De voorbereiding van een groepsleidingsverkiezing

Leiding danst de jaarlieddans op een podium

Wat is jouw taak als districtscommissaris (DC) bij een groepsleidingsverkiezing? Volg dit stappenplan.

Hoe bereid je je als DC voor op een groepsleidingsverkiezing?

Voor de verkiezing zit je best eens samen met de kandidaten. Tijdens dit voorbereidend gesprek maken jullie alvast kennis, en vertel je meer over de taken van een groepsleiding en het verloop van de verkiezing zelf.

Een groep die kiest democratisch voor zijn trekkers. Een kwalitatieve verkiezing omvat ook niet enkel een stemming voor een persoon, maar het is ook een moment voor de groep om hun koers te bepalen. Laat het dus ook een moment zijn om aan beide kanten (groepsleiding en leiding) de verwachtingen en doelen te toetsen.

Stap 1: taken van groepsleiding overlopen

Wat zijn dan exact de taken van groepsleiding? In de Spelregels van Scouts en Gidsen Vlaanderen wordt de functie als volgt omschreven: groepsleiding is eindverantwoordelijke voor het spel van scouting in de groep. Voor de verkiezing overloop je de taken samen met de kandidaten.

De groepsleiding...

is de 'leiding van de leidingsploeg': ze coachen en begeleiden de leiding bij hun taken, hebben aandacht voor inspraak en betrokkenheid van elke leiding, en durven ook knopen door te hakken.

Groepsleiding zorgt voor een goede organisatie van de groep. Ze zijn verantwoordelijk voor het papierwerk en de financiën, dat er voldoende en degelijke lokalen en materiaal aanwezig is en dat de groepsraad regelmatig (goed voorbereid) plaatsvindt.

Ze staan ook in voor een goede sfeer in de groep. Dat doen ze onder andere door de goede relaties tussen de verschillende takken en leiding te bewaken en door te zorgen voor een evenwichtige verdeling van taken en werkdruk onder de leiding.

De groepsleiding is de sleutelfiguur in de doorstroom van informatie, zowel binnen als buiten de groep. Ze staan in (of delegeren) onder andere het contact met ouders, groepscomité, vzw, districtsploeg, jeugdraad, parochie …

Ze waken ook over het kwaliteitsniveau van de groep: de inhoudelijke werking in het oog houden, zelf het goede voorbeeld geven, de leiding aansporen om vorming te volgen, boeiende groepsraden organiseren...

Ook vertegenwoordigt de groepsleiding de groep op districtsniveau, onder andere op de districtsraad.

Groepsleiding is niet alleen verantwoordelijk voor de groep. Ze kunnen taken delegeren naar de leiding, ondersteuning vragen aan het groepscomité, beroep doen op materiaalmeesters, iemand voor de financiën en de ledenadministratie aanduiden, enzovoort. Het goed functioneren van een groep is namelijk de verantwoordelijkheid van de héle leidingsploeg, en niet alleen van de groepsleiding.

Bovenstaand takenpakket kan je doornemen met de voltallige groepsraad op de verkiezing. Hoe zien zij de taakverdeling onderling? Wat willen ze graag uitbesteden naar de leiding?

Het is belangrijk dat kandidaten een realistisch beeld hebben van hun toekomstig takenpakket en van de manieren waarop ze ondersteund kunnen worden.

Geef tijdens jullie voorbereidend gesprek aan dat jij er als DC voor hen zal zijn bij vragen of problemen. In ruil verwacht je van hen dat zij ervoor zorgen dat ze hun groep vertegenwoordigen op de districtsraad.

Stap 2: plan en missie opstellen

Nu kandidaten voldoende geïnformeerd zijn, kunnen ze hun plan en missie neerschrijven. Enkele hulpvragen die daarbij van pas komen:

  • Waarvoor wil je gaan als groepsleiding?
  • Waar wil je staan op ’t einde van je termijn?
  • Welke aspecten wil je zeker aandacht aan geven (groepssfeer, ledengroei, kwaliteit van de leidingsploeg …)
  • Wat verwacht je van je leidingsploeg?
  • Hoe wil je de leidingsploeg ondersteunen?

Stap 3: kwaliteiten en werkpunten in kaart brengen

Laat de kandidaten nadenken over hun kwaliteiten en werkpunten als groepsleiding. Ook hiervoor zijn er enkele hulpvragen:

  • Waar ga je nog aan werken?
  • Hoe kan de groep jou ondersteunen in je werkpunten?
  • Waar vullen jullie elkaar aan als groepsleidingsteam?
  • Wat denk je dat de groep van jou verwacht?
  • Welke vorming ben je bereid te volgen?
  • Welke groepsleidingstaken neem je zelf op en welke verdeel je over de groepsraad?

Vlak voor de verkiezing (een uurtje) spreek je met hen af om het verloop en de regels van de verkiezing uit te leggen.  Zo komen kandidaten en stemmers niet voor verrassingen te staan, en zijn ze al iets meer gerustgesteld. Een verkiezing kan behoorlijk zenuwslopend zijn. Bespreek zeker ook de mogelijkheid van een ongeldige of negatieve stemming.


Hulp bij voorbereiden?

Basiswerk over groepsleiding zijn

De spelregels en statuten van Scouts en Gidsen Vlaanderen

Het vormingsaanbod

Kiesmethodieken

Belangrijker dan het stemmoment, is wat je ervoor met de groepsraad doet. Hoe stellen de kandidaten zich voor? Welke manier van vragen stellen gebruik je? Welke vragen stel je zelf als DC?


Hier een mogelijk stappenplan: 

  1. De groepsraad voorbereiden op een verkiezing 
    • Om de groep voor te bereiden kan je een leidingsploeg…
      • in groepjes opdelen en laten opsommen wat ze willen waar groepsleiding op inzet;
      • laten nadenken over de ideale groepsleiding en welke competenties hier belangrijk voor zijn;
      • een maand eerder, groep onder de loep, laten invullen en bespreken. Zo wordt 't voor de groep en hun toekomstige groepsleiding duidelijk waar er aan gewerkt moet worden.
  2. De districtscommissaris stelt het takenpakket voor groepsleiding voor (zie kader hierboven of de publicatie Ingroepsleiding).
  3. De opkomende groepsleiding(sploegen) stellen zichzelf voor.
    • Welke verdeling maakt de ploeg? (groepsleiding of groepsploeg, met of zonder adjuncten of assistenten)
    • Hoe verdelen ze het takenpakket? (wie doet wat binnen de ploeg?)
    • Voor welke termijn zullen ze tekenen? (maximum 3 jaar)
    • Wat willen verbeteren of realiseren binnen de termijn?
    • Welke vormingen gaan ze volgen?
    • Wat zijn sterke en zwakke punten van de groep in hun ogen en hoe gaan ze daar mee om?

Vragen die je als DC kan stellen:

  • Hoe wil je de groepsraad leiden?
  • Hoe zie je het engagement van de leidingsploeg?
  • Hoe wil je een goed contact hebben met ouders, vzw, gemeente, het district en/of gouw?
  • Hoe wil je de vorming voor leiding realiseren en stimuleren?
  • Wat verwacht je van de samenwerking met het district? 
  • Hoe wil je een gezond financieel beleid realiseren?
  • Hoe wil je de goede sfeer tussen de takken behouden of optimaliseren?

Op naar de volgende stap

Ben je geholpen met deze info?