HOW TO jaarplanning?
De kalender die bij de nieuwe Over & Weer zit, is het ideale hulpmiddel om je jaar te plannen. Maak strookjes (of gebruik van die chique langwerpige post-its) om al je jaarlijkse activiteiten en evenementen op je kalender te plakken.
TEKST: Roosje Raeymaekers
- Activiteiten die vasthangen aan een bepaalde datum (ligt de zaal van je eetfestijn al vast?) plak je eerst. Iedereen nog akkoord? Of zie je mogelijke risico’s, zoals examens, vakantieperiodes (misschien een studiereis van leden of leiding?), grote evenementen van andere scoutsgroepen in je district …?
- Voeg de activiteiten die je met de hele groep samen doet toe. Probeer de activiteiten waar je een groot engagement van je leiding verwacht zoveel mogelijk te spreiden. Komen de activiteiten niet te snel achter elkaar? Is er voldoende ademruimte voor leiding die beide activiteiten mee organiseert? Is iedereen akkoord? Laat leiding op hoogte gaan staan als ze akkoord zijn en laag bij de grond als ze het minder zien zitten. Geef leiding die laag bij de grond zit het woord en luister naar hun bezorgdheden. Twee activiteiten wisselen of eentje verplaatsen kan al een wereld van verschil maken.
- Staan alle gezamenlijke activiteiten in de kalender en kan iedereen zich erin vinden? Zet je dan samen per tak en bekijk wanneer je op weekend wil gaan of wanneer je andere grote activiteiten zal inplannen. Hou daarbij rekening met de gemeenschappelijke jaarplanning die jullie net hebben opgesteld.
- Kom weer samen met de hele groepsraad om de takactiviteiten toe te voegen en check of je niet in de problemen komt qua gedeeld materiaal zoals tenten of lokalen.
TIP: communiceer de data van bijvoorbeeld je kasacties en eetfestijnen naar andere groepen in je district zodat je niet al te veel in elkaars vaarwater komt. En zodat je naar elkaars activiteiten kan gaan, uiteraard #bonding
De lijst van jaarlijkse activiteiten een keer onder de loep nemen?
- Schrijf de lijst van evenementen op een grote flap.
- Gebruik gekleurde bolletjesstickers (of verschillende kleuren stiften) om alle activiteiten een score te geven. Zo mag iedereen bijvoorbeeld één rode bol kleven (of kleuren) bij een activiteit die weinig meerwaarde heeft volgens hen, dan drie groene bij activiteiten die zeker moeten blijven. Of bijvoorbeeld twee blauwe bij activiteiten die wel fijn zijn, maar waar de werklast misschien niet opweegt tegen de meerwaarde.
- Start zo de discussie rond het behouden of schrappen van bepaalde activiteiten. Door de bolletjes te kleuren, krijg je niet enkel de mening van de grote horen.