Onkosten

grote braadslee met cocktails in

Welke onkosten worden terugbetaald? En hoe dien je jouw onkosten in?

Ik wil onkosten indienen

Heb je kosten gemaakt voor je ploeg? Alle onkosten (zowel vervoersonkosten als algemene werkingsonkosten) dien je in via de nieuwe onkostentool.

Belangrijk

  • Hou je rekeningen bij.
  • Kijk je gegevens (e-mailadres, bankrekeningnummer) in de groepsadministratie na.

Stap voor stap

  • Log in op de onkostentool met je groepsadministratie-account.
  • Kies bij Terugvorderingen voor welke entiteit je onkosten indient: nationaal secretariaat, Hopper Jeugdverblijven of Hopper Winkel.
  • Selecteer Nieuw.
  • Kies een entiteit (kostenplaats). De begrotingsverantwoordelijke wordt automatisch ingevuld. Dit zijn nieuwe begrotingslijnen, want er is een nieuwe manier van begroten.
  • Klik op bewaren en dan verzenden. Je onkosten werden correct ingediend als je hiervan een bevestigingsmail ontvangt.
  • Dien je onkosten per entiteit (kostenplaats) in. Bij elke nieuwe entiteit ga je terug naar Nieuw.

Meer weten?

Waar vind ik een overzicht van mijn onkosten? Hoe kan ik een bijlage toevoegen? Lees de uitgebreide handleiding ('t is met prentjes).
Toch vastgelopen? Stuur een mailtje naar onze IT-medewerkers.

Welke kosten worden terugbetaald?

Als vrijwilliger maak je al eens kosten. Natuurlijk betaalt Scouts en Gidsen Vlaanderen onkosten terug. Elke ploeg, gouw of dienst maakt hiervoor een begroting op: een raming van wat ze elk jaar gaan uitgeven.

Onder deze kosten vallen:

  • Verblijf- en vergaderkosten (vergaderzaal, eten voor vergadering…)
  • Materiaalkosten (aankoop, huur…)
  • Communicatie en publicaties
  • Vervoersonkosten
  • Andere (voor als er iets nergens onder valt, maar wel in aanmerking komt voor terugbetaling)

Wordt alles dan zomaar terugbetaald?

Er zijn afspraken en regels voor onkosten voor nationale vergaderingen of ploegen. Gouwen en districten stellen een eigen onkostenbeleid op. We vragen om bewust om te springen met de kosten die je maakt. Wees spaarzaam, maar niet gierig. 

Er zijn enkele prijsafspraken en regels over de maximumkost van bepaalde activiteiten.  Dit overzicht wordt jaarlijks gereviseerd door de beheerscommissie.

Hoe verloopt de terugbetaling?

De begrotingsverantwoordelijke keurt je aanvraag goed of af. Na goedkeuring betaalt het nationaal secretariaat je onkosten terug.

Meestal is de begrotingsverantwoordelijke je ploegverantwoordelijke of de betrokken staffer.

Onkosten van districten worden goedgekeurd door de gouwbeheerder, tenzij je gouw hier andere afspraken over maakte.

Een terugbetaling duurt ongeveer 10 dagen tot 3 weken. Afhankelijk van de goedkeuring.

Ben je geholpen met deze info?