Zoek

Zeg neen tegen wachtlijsten en ja tegen ledenstops

Eigenaar: Ploeg Groepsleiding

Korte omschrijving:
Deelnemers kennen de visie van Scouts en Gidsen Vlaanderen over ledenstops en wachtlijsten en weten hoe men op een goede manier een ledenstop kan invoeren, o.a. op vlak van voorrangsregels, communicatie enz.

Doelpubliek:
  • leiding
  • groepsleiding
  • dcs

Tijdsduur: <= 2 uur

Verloop:

Doelgroep: Leiding (en zeker groepsleiding) uit groepen met een ledenstop of die een ledenstop willen invoeren

Specifieke locatie: Binnen

Aantal deelnemers: Minimum 5, maximum 15

Nodig aantal begeleiding: 2

 

Korte inhoud en duur per fase:

 

  • Rondje kennismaking - 10 minuten
  • Peilen naar de verwachtingen – 5 minuten
  • Inhoudelijk gedeelte
    • Kwaliteit in scouting – 20 minuten (de deelnemers kennen het kader van een ledenstop)
    • Verhouding aantal leden vs leiding – 20 minuten (de deelnemers weten wat een goede verhouding hierover is)
  • Ledenstop – 20 minuten (deelnemers weten het verschil tussen ledenstop en wachtlijst en hoe een ledenstop goed in te voeren)
  • Communicatie van een ledenstop - 20 minuten (deelnemers kunnen goede van slechte voorbeelden onderscheiden)
  • Leidingswerving – 20 minuten (deelnemers verkennen de mogelijkheden om een ledenstop op te lossen.)
  • Evaluatie van de werkwinkel – 5 minuten

 

Opbouw van de werkwinkel:

Kennismaking 

Op stoelen staan en dan vragen om alfabetisch te gaan staan op:

  • voornaam
  • groepsgrootte
  • aantal leden op een wachtlijst (om te weten wie er met een wachtlijst werkt en hoe groot het probleem is)

 

Verwachtingen 

In de ruimte positioneren op 2 assen:

  • Linkerkant: 'wij hebben wachtlijsten' <-> rechterkant ‘wij hebben ledenstops’
  • Voorkant ‘we zijn tevreden met ons systeem’ <-> achterkant ‘wij zijn ontevreden’

 

0. Tussendoorspelletjes

Tussen elk deeltje een spelletje in het thema, zodat het niet 2,5 uur enkel praten is.

  • Twee is te weinig, drie is te veel (in het thema, aja...) 
  • Ninja 
  • Klap doorgeven: je klapt naar je buur en kijkt hem daarbij in de ogen. Deze klap gaat de hele tijd door in de cirkel en het tempo wordt steeds maar verhoogd. Variaties:
    • de klap kan van richting veranderen
    • de klap kan "een sprong maken" en doorgegeven worden naar iemand anders in de cirkel.
    • er wordt telkens dubbel geklapt / drie keer / vier keer…
    • elke klap wordt door de buur "ontvangen" met een gelijktijdige klap
    • idem, maar bij elke klap wordt ook een sprong gemaakt
  • Clockwise: Je neemt iemand uit de groep in je hoofd. Op het sein van de begeleider loop je zo snel mogelijk drie rondjes rond die persoon in wijzerzin. Je neemt twee mensen uit de groep in je hoofd. Op het sein van de begeleider loop je zo snel mogelijk twee rondjes rond die twee personen samen in wijzerzin. Je neemt drie mensen uit de groep in je hoofd. Op het sein van de begeleider loop je zo snel mogelijk een rondje rond die drie mensen samen in wijzerzin.
  • Vriend en vijand: Je neemt twee mensen uit de groep in je hoofd. De ene noem je voor jezelf je vriend, de andere je vijand. Op het startsein ga je zo staan dat je één rij vormt met die twee mensen, en zó dat jouw vriend je beschermt tegen je vijand en dus tussen jullie beiden in staat. De groep probeert tot stilstand te komen (kan niet altijd). 
  • 1 tot 10 lukraak: Sta in een cirkel en sluit allemaal de ogen. Bedoeling is dat je nu samen van 1 tot 10 gaat tellen, waarbij lukraak iemand het volgende cijfer zegt. Wanneer twee mensen tegelijkertijd het cijfer zeggen, moet je terug opnieuw beginnen. Als je samen tot 10 raken, zijn jullie goed afgestemd! Neem rustig de tijd om te voelen of het het moment is dat jij iets kan zeggen.

