Belcotax on Web via de Groepsadministratie

Welke info heb je nodig van je leden?

Vraag ouders/opvoedingsverantwoordelijken een aantal noodzakelijke gegevens van hun kind in te vullen in de Groepsadministratie. Ze kunnen zelf inloggen met het lidnummer:

• Rijksregisternummer van het lid.
• Bij wie het lid ten laste is (één ouder of co-ouderschap).
• Rijksregisternummer van de ouder(s)/opvoedingsverantwoordelijke(n) die fiscaal verantwoordelijk zijn.
• De handicapstatus van het lid, indien van toepassing.

Het rijksregisternummer is persoonlijke informatie. Daarom kan je als leiding dit nummer niet zien. Je kan enkel zien of de informatie al dan niet is aangevuld in de Groepsadministratie.

Hoe gebruik je de module in de Groepsadministratie?

1. Activiteit aanmaken: voeg via “+ Nieuwe Activiteit” een betalende activiteit toe. Vul de details van de activiteit in (datum, kostprijs ...).
2. Leden toevoegen: selecteer de deelnemende leden in de ledenlijst en koppel ze aan de juiste activiteit(en). Het is niet nodig om op dit punt naar de leeftijd van de leden te kijken, de groepsadministratie doet dat automatisch.
3. Aanpassingen maken: wijzig de deelnameprijs of -dagen indien nodig voor leden die bijvoorbeeld verminderd tarief hebben of een dagje later zijn gekomen.
4. Correcte administratie: controleer zorgvuldig, want attesten gelden enkel voor de echte aanwezigheid.

Let op: Activiteiten die over nieuwjaar lopen (in 2 kalenderjaren plaatsvinden) moeten als twee aparte activiteiten worden ingevoerd.

Tip: Enkel leiding met de functie (A)GRL of (A)VGA kunnen activiteiten aanmaken en bewerken in de Groepsadministratie. Als VGA kan je wel andere leiding functies toewijzen. Zo is het handig om één iemand van elke tak AVGA te maken. Zo kan elke tak hun eigen betalende activiteiten ingeven.

Hoe dien je de attesten in op Belcotax?

Als jeugdvereniging heb je geen ondernemingsnummer, maar dit heb je wel nodig voor Belcotax on web. Daarom vult één groepsleiding /(A)VGA dit aanvraagformulier in en verzendt dit naar belcotax@minfin.fed.be. Zo krijg je een pseudo-ondernemingsnummer.

Let op: Belcotax is enkel in de maand februari open, de deadline om de attesten in te dienen is 28 februari.

Meld je aan voor het correcte kalenderjaar.

• Meld je aan in eigen naam via eID kaartlezer of ItsMe.
• Eens ingelogd op Belcotax kies je tussen de opties aan de linkerkant onder het juiste jaar voor “Verzending bestand”.
• Kies de .zip map die jouw xml-file bevat om te uploaden naar Belcotax.
• Vul jouw mailadres in om de feedback over jouw indiening te ontvangen. Gebruik hetzelfde mailadres dat je invulde op het aanvraagformulier.
• Klik op “Verzenden” om de attesten in te dienen.

Een gedetailleerde uitleg over het digitaal fiscaal attest vind je in deze Handleiding Fiscaal Attest in de Groepsadministratie. Er is ook een presentatie-versie van de handleiding.

Hou de deelnemerslijsten van een kamp 10 jaar bij voor een mogelijke belastinginspectie. Dat is wettelijk verplicht.  Je kan dit makkelijk doen in de Activiteiten tool van de Groepsadministratie.