Contingent Management Team - World Scout Moot 2025

Leid jij de Moot in Portugal mee in goede banen?

Vrijwillig
Nationaal

Omschrijving

In 2025 trekken ongeveer 6.000 scouts en gidsen richting Portugal voor de volgende World Scout Moot (Moot). Van 25 juli tot 3 augustus 2025 worden er avonturen beleefd over heel Portugal.

De Belgische deelnemers vormen samen een GSB-contingent. Daarin zitten scouts en gidsen van de Belgische associaties (samen Guiding ans Scouting Belgium): Les Guides, FOS Open Scouting, Scouts en Gidsen Vlaanderen, Scouts et Guides Pluralistes en Les Scouts. Het GSB-contingent zal geleid worden door het « Contingent Management Team », of kortweg CMT.

Het World Scout Moot-project staat onder supervisie van « GSB INTL », dat zijn de internationale commissarissen (IC's) van iedere associatie. Een van deze IC’s wordt aangewezen als contactpersoon (SPOC) voor het CMT. Vragen of problemen worden aan deze persoon voorgelegd. De voortgang van het project wordt aan hen gerapporteerd.

Mogelijke planning :

  • Januari 2024: startbijeenkomst van het CMT
  • Maart 2024: lancering van de promotie
  • September 2024: start van de voorbereidende activiteiten (kennismaking en het maken van een contingent-spirit).

Het contingent biedt geen voor- of nakamp aan. Aangezien de deelnemers meerderjarig zijn, organiseren ze hun eigen vervoer naar de Moot. Er kunnen wel voorbereidende activiteiten worden georganiseerd, maar binnen redelijke grenzen (geen minikamp, een beperkt aantal volledige weekends, enz.). Het doel van deze activiteiten is ontmoeting en verbinding creëren binnen het contingent. Het totale budget per deelnemer moet minder zijn dan € 1.300.

Dit project is bovendien onderworpen aan de "Jamboree nota" van GSB, waarvan kan worden afgeweken na validatie door GSB INTL.

Profiel

Lid zijn van het CMT vereist inzet, diplomatie, mensenkennis en doorzettingsvermogen. Met een gezonde dosis van dit alles breng je je mandaat tot een mooi en vruchtbaar einde, dit in een goede en boeiende sfeer. Verwacht wordt dat je het associatieniveau kan overstijgen en denkt in het belang van het Belgisch contingent. Verder werk je binnen een kader van voorafgaandelijk op GSB-niveau vastgelegde voorwaarden:

  • Je kan vlot Frans en Nederlands verstaan en/of spreken.
  • Je spreekt vlot Engels.
  • Je bent mondeling communicatief sterk, je kan opvolgen en durft doorgeven, maar ook bijsturen waar nodig.
  • Je kan je werk goed organiseren.
  • Je bent in staat om het globale overzicht van het project te bewaren, je kan projectmatig denken.
  • Je hebt, indien mogelijk, al enige ervaring met de organisatie van een internationaal kamp (Jamboree, Roverway, Moot, …)
  • Je bent in staat om een team te leiden en te coachen.
  • Je kan elke fase van het project opvolgen, je merkt vlot problemen en/of hindernissen op.
  • Je bent voldoende stressbestendig.
  • Je kan je vlot verplaatsen: vergaderingen kunnen in de verschillende Belgische provincies doorgaan.

Basistaken en verwachtingen

Rol naar de associaties toe, want communicatie is belangrijk:

CMT-leden vertegenwoordigen het project binnen hun associatie, en hun associatie binnen het project. Een CMT-lid moet diens associatie goed genoeg kennen om zich namens de associaties te kunnen inzetten. Ze worden daarom gekozen door hun associatie. Als een associatie meerdere leden heeft in het CMT, zal ze één van haar leden aanduiden als afgevaardigde.

Je koppelt regelmatig terug bij de juiste persoon binnen jouw associatie. Dit is specifiek voor elke associatie, dus zorg ervoor dat de gemaakte afspraken worden nagekomen.

Het CMT heeft verschillende taken:

  • Aan het begin: opstart van het CMT, opmaken van de begroting, de doelstelling van het traject, de tijdlijn en de verschillende werkgroepen en doelstellingen. Elk lid van het CMT is betrokken bij één of meerdere werkgroepen.
  • Voor de Moot: coördinatie van het CMT-team, opvolging van de verschillende doelgroepen (deelnemers, IST), beheer van de inschrijvingen, opvolging van dit budget, opvolging van de verschillende werkgroepen, communicatie en opvolging van de communicatie met het organiserende land.
  • Tijdens de Moot: opvolgen van het Belgische contingent (ongevallen, problemen, enz.), communicatie met de associaties en families in België, opvolgen van de deelnemers en IST's, enz. De meeste CMT-leden zullen tijdens de Moot een functie als IST hebben (afhankelijk van het aantal deelnemers).
  • Na de Moot: evaluatie van het project en voorbereiding van een document voor toekomstige CMT's die betrokken zullen zijn bij een CMT-functie voor een gelijkaardig evenement.

Verdelen van portefeuilles binnen het CMT:

  • Coördinatie van het CMT
  • Financiën:
    • Opstellen van het budget ter goedkeuring van het CMT en de IC’s
    • Beheer en opvolging van het budget
    • Regelmatige financiële rapporten
    • Regelmatig contact met het betaald personeel verantwoordelijk voor de boekhouding van GSB
    • Opvolging van de betalingen
    • Opvolging van de inschrijvingskosten
    • Afsluitend financieel rapport
  • Secretariaat:
    • Databank van deelnemers
    • Beheer van de algemene mailbox
    • Inschrijving van de deelnemers bij World Scout Moot
    • Algemene administratieve taken (opvolging van de verschillende nodige documenten van de deelnemers: akkoordverklaring met algemene voorwaarden en leefregels, medische fiche, ouderlijke toestemming, kopie van paspoort,…)
    • (Annulatie)verzekering en andere
    • Organisatie en coördinatie van het secretariaat en de Belgische contingenttent in het gastland.
  • Communicatie  :
    • Coördinatie/organisatie van de communicatie naar de deelnemers en hun ouders
      • Beheer van de website/Facebook/Instagram van het contingent
      • Versturen van de nieuwsbrief naar de leden
      • Souvenir van de Jamboree, boek/DVD
    • Coördinatie/organisatie van de communicatie naar de pers en de externe relaties
      • Pers, Facebook, Instagram en andere
      • Contact met de Belgische ambassadeur in het gastland
      • Contact met de Belgische koninklijke familie
    • Coördinatie/organisatie van de communicatie naar de vijf associaties:
      • Opstellen van artikels voor de media van de verschillende GSB-associaties
  • Image (logo’s, badges, dassen,…)

Beschikbaarheid

  • Je kan voldoende tijd vrijmaken. Reken op evenveel tijd als wanneer je takleiding en groepsleiding tegelijkertijd zou zijn, maar met een nog grotere verantwoordelijkheid.
  • Minstens één coördinatievergadering per maand (‘s avonds) tijdens de opstartperiode + de tijd om deze vergaderingen voor te bereiden.
  • Reken op verschillende werkvergaderingen per maand (en soms meer) gedurende de 6 maanden voor de Moot. De laatste twee maanden wordt dit nog intensiever.
  • Dagelijkse opvolging van mails.
  • Je hebt voldoende tijd om thuis je eigen taken als CMT uit te voeren.

Eigen bijdrage

Als CMT betaal je in principe dezelfde deelnameprijs als de deelnemers.

Hoe lid worden van het CMT?

Neem contact op met de Internationale Commissarissen voor 1 december 2023: ic@scoutsengidsenvlaanderen.be.

Alle applicaties moeten via de internationale commissarissen verlopen. Elke associatie analyseert de ontvangen sollicitatie. De kandidaturen worden gevalideerd en elke associatie kan maximaal twee leden ter beschikking stellen voor het CMT.

Bij het oprichten van het CMT wordt er binnen het CMT een « Head Of Contingent », kortweg HOC, gekozen. Deze persoon heeft als missie het CMT te coördineren.

Afhankelijk van de voortgang van het project en in overleg met de IC’s kan de omvang van het CMT worden herzien.