 

1. Kwaliteit in scouting

  • Wat heeft volgens jouw impact op kwaliteit die je als scoutsgroep aanbiedt? Schrijf het op post-its.
  • Dan samen groeperen van de post-its tot indeling zoals in methodiek Groep onder de loep: leden, leiding, organisatie, sfeer, engagement, administratie, ouders, vorming, aanbod

Verduidelijken: veel hangt samen met de thermometer ‘leden’ en ‘leiding’. We richten ons in deze sessie hierop.

 

2. Verhouding aantal leden vs leiding

  • Iedereen schat voor zijn groep het omkaderingskader in (= het aantal leden per leiding) en denkt na over de ideale situatie. Dit tekenen we uit op een flap: huidige situatie <-> ideale situatie. Komt de ideale situatie bij iedereen overeen?
  • Daartegenover de norm van S&GV zetten (uit Speel op Veilig): 5 leden per leiding bij jongere takken, 6 leden per leiding bij oudere takken, steeds met minimum van 2 leiding per tak. Verwijzen naar de kwaliteit in scouting uit punt 1. Discussie of deze norm haalbaar is.
  • Uitleg over het orakel (a.h.v. artikel uit O&W februari 2014) waar omkaderingscijfer te vinden is, inzicht in aantal leden per geboortejaar, ...

 

3. Ledenstop vs wachtlijst

Kiezen:

  • Als je omkaderingscijfer te hoog is (zie punt 2), kan je overgaan tot invoeren van ledenstop. Uitleggen van het verschil tussen ledenstops zonder wachtlijsten en ledenstops met wachtlijsten.

Een ledenstop houdt in dat je geen leden meer toelaat tijdens het lopende scoutsjaar en dus ook geen contactgegevens bijhoudt om hen eventueel later op het jaar nog te contacteren. Geïnteresseerde kinderen en jongeren verwijs je door naar een andere scoutsgroep in de buurt.

Een wachtlijst houdt in dat je geïnteresseerden bijhoudt op een lijst en hen actief contacteert in de loop van het jaar wanneer er plaats vrijkomt

  • Rechtbankmethodiek: ene groepje bedenkt argumenten pro ledenstops, het andere groep bedenkt argumenten pro wachtlijsten. Als begeleiding schrijf je op flap de pro’s en con’s op uit discussie. Hopelijk samen concluderen dat wachtlijsten foei zijn (= visie S&GV).
  • Terugkoppeling naar situatie van deelnemers: overtuigd om te stoppen met wachtlijsten?

Invoeren:

  • Welke voorrangsregels hanteer je bij een ledenstop? Iedereen mag criteria opschrijven op flap. Nadien mag iedereen de criteria van de andere scoren (1, 2 of 3 plussen geven).
  • Komen tot oplijsting van voorrangsregels volgens visie S&GV.
    • 1) Minimumleeftijd 2) geboortejaar (link leggen naar het orakel) 3) hetzelfde gezin 4) woonplaats 5) doelgroepkinderen 6) moment van inschrijving
    • Niet: taalkennis, geslacht (enkel met niet-gemengde werking), handicap
  • Terugkoppeling naar situatie van deelnemers: zijn hun groepen bereid deze volgorde te hanteren?

 

4. Communicatie van een ledenstop

  • Een twintig voorbeelden van artikels en websiteberichten verzameld. Bij een good practice hang je een groene post-it, bij een bad practice hang je een rode post-it.
  • Overlopen van slechte en goede voorbeelden. Aandachtspunten op flap schrijven doorheen gesprek. Ev. aanvullen met aandachtspunten vanuit visie S&GV (zie gearceerd deel hieronder).
  • Terugkoppeling naar situatie van deelnemers: zijn hun groepen zelf een good practice hierin?
  • Communiceer steeds waarom je een ledenstop/wachtlijst invoert en wat die juist inhoudt.
  • Wees transparant én consequent.
  • Maak goede afspraken:

◦   Als er een lid stopt, wordt er dan onmiddellijk iemand van de wachtlijst gebeld, doe je dat maar op bepaalde momenten of …?

◦   Wordt de wachtlijst jaar na jaar overgenomen of begin je elk jaar opnieuw?

◦   Wat moeten mensen doen om op de wachtlijst te komen (en zorg dat je dat minutieus opvolgt)

  • Breng mensen op de hoogte van alternatieven: andere groepen in de gemeente/buurt die geen ledenstop hebben. Het belangrijkste is dat kinderen die aan scouting willen doen dat ook zo snel mogelijk kunnen. Vaak weten ouders niet dat er nog andere groepen in de buurt zijn.
  • Wordt niet extra streng voor je leden. Het is niet omdat er nog kinderen op de wachtlijst staan dat je sneller tot uitsluiting zou overgaan van je huidige leden. Bijv. omwille van strenge aanwezigheidsregels, …
  • Hou er ook rekening mee dat er mogelijk op bepaalde momenten een ledenuitval kan zijn, gebruik hiervoor het Orakel (ledenstatistieken).
  • Wees er van bewust dat een ledenstop/wachtlijst een negatief effect kan hebben en dat dat effect kan doorwerken lang na afschaffing van die ledenstop/wachtlijst.

 

5. Leidingswerving als mogelijke oplossing voor een ledenstop 

Visie S&GV: een ledenstop mag maar iets tijdelijks zijn om kwaliteit te bewaken. Onze missie zegt namelijk ‘iedereen kan erbij’.Een ledenstop zegt dat er een probleem is die een oplossing verdient.

 

Alternatieven bedenken zoals leidingswerving, paralleltakken, doorverwijzen naar buurtgroepen (bv. iemand van buurtgroep die mee op jouw startdag is), …?

 

Leidingswerving: via discussiestellingen:

  • Is het goed om te werken met ‘halve leiding’: enkel komen leiding geven en verder geen verplichtingen?
  • Is het realistisch om nog leiding bij te werven?
  • Moet leiding een start-to-scoutscursus krijgen, bijvoorbeeld minstens een jaar lid geweest zijn?

Uitwisselen van goede voorbeelden die kunnen werken. Aanvullen met voorbeelden vanop website S&GV:

  • Motiveer leiding om te werven bij hun eigen vrienden.
  • Maak promo in het jeugdhuis, bij animatoren van de speelpleinen, .... Daar zit vaak de leeftijdsgroep die je zoekt!
  • Laat vrienden mee foerieren op weekend of op kamp. Zo kunnen ze zelf eens zien wat scouting is en krijgen ze sneller de smaak te pakken.

 

Evaluatie van de werkwinkel

  • Positioneren zoals bij verwachtingen:
    • Ene kant = het was leuk
    • Andere kant = het was wat ik ervan verwachtte
    • Hoog maken = ik ga zaken hieruit gebruiken
  • Meegeven hand-out met visie S&GV en enkele tips.

 

 

Achtergrond informatie (zoals websites, boeken, documentatie):

  • Nota verbonscommissie van 11 maart 2010 over visie over ledenstops en wachtlijsten (herwerkte versie 31/03/2014 bij AVC Structuren).
  • Webpagina’s zoals https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/actie/ledenwerving/ledenstop
  • Brochures van Scouts en Gidsen Vlaanderen: dag vader en dag moeder (over communiceren met ouders), onthaalbrochure voor DC’s, methodiek Groep onder de loep (over kwaliteit in scouting)

 

Tips bij het geven van deze werkwinkel

  • Thema waarvan groepsleiding aangaf dat ze er vorming over willen krijgen, maar misschien niet geschikt voor een werkwinkel. Eerder via een coachingsgesprek per groep.
  • Een tussendoorspelletje maakt het thema verteerbaarder, maar nadien nodig om opnieuw te kaderen waar de werkwinkel juist gebleven was.
  • Misschien ook nog tips meegeven als ze echt met wachtlijsten willen werken ipv ledenstops. Bv. beperken in de tijd, zoals wachtlijst geldig tot februari, of september, zodat ze elk jaar opnieuw moeten inschrijven? Zo kunnen ze leden die snel stoppen toch nog de eerste maanden vervangen.

Bijlages:
in