Tenten huren

ULDK tenten reserveren!

Tenten aanvragen bij de ULDK kan je voor de zomerperiode tussen 6 januari en 19 februari vooraf aan de zomer. Daarvoor moet je eerst geregistreerd zijn bij het Verenigingsloket. Dat kan je van tevoren al in orde brengen.

Ook buiten de zomerperiode kan je tenten aanvragen, zoals voor een weekend of evenement. Daarvoor moet je minstens 10 dagen vooraf een aanvraag hebben ingediend via dezelfde weg. 

Wat heb je nodig voor je begint?

• Rijksregisternummer, naam, voornaam, e-mail en telefoonnummer van de persoon die namens je groep tenten gaat aanvragen.
• Rijksregisternummer, naam en adres van een tweede vertegenwoordiger van je groep, als back-upcontact.

Aanmelden bij het Verenigingsloket:

1. Ga naar het Verenigingsloket van Digitaal Vlaanderen.
2. Meld je aan met ItsMe of eID. Heb jij vorig jaar tenten aangevraagd? Dan is je account normaal gezien al gekoppeld aan je groep. Dan kan je in naam van je groep aanmelden.
3. Als er nog geen groep aan je account is gekoppeld, dan moet je nog enkele stappen ondernemen

Nog geen groep gekoppeld aan jouw ItsMe of eID?

1 - Bestaande Groep Vertegenwoordigen:

• Als je de gegevens van je groep hebt ingevoerd, kan het zijn dat je groep al bestaat. Dat komt omdat ULDK je gegevens heeft bewaard.
• Als de groep al bestaat, maar iemand anders reserveerde de tenten, kan je vragen om vertegenwoordiger van je groep te worden.
  Dit doe je
  • door dit te vragen aan de personen die al vertegenwoordiger zijn van jullie groep in het verenigingsloket.
  • via het profiel van je groep op het verenigingsloket, onderaan de pagina, een aanvraag indienen

2 - Goedkeuring en Vervolg:

• Na goedkeuring kan je als vertegenwoordiger van de groep verdergaan.
• Als je groep nog niet in het systeem stond, dan maak je een nieuwe groep aan.

De aanvraag bij de ULDK

Tenten aanvragen bij de Uitleendienst doe je via de website van de ULDK.

Je kan tussen 5 januari en 19 februari  een aanvraag doen voor de volgende zomer. Het maakt niet uit wanneer je je aanvraag doet binnen die periode – ’t is niet meer om ter eerst, oef! Alle beschikbare tenten worden verdeeld onder de aanvragen.

Na je het formulier hebt ingevuld, krijg je snel een bevestigingsmailtje. Let op, dit betekent nog niet dat jullie alle tenten krijgen die jullie aangevraagd hebben. Het toezeggingsformulier krijg je in maart. Daarop staat hoeveel tenten jullie krijgen en de datum en het adres waar jullie ze moeten afhalen en inleveren.

Dit heb je nodig:

• Je account gekoppeld aan je vereniging (zie verenigingsportaal)
• ItsMe of eID van de vertegenwoordiger van je groep
• Kamplocatie (nog niet verplicht)
• Aantal tenten dat je wenst
• Schatting aantal leden en leiding dat mee op kamp gaat

Tips voor het uitlenen van je tenten:

• Het volledige reglement vind je op de website van de ULDK.
• Je kan maximum 16 aaneensluitende dagen tenten ontlenen tijdens de zomer.
• Wil je samen afhalen en/of inleveren met een andere vereniging: geef dan duidelijk de V-code van die vereniging door in het daartoe voorziene veld bij het indienen van de aanvraag.  Dit is de enige manier om samen te kunnen afhalen/inleveren
• Hoeveel tenten jullie krijgen, is gebaseerd op jullie ledenaantal. Scouts en Gidsen Vlaanderen bezorgt de ledenlijsten jaarlijks aan de ULDK.
• Je hoeft je niet te haasten, iedereen krijgt tenten ongeacht wanneer ze hun aanvraag hebben ingediend. Zolang je tussen 5 januari en 19 februari hebt aangevraagd, zal je tenten krijgen.
• Wil je de kans op tenten vergroten? Plan dan je kamp buiten de periode 15 juli tot 1 augustus. En vraag patrouilletenten aan in plaats van seniortenten.
• Vraag niet meer tenten aan dan je effectief nodig hebt. Het ULDK controleert het tentenaantal op basis van jullie ledenaantallen in de Groepsadministratie. Denk aan je medescouts en -gidsen.
• Het ULDK doet jaarlijks inspecties en schrijft boetes uit als ze vaststellen dat tenten niet gebruikt worden. Als je merkt dat je meer tenten kreeg dan je nodig hebt, kan je die tot 45 dagen vooraf kosteloos annuleren. Doe dat zeker.
• Gaat het om opeenvolgende kampen (meisjes en jongens of verschillende afdelingen/takken na elkaar op kamp op dezelfde locatie): voor elk apart kamp dient een correcte aanvraag te worden ingediend maar je kan de uitleendienst mailen met de vraag om de aanvragen samen te voegen tot één langer kamp.
• Je kan starten vanuit de aanvraag van het voorafgaande jaar om tijd te besparen, let wel op dat je alle gegevens waar nodig correct aanpast.