Financiën beheren

leiding vergaderend aan een klaptafel

Centen tellen is niet noodzakelijk de taak van de groepsleid(st)er. Ook iemand uit de leidingsploeg kan de groepskas bijhouden. De zogenaamde Financieel Verantwoordelijke in de Groepsadministratie. Maar hoe begin je daar nu aan?  

Goede afspraken maken goede vrienden

Maak goede afspraken over wie welke uitgaven mag doen en zet ze op papier. 

  • Welke onkosten mag de financieel verantwoordelijke doen zonder te overleggen met de groepsraad? Je kan hier eventueel een geldbedrag op plakken (bedragen hoger dan 50 euro)?
  • Welke onkosten worden terugbetaald en welke niet?
  • Wie krijgt een kilometervergoeding? Voor welke verplaatsing krijg je kilometervergoeding? Hoeveel bedraagt die?
  • Wie betaalt wanneer en hoeveel voor zijn drankverbruik?
  • Hoeveel betaalt leiding die meegaat op kamp?

Betaal uitgaven enkel terug wanneer je er een bewijs van hebt, bijvoorbeeld een rekening. Zo kan de kasverantwoordelijke elke uitgave bewijzen. En ontstaan er geen discussies over de uitgaven.

Begroting

Stel een begroting op. Dat is een opsomming van alle geschatte inkomsten en uitgaven. Ook voor (grote) evenementen is het nuttig om een deelbegroting op te maken.

Waarom zou ik een begroting opstellen?

Simpel, zo zorg je ervoor dat je niet te veel of te weinig uitgeeft in een scoutsjaar. Wanneer je geld uitgeeft, kan je het in de begroting zien of dat een goed idee is.

Je leert ook bij door de afrekening op het einde van het jaar te vergelijken met de begroting. Wat kunnen jullie beter? Waar zijn jullie al een kei in?

Hoe doe je dat dan?

Maak een schatting op basis van je gezond verstand. Baseer je op de uitgaven inkomsten van de voorbije jaren. Bekijk ook de evaluaties van de activiteiten van de voorbije jaren. Vraag offertes aan voor moeilijk in te schatten grote uitgaven. Bouw een marge in: schat je uitgaven 5 % hoger in en je inkomsten 5 % lager. Gebruik hiervoor hetzelfde sjabloon als je kasboek.

Kasboek 

Stel een kasboek op om een overzicht te krijgen op de financiën van de groep. Scouts en Gidsen Vlaanderen maakte dit voorbeeldkasboek

Tips en tricks voor een duidelijk kasboek:

  • Noteer altijd de inkomsten en uitgaven apart in het kasboek.
  • Noteer de verrichtingen apart in het kasboek voor de zicht-, spaarrekening en de kassa met het cashgeld.
  • Hou ook de bewijsstukken apart en bewaar ze in een kaft.
  • Noteer ook altijd de transactie tussen verschillende rekeningen met de vermelding ‘overdracht’.
  • Controleer regelmatig je cash met je kasboek

Financieel verslag

Een financieel verslag is de ideale manier om de leiding op de hoogte te brengen van de financiële situatie van je groep. Je geeft hen meteen ook de kans om hierover vragen te stellen.

Een financieel verslag vermeldt hoeveel geld er  is, zowel cashgeld als geld op de zicht- en spaarrekening. Leiding krijgt meteen zicht op de inkomsten en uitgaven van de laatste maanden. En hoeveel de financiële activiteit heeft opgeleverd. Zo kunnen ze beslissen over grote uitgaven in de (nabije) toekomst.

Geef een maandelijks overzicht op de groepsraad: dat is voor de financieel verantwoordelijke een regelmatige deadline om in orde te zijn met de financiën.