Wat moet je als scoutsgroep doen?

scouts zitten op de bosgrond, ze lijken een heuse vergadering te houden in het bos.

Sinds 2018 moet je als scoutsgroep voldoen aan de GDPR-wetgeving. Hier vind je een overzicht wat je moet doen en hoe je alles in orde brengt

1. Informeren

Informeer leden, leiding, ouders en sympathisanten over hoe je met hun gegevens omgaat. Je maakt hiervoor gebruik van het privacybeleid. Dat wordt hieronder verder uitgelegd.

2. Documenteren 

De privacywetgeving legt twee verplichte documenten op: 

  • Het verwerkingsregister is een intern document. Het is een overzicht van alle soorten gegevens die jullie hebben en hoe die gebruikt worden. Je kan hiervoor gebruikmaken van onze vragenlijst en ingevulde template.
  • Het privacybeleid is gebaseerd op het verwerkingsregister en gebruik je om te communiceren over hoe jullie omgaan met persoonsgegevens. Hiervoor hebben we ook een template ter beschikking. Dit privacybeleid publiceer je op de groepswebsite en hou je best ook bij je tijdens de inschrijvingen. Je hoeft ouders het beleid niet te laten ondertekenen 'voor akkoord'.

Documenten die persoonsgegevens bevatten, moet je updaten met een verwijzing naar het privacybeleid:

  • Aangepaste individuele steekkaart - Een nieuwe versie is op komst, maar de gestelde vragen blijven ongeveer hetzelfde. De wijzigingen gaan over een verduidelijking over het gebruik van de gegevens en een verwijzing naar het privacybeleid.

3. Beveiligen

Gegevensbescherming doe je op verschillende vlakken. Alvast enkele tips om veilig om te gaan met gegevens van je leden:

  • Laat geen ledenlijsten of individuele steekkaarten rondslingeren in het lokaal.
  • Gebruik zo veel mogelijk de Groepsadministratie om je leden en ouders te informeren.
  • Gebruik je toch je eigen mailprogramma? Zet de gebruikte mailadressen dan in bcc.
  • Zet je foto's op internet? Lees zeker onze tips over foto's veilig publiceren.
  • Geef nooit de gegevens van je leden of hun ouders door.
  • Verkoop nooit de gegevens van je leden of hun ouders.
  • Zijn de toegangsrechten van je website en online tools actueel? Oud-leiding moet geen toegang meer hebben tot deze bestanden.
  • Maak afspraken met leiding die stopt. Persoonsgegevens op de eigen laptop of in een kaft moeten vernietigd worden.