Ledenbeheer

Wat is ledenbeheer?

Het ledenbeheer is een onderdeel van de Groepsadministratie (GA). In het ledenbeheer geef je aan wie lid is van jouw lokale groep, ken je een lid een functie toe en beheer je hun gegevens. Scouts en Gidsen Vlaanderen factureert op basis van het ledenbeheer en neemt zo leden op in de nationale communicatie en de verzekeringspolis. 
BELANGRIJK. Scouts en Gidsen Vlaanderen gebruikt enkel de tools van de Groepsadministratie. Die hebben we in eigen beheer. Gebruik je met je groep een andere tool (bv Stamhoofd) dan moet je ervoor zorgen dat jouw leden ook in de GA gekend zijn. Kijk dat na in die externe tool! 
Enkel leden gekend in de GA zijn verzekerd. 

Wie kan lid worden?

Lid worden kan:

• vanaf het jaar dat iemand 6 jaar wordt.
• wanneer iemand in het eerste jaar van het lager onderwijs zit.

Is aan één van deze voorwaarden voldaan? Dan kan je die persoon inschrijven via de Groepsadministratie en zo dus lid maken van Scouts en Gidsen Vlaanderen. 
 

(Tak)leiding worden kan vanaf het jaar dat iemand 18 jaar wordt. Iemand is 17 jaar en wil leiding worden? Dan krijgt die tot de leeftijd van 18 jaar de functie adjunct-takleiding in de Groepsadministratie. 
Wil iemand jonger dan 17 jaar leiding worden? Dat kan enkel in speciaal gemotiveerde gevallen en pas na goedkeuring door de verbondscommissaris (VC). Om zo'n uitzondering te bekomen schrijft de groepsraad van de lokale groep een motivatiebrief aan de VC. 
Die mail je naar groepsadmin@scoutsengidsenvlaanderen.be

TIP: Gebruik onze inschrijfmodule op de site van jouw groep. Zo worden gegevens van een nieuw lid ineens op de juiste manier ingevuld.

Hoeveel bedraagt het lidgeld?

Het actuele bedrag van het lidgeld bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vind je op de pagina lidgeld.

Hoe weet je of je lid bent?

Je bent lid van Scouts en Gidsen Vlaanderen wanneer je een lidkaart hebt gekregen. De lidkaart vind je in de mailbox van het e-mailadres waarmee je je inschrijving deed. Wanneer de VGA bij de start van het scoutsjaar de groep verbeterd heeft, vertrekken de mails met lidkaarten. Elk lid is ook automatisch ingeschreven op alle nationale communicatie en zendingen. 
 

Hoe verloopt ledenbeheer tijdens een scoutsjaar?

Het ledenbeheer volgt het ritme van het scoutsjaar. Van september tot augustus dus.

De voorbereiding naar een nieuw scoutsjaar start in augustus. De VGA sluit het huidige scoutsjaar af met het “trekken van een ledenlijst”. Die lijst van afgelopen werkjaar heb je vaak nog nodig voor lokale subsidies. 

Half augustus doet Scouts en Gidsen Vlaanderen in de GA de nationale overgang. 
Alle aangesloten leden schuiven een jaartje op en gaan eventueel over naar een volgende tak. Je zal zien dat de meeste leden aangepast werden. Enkel JINS die in leiding komen moet je nog overzetten naar de leidingsgroep. 
Na de nationale overgang kan je starten met aanpassen en/of inschrijven van leden en leiding.  

• Voor 1 september verbeter je de leiding van jouw groep. Staat alle leiding in hun nieuwe tak? Vink dan het juiste vinkje aan in de groepsinstellingen.
• Voor 15 oktober verbeter je alle leden. Vink na die verbetering weer het juiste vinkje aan in de groepsinstellingen. 

Goed om weten: Deze twee deadlines willen niet zeggen dat alle leden al ingeschreven moeten zijn. 
Ze betekenen enkel dat de leden die via ledenbeheer in de GA staan correct zijn ingevuld. Op basis van deze 2 verbetermomenten stuurt Scouts en Gidsen Vlaanderen de eerste betalingsfacturen voor lidgeld. 

Facturen en creditnota's

• Tot jij de vinkjes "verbeterd" aan hebt gezet in ledenbeheer gebeurt er niets.
• Staan jouw vinkjes aan (leiding verbeterd 1/9 en leden verbeterd 15/10), dan volgen er facturen. Eerst voor ingeschreven leiding, daarna voor de leden. Ook na deze eerste facturen kan je nog inschrijvingen doen. Je ontvangt dan telkens een nieuwe factuur.
• Twijfel je op 15 oktober of een lid wel zal blijven komen? Schrijf die dan nog niet in en wacht nog even tot je zeker bent.  
• Maakte je een foutje in het ledenbeheer?  Geen probleem. Tot één maand na een facturatie kan je aanpassingen doen. Je ontvangt dan een creditnota bij een volgende facturatie. 
• Schrijf je in de loop van het scoutsjaar (na 15 oktober) nog iemand in? Dan heb je na de factuur opnieuw 30 dagen om aanpassingen te doen en een creditnota te ontvangen.  

Om organisatorische redenenvragen we om elke factuur te betalen en niet te wachten op een creditnota. 
 

Wat zijn "valkuilen" bij ledenbeheer?

In het ledenbeheer kan je binnen je groep eigen functies maken, ofwel de Groepseigen functies. Die functies zijn handig om in je groep te gebruiken voor bv. een groep oud-leiding, tussentakken,... . De groepseigen functies zijn niet verzekerd, ze betalen ook geen lidgeld. Wil je iemand met zo'n functie verzekeren? Dan moet je ze een basisfunctie van Scouts en Gidsen Vlaanderen toekennen. 

Sommige groepen beheren de ledengegevens op een extern platform. Zorg dan steeds voor een correcte doorstroming naar het ledenbeheer van scouts en gidsen. Enkel leden die terug terug te vinden zijn in de Groepsadministratie van Scouts en Gidsen Vlaanderen zijn correct ingeschreven en verzekerd.