Communicatiejaarplan

Gebruik dit plan als leidraad om jullie eigen communicatiekalender op te maken. Pas ze aan jullie groepsstijl en aan de communicatiemiddelen die passen bij je groep.  

Algemene communicatietips 

• Herhaling werkt: deel belangrijke boodschappen (bv. inschrijvingen) meer dan één keer en op verschillende kanalen.  

• Wees persoonlijk: aanspreken op naam of tak maakt communicatie sterker. 

• Duidelijke kanalen: geef aan waar info te vinden is (website, WhatsAppgroep, nieuwsbrief, wie kunnen ze aanspreken, ...) 

• Hou het kort en bondig. Mensen worden overspoeld met informatie en zien soms door het bos de bomen niet meer. 

• Maak afspraken over wat je communiceert als leiding en wat als groepsleiding.  

• Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van wat er gecommuniceerd wordt. 

In ’t kort: wat communiceer je wanneer? 

September

• Groepswerking  

  • Info over je scoutsgroep en tak 

  • Jaarthema 

  • Info over weekends, herfst-/winter-/paaskampen 

  • Paskoffer uniform 

  • Helpende handen (oudercomité, stamwerking) 

• Beheer 

  • Attesten ziekenfonds 

  • Individuele steekkaarten 

  • Groepsadministratie: contactgegevens aanpassen en controleren

  • Fiscale attesten  

• Kwaliteit 

  • Afspraken, beleid, informatie over thema’s als integriteit, mentaal, welzijn, alcohol … 

  • Waar/bij wie kan je voor wat terecht? Welk ondersteuningsmateriaal bestaat er? 

  • Wat doe je op de scouts? 

• Diversiteit en inclusie 

  • Scouting op maat 

• Ledenwerving 

  • Meertalige flyers 

• Zingeving 

  • Tradities  

Meer info | september

Oktober 

• Activiteiten 

  • Dag van de Jeugdbeweging 

  • Reclame voor Akabeconvent 

  • Gouw- en districtsactiviteiten 

• Diversiteit en inclusie 

  • Fonds op maat voor weekends 

• Kamp 

  • Inschrijven herfst-/winterkamp + individuele steekkaart 

  • (herfst-/winter)kamp en weekends: verzekeringen aanvragen  

Meer info | oktober

November 

• Groepswerking 

  • Speciale planning in december en januari (examens van leiding en vakantie) 

  • Sinterklaas (+ aanpak) 

• Kamp  

  • ULDK: tenten aanvragen  

Meer info | november

December 

• Groepswerking 

  • Kampdata 

• Beheer 

  • Lokalen  

Meer info | december

Januari 

• Kwaliteit 

  • Nieuwjaarsbrief voor ouders 

Meer info | januari

Februari 

• Groepswerking 

  • Info i.v.m. weekends 

• Kamp

  • Buitenlandse kampkeuring

Meer info | februari

Maart 

• Kamp 

  • Kampregistratie 

• Activiteiten 

  • Week van de Vrijwilliger 

• Diversiteit en inclusie 

  • Open Kamp 

Meer info | maart

April 

• Kamp 

  • Kampkeuring 

• Activiteiten 

  • Herfstontmoeting 

Meer info | april

Mei 

• Groepswerking 

  • Speciale planning in juni (examens van leiding) 

• Kamp 

  • Infoavond kamp of huisbezoek, kampbrochure, inschrijvingen kamp

Meer info | mei

Juni 

• Kwaliteit 

  • Herhaling/aanpassing van gemaakte afspraken

Meer info | juni

Juli-augustus  

• Groepswerking 

  • Inschrijvingen volgend scoutsjaar 

  • Leiding voorstellen 

  • Nieuwe leiding 

• Ledenwerving 

  • Kamp in beeld 

  • Ledenwervingscampagnes  

• Activiteiten 

  • Deadline inschrijvingen HO (ook voor jins) 

Meer info | juli-augustus

Doorheen het jaar 

• Kwaliteit 

  • Thema’s en activiteiten in de kijker 

  • Nieuwsbrieven Scouts en Gidsen Vlaanderen in de kijker  

  • Terugkoppeling districtsraad op groepsraad  

• Vorming 

  • Communicatie vorming 

Meer info | doorheen het jaar