E-facturatie (Peppol)

Wat is Peppol of e-facturatie?

Een e-factuur is geen pdf die je mailt, maar een gestructureerd digitaal bestand (XML). Dat bestand kan automatisch gelezen worden door boekhoudprogramma’s.

Het versturen gebeurt via Peppol, een internationaal en beveiligd netwerk waar boekhoud- en facturatiesoftware op aansluiten. Zo kunnen facturen automatisch verzonden en ontvangen worden.

Moet jouw groep e-facturen maken?

1. Is je groep een feitelijke vereniging?

Dan verandert er niets! Je hoeft geen e-facturen te maken of te ontvangen. Je administratie blijft gewoon zoals je die nu doet.

2. Is je groep een vzw of heeft je groep een vzw?

Vzw zonder btw-nummer
De meeste jeugdwerk‑vzw’s vallen onder Artikel 44 van het btw-wetboek, waardoor je vrijgesteld bent. Je hebt geen verplichting tot e-facturatie.

Vzw mét actief btw‑nummer
Dit komt bijna nooit voor bij scoutsgroepen, maar dan ben je vanaf 1 januari 2026 wél verplicht om e‑facturen te versturen en te ontvangen bij andere btw‑plichtige ondernemingen.

Wat als iemand e-facturatie vraagt, ook al ben je vrijgesteld?

Sommige organisaties (bijv. scholen, gemeenten) verwachten toch een e‑factuur. Dat kan je gratis opmaken via:

• Billit (gratis account) om te verzenden via Peppol
• het Mercuriusportaal van de overheid

Handig als je maar af en toe een e‑factuur moet versturen. 

Opgelet: Gebruik nooit het btw-nummer van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Je facturen zijn fout en zullen verloren gaan. 

Meer info?

Alle officiële informatie vind je op de website van de overheid over e‑facturering.