIDING

De groepsleiding is eindverantwoordelijk voor het spel van scouting in de groep en in de takken en in het bijzonder voor het pedagogisch beleid van de groep en de begeleiding van de leiders.

Hij besteedt aandacht aan de menselijke relaties, bewaakt de continuïteit van de werking van de groep en draagt er zorg voor dat alle taken van de groepsraad aan bod komen.

 

Spelregel GR10 : VZW'S

Indien de groep onroerende goederen of belangrijke goederen bezit, waarvoor een eigenaar met rechtspersoonlijkheid wenselijk is, kan de groep overgaan tot de oprichting van een vzw. De algemene vergadering van deze vzw wordt samengesteld uit de leden van de groepsraad. Bij vrijwillige ontbinding van deze vzw zal de districtscommissaris betrokken worden voor zowel de ontbinding als de bestemming van de goederen van de vzw. 

 

Documentatie:

In Over & Weer februari 2018 staat ook een artikel over vzw's in scoutsverband.


Mogelijke energizers:


Afronden:


Evaluatie:


Bijlages:
Nuttige links:


in