Een begroting loopt van januari tot december. Da’s dus niet volgens een normaal scoutsjaar. Dat moet van de wet helaas. Niet alles in ons land is afgestemd op Scouting, raar!

Hier alvast een stappenplan voor ploegverantwoordelijken. Hoewel geschreven voor ploegen, dient dit plan evengoed voor gouwen.

Stap 1: maak een planning van het jaar

Maak een schema met alles wat je plant te doen vanaf december.

vergaderingen

  • ploegvergaderingen
  • vergaderingen voor specifieke activiteiten
  • ...

activiteiten

  • weekends
  • projecten
  • drukwerk / uitgave
  • éénmalige activiteiten (zoals een feestje)
  • ...

Stap 2: Denk na waarin je wil investeren

Wil je nieuw materiaal aankopen of investeren in iets speciaals? Maak hier ook een overzicht van.

Stap 3: bereken hoeveel budget je nodig hebt

Voor jaarlijkse evenementen of uitgaven kan je kijken wat de kost het afgelopen jaar was.

  • Vermeerder de kosten als er extraatjes nodig zijn
  • Verminder als je minder plant te doen of kopen

Tip voor de begroting: we sturen jaarlijks bij de opmaak van de begroting het resultaat van je vorige boekjaar. Een grondige analyse hiervan helpt je om een correctere begroting in te dienen.

Stap 4: Groepeer de kosten per kostensoort:

Je geeft niet al die vermoedelijke kosten afzonderlijk in, maar groepeert ze per kostensoort.

Stap 5: bepaal de inkomsten

Maak een realistische schatting van je inkomsten. Het gaat hier bijvoorbeeld om:

  • Deelnemersbijdragen aan weekendjes en vormingen
  • Verkoopprijs drukwerken en publicaties
  • Inkomsten drank en eten
  • Inkomsten truien
  • ...

Stap 6: de verantwoordingsnota

De motivatie van jouw begroting schrijf je neer in de verantwoordingsnota. Hier geef je uitleg bij de cijfers zodat de lezers ze correct interpreteren.

Tips:

  • Bekijk de analytische grootboeken steeds grondig. Ze geven je een zicht op de reeds werkelijk geboekte kosten en zijn dus een hulpmiddel voor je begroting. Je kan bij de dienst boekhouding ook het volledige grootboek over het vorige boekjaar opvragen.
  • Kosten en opbrengsten mogen niet van elkaar afgetrokken worden. Je noteert het totale bedrag van zowel kosten als opbrengsten afzonderlijk.
  • Personeelskosten en afschrijvingen moet je zelf niet invullen, hier zorgt het Nationaal Secretariaat voor.
  • Er is geen overdracht van een vorig jaar of naar een volgend jaar: een overschot of een tekort kan je niet in de begroting opnemen.
  • De begroting slaat op het kalenderjaar en maak je dus niet per werkjaar.
  • Vergelijk je begroting met die van de vorige jaren, maar neem ze niet klakkeloos over. Wees steeds kritisch en pas aan waar nodig.
  • Geef een motivatie per kostenplaats, zeker bij éénmalige of uitzonderlijke uitgaven. Hoe meer info we krijgen, hoe beter.

OPGELET: de dienst boekhouding werkt volop aan nieuwe begrotingsregels. Van zodra deze bekend zijn, zullen we hier de nodige communicatie over doen.

Ben je geholpen met deze info?