Hoe schrijf je zelf een memorandum?

Hoe maak je een memorandum?

Jeukt het om zelf ook zo'n memorandum te maken? Weet je perfect wat er schort in je gemeente, heb je ideeën en aanbevelingen om het beter te maken? Wil je het verschil maken? Dan is het een goed idee om je eigen memorandum te schrijven. Met je groep, of samen met verschillende groepen uit je gemeente, met hulp van je disctrictscommissaris ...

Sjabloontje graag!

Helaas hebben we geen kant-en-klaar memorandummetje voor elke groep. Of nee, niet helaas. Maar goed ook dat er geen sjabloon bestaat. Zo kan je alle vrijheid behouden om ervan te maken van voor jullie werkt en waar jullie energie van krijgen.

Wel hebben we een blanco versie. Zo ziet je memo er alvast goed uit. Aan jou om de inhoud te bepalen!

Let op! Een memorandum heeft het meest effect als hulpmiddel om een beleid te beïnvloeden. Met enkel een memorandum te schrijven, zal je zeer veel geluk moeten hebben dat het klakkeloos zal overgenomen worden door politici. Benader een memorandum dus als één van de tools in je arsenaal om te komen tot de gewenste doelen en resultaten, zeker niet als enige.

Stap voor stap: een stappenplan

1. Denk na over wie mee zal schrijven aan jullie aanbevelingen. Dit zal zeer groep gebonden zijn gaande van een districtscommissaris, de vzw van je groep, stadsondersteuner, jeugdconsulent, mensen van de jeugdraad of het jeugdhuis of gewoon je medeleiding.
2. Breng je noden in kaart. Wat zijn jullie noden en behoeften, wat gaat er niet goed of kan beter? Wat moet zeker nog versterkt worden? Of wat ontbreekt er voor je scoutsgroep, leiding of leden? Wat hebben jullie nog nodig om jullie werking te versterken of om de draagkracht van jullie groep te versterken en kopzorgen te ontlasten?
3. Hoe kan je stad/gemeente helpen? Probeer scherp te krijgen wat de rol is van de persoon/raad/entiteit die je aanschrijft. Wat kunnen zij voor jullie betekenen? Hoe kunnen zij jullie groep versterken, jullie bezorgdheden wegnemen, jullie problemen oplossen?
4. Wees kritisch. Je zal misschien in een inspiratiebom enorm veel pagina’s aan ideeën hebben. Maak een keuze, probeer dat een 4 à 5 tal concrete zaken te komen. Denk daarbij aan de haalbaarheid van de zaken die je voorstelt, en eventueel die zaken die meer impact op meer kinderen en jongeren hebben.
5. Speel met cijfers. Het helpt als je je ook kan staven met cijfers. Als iets zwart op wit gekend is, werkt dat sterker als een buikgevoel. Geef aan hoeveel leden je hebt, hoelang je bestaat, hoeveel leiding er is …
6. Wat is jullie rol? Of wat hebben jullie zelf te bieden? Geef aan wat jullie engagement hierin is, wat jullie sterktes zijn, op welke manier jullie een partner kunnen zijn in de gemaakte voorstellen om mee vorm te geven aan jullie wensen.
7. Zorg voor een sterke vorm(geving). Zorg dat je memorandum opvalt en inspireert. Zorg ook voor een sterke inleiding en slot.
8. Bepaal met wie je aan tafel wil zitten. Denk goed na aan wie je het memorandum wil bezorgen. Aan wie richt je het? Wie gaat het meeste kunnen betekenen in het verwezenlijken van de inhoud in uw tekst? Geef dit niet alleen af, maar vraag om samen rond tafel te zitten en de inhoud samen te overlopen. Kijk of je raakvlakken kan vinden of wat eventuele bezorgheden hierbij zijn, en kijk of je samen tot een conclusie kan komen. Contactgegevens van je lokale mandatarissen zijn normaal openbaar beschikbaar op de website van je gemeente(bestuur). Ook eventuele partijen zonder vertegenwoordiging zouden de contactgegevens niet al te moeilijk te vinden mogen zijn. Anders kan je steeds op zoek naar iemand die hen wel kent, via via te werk gaan.

Geen sjabloon, wel tips

Dus. Zoals we al zeiden: een memorandum is geen one size fits all, dus kunnen we jullie geen algemeen memorandum bieden. Om het goed te maken krijg je nog enkele bonustips:

• Zorg voor een blitse, flitsende titel en/of vorm(geving). Zo val je op tussen die stapel van vele memo’s die politici op hun bureau krijgen. Geen grafisch wonder? Download het blanco memo.
• Zorg dat je zeer goed weet wie jouw tekst zal lezen, wie de ontvanger is van al die ideeën (persoon, raad, team, …). Schrijf je boodschap specifiek voor hen.
• Start met je speerpunten of een samenvatting. Bijvoorbeeld: “wij willen dat de gemeente ons kampvervoer betaalt.”
• Benoem je visie op de huidige uitgangspunten, waarden, normen en principes. Bijvoorbeeld: “momenteel is het onbetaalbaar voor ons om het kampvervoer te regelen.”
• Zorg voor een analyse en aanbeveling per suggestie. Bijvoorbeeld: “kampvervoer kost ons per kamp en per persoon x-aantal euro en dus in totaal x-aantal euro voor een kamp van x-aantal personen. Als dat minder zou kosten hebben we x-aantal euro om x-te doen en x-te voorzien.”
• Beschrijf het proces en dus de aanpak naar de aanbeveling. Bijvoorbeeld: “er kan vanuit de grote jeugdsubsidiespot (of een nieuwe pot) geld worden voorzien zodat de jeugddienst kan uitzoeken voor hoeveel kampen hoeveel transport nodig zal zijn en welke firma’s interessant zijn hiervoor.”
• Geef zeker aan wat jij te bieden hebt in dit verhaal. Reik je hand uit bij het concreet maken van je verwachtingen. Bijvoorbeeld: “we kunnen op de jeugdraad met de andere geïnteresseerde verenigingen samen een planning maken wanneer welke camion welk transport doet nadat de jeugdconsulent enkele geïnteresseerde en betaalbare firma’s heeft gevonden.”Vragen of opmerkingen?

Moeilijkheden om je memorandum te schrijven? Contacteer ons gerust!

Bel naar het nationale secretariaat 03 231 16 20 en vraag naar Stef of mail naar sv@scoutsengidsenvlaanderen.be.