Gratis Google Drive voor vzw's

een leidster zit midden het bos voor een tent op haar laptop te werken

Sinds april 2015 krijgen alle Belgische non-profitverenigingen gratis toegang tot de (betalende) Googleproducten: de hele Google Apps Suite inclusief Gmail, Agenda & Google Drive. Die kost bedrijven tot 50 euro per jaar per gebruiker maar is gratis voor non-profitorganisaties en dus ook voor scoutsgroepen.

Met Google Drive krijgt elke gebruiker 30 GB aan opslag in de cloud die je ook makkelijk met elkaar kan delen. Het aantal gebruikers is ongelimiteerd. Lees meer.

Hoe ga je aan de slag?

  1. Zoek een digitale versie van je vzw-statuten. Je kan die zelf even inscannen als je ze hebt of online zoeken in de statuten die geregistreerd zijn in het Staatsblad. De site is wel niet erg gebruiksvriendelijk. 
  2. Schrijf je in bij SOCIALware met vermelding van je vzw-statuten. Google controleert dan of je in aanmerking komt voor het non-profit programma.
  3. Doe een aanvraag voor Google for non-profits. SOCIALware bekijkt bij welke grote bedrijven zoals Microsoft, Cisco, Adobe en Google jullie gratis of goedkoop hardware of software kunnen verkrijgen. Lokale scouts- en gidsengroepen die een vzw zijn, krijgen toegang tot de Googleproducten.
  4. Configureer je Google Organisatie. Als je aanvraag is goedgekeurd, krijg je van Google de nodige logins en stappen om aan de slag te gaan. Meestal begin je met je gebruikers aan te maken, elke gebruiker krijgt tot 30 GB aan opslagruimte. Leiding die een Gmailaccount heeft, kan uiteraard een tweede account aanmaken. En op Google Drive kan je ook vrij makkelijk tussen beide switchen.

Als je ervoor kiest om Gmail te gebruiken, kan je best de MX-records van je domeinnaam laten aanpassen zodat alle mail bij Gmail wordt afgeleverd. Contacteer hiervoor de organisatie waarbij jullie domeinnaam geregistreerd is.

Is dit ook mogelijk voor feitelijke of andere organisaties?

Nee, helaas moet je een vzw zijn. Google heeft dat als vereiste gesteld voor hun non-profitbeleid. Het is niet de moeite om enkel hiervoor een vzw op te richten